AVIS DE RECRUTEMENT A HIAS
Titre de poste: Associé des Opérations
Superviseur: Responsable des Opérations
Lieu de travail: Ndjamena
Nombre de Place : 01
RESUME DU POSTE
HIAS est une organisation internationale à but non lucratif dont la vision est celle d’un monde dans lequel les réfugiés, les personnes déplacées et les demandeurs d’asile trouvent accueil, sécurité et liberté. HIAS Tchad cherche à recruter un Associé des Operations.
FONCTIONS ESSENTIELLES :
– Organiser tout le processus logistique, comprenant les achats, stockage, communication et transport et le suivi de toutes les procédures administratives y relatives dans toutes les opérations de HIAS;
– Assurer l’exécution et le suivi des systèmes logistiques selon les procédures et politiques de HIAS et ses bailleurs ;
– Etablir et maintenir de bons contacts avec les fournisseurs, les bureaux de l’Etat, les agences onusiennes et les autres ONGs;
– Envoyer mensuellement un rapport sur toutes les activités logistiques ;
– Assumer toute autre responsabilité sous la demande du chef hiérarchique.
– Respecter et promouvoir le code de conduite et l’éthique de travail de HIAS;
Transport et communication :
– Organiser l’utilisation saine des véhicules et assurer une bonne communication entre N’djamena et le terrain
– Produire mensuellement le rapport de consommation de véhicules et groupes électrogènes;
– Planifier l’utilisation de véhicules afin que ça réponde de façon efficace aux besoins du programme;
– Arranger le transport des employés et Visiteurs de HIAS à l’aéroport
– Organiser l’envoi des courriers sur le terrain jusqu’à leurs destinations
– S’assurer que les courriers annoncés par le terrain son reçus et envoyé l’accusé de réception ;
– Faire la réservation des vols pour le personnel et les cargos après approbation ;
– Tenue un état Excel de tous le transport aérien et produire un rapport mensuel après la réconciliation entre la facture et l’état de la réservation;
Gestion d’approvisionnement et de magasin :
– Procéder aux achats des biens et services selon les procédures d’achat de HIAS et celles des bailleurs de fonds après approbation des réquisitions par la hiérarchie ;
– S’assurer que toutes les transactions soit conclues avec transparence, équité et honnêteté afin de ne pas exposer l’organisation aux problèmes et aux pertes.
– Donner un appui logistique aux différents responsables du programme afin d’atteindre les objectifs d’optimisation de coûts, qualité et délais ;
– Préparer les documents d’achat pour le paiement ;
– Préparer les dossiers d’appel d’offre le cas échéant en collaboration avec Finance Manager Assistant ;
– Etablir et gérer les contrats avec les différents fournisseurs des biens et services à HIAS (Contrats de Construction, les contrats de bail de N’Djamena et terrain, fournisseurs de Gasoil, entretien générateur, service de gardiennage et de tout autre bien) en étroite collaboration avec Finance Manager Assistant.
– Assurer les entretiens et réparation des biens, Bâtiments et Véhicules en collaboration avec le chauffeur et Finance Manager Assistant ;
– Exécuter toutes tâches demandées par son supérieur hiérarchique.
– Collaborer étroitement avec les autres départements et autres agents de programme en rapport avec les achats locaux ;
– Maintenir un bon Classement et garder des Contacts avec les fournisseurs et agents locaux de maintenance, boutiques et mener une étude du marché Pour comparer les prix et avoir les prix compétitifs.
– Coordonner les activités de gestion de magasin comprenant les Systèmes et les procédures de réception, d’enregistrement et de Sortie de stock. Garder un bon classement de dépenses, reçus, réquisitions, ordre d’approvisionnement, et d’autres documents.
QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES :
QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES :
– Diplôme professionnel en logistique
EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE
Expérience minimale de deux ans dans le poste de Logistique
COMPÉTENCES SUPPLÉMENTAIRES
Connaissance intermédiaire de MS Office (Word et Excel)
COMPOSITION DU DOSSIER:
– Une lettre de motivation adressée sous pli ferme à Monsieur le chef de Mission HIAS ;
– Un curriculum vitae détaillé avec trois Contacts des personnes de références (nom, fonction, email, téléphone) dont deux doivent être des Superviseurs récents,
– Une photocopie de la carte d’identité nationale,
– Les copies de diplômes et des Certificats de travail des employeurs antérieurs.
DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES:
Les dossiers de candidature seront envoyés et déposés aux bureaux de Ndjamena au plus tard 30 mars 2024 à 12h 00mn.
Veuillez confirmer le dépôt de vos dossiers en signant dans le registre mis à votre disposition au bureau HIAS.
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