L’ONG HELP recrute pour ce poste (24 Décembre 2021)

Aide – Hilfe zur Selbsthilfe e.V. est une organisation indépendante à but non lucratif, qui a été fondée à l’occasion de la guerre en Afghanistan en 1981 et qui est maintenant active dans le monde entier. Avec un volume de projet annuel de 25 à 30 millions d’euros, Help fournit une assistance rapide en cas de catastrophe et de reconstruction durable pour et avec les personnes dans le besoin, en particulier en Afrique, en Asie et en Europe. En tant qu’organisation d’aide humanitaire opérant à l’échelle mondiale, Help reçoit un financement et la plus haute reconnaissance de la part de donateurs nationaux et internationaux et s’engage à respecter les normes nationales et internationales de l’aide humanitaire ainsi que l’utilisation transparente des fonds et le suivi de l’impact.

Périmètre du poste : Temps plein (40h/semaine)

Lieu de travail: Gao, Mali

Durée du contrat : Initialement limitée à 12 mois prorogeable

Relevant de : Directeur de pays

Pour renforcer notre équipe, nous recherchons un

Chef de la base, Gao

le plus tôt possible.**

Aimeriez-vous assumer une tâche responsable avec sens?

Alors soutenez-nous dans les domaines suivants:

1. Coordination et suivi
2. Développement du leadership et de la cohésion d’équipe
3. Surveiller la coordination et les communications entre les différents départements
4. Préparation de l’appui technique et participation aux réunions régionales des groupes
5. Représentations extérieures auprès des acteurs humanitaires, des autorités locales et de la société civile
6. Participation à l’examen annuel consacré à la présentation des activités réalisées et prévues, des enseignements tirés et des recommandations, ainsi que des défis à venir
7. Coordination et gestion de programme **
8. Suivre et analyser le contexte humanitaire, politique, culturel, social et économique
9. Au sein de la zone d’intervention, proposer de nouvelles orientations opérationnelles et élaborer une stratégie opérationnelle en phase avec les politiques organisationnelles et les besoins de la population
10. Assurer la coordination, l’élaboration, le suivi et l’évaluation des programmes mis en œuvre dans sa zone d’intervention
11. S’assurer que les projets et les programmes sont mis en œuvre à temps et conformément aux exigences des donateurs
12. Veiller à ce que les rapports internes et des donateurs de qualité soient soumis dans les délais
13. Gestion de la sécurité dans la base
14. Être responsable de la sécurité de l’équipe et des actifs de la base
15. Surveiller et analyser la situation sécuritaire et s’assurer qu’elle est comprise par les équipes
16. Donner un briefing sur la situation géopolitique et sécuritaire à tous les nouveaux arrivants dans la base
17. S’assurer que tous les documents et procédures liés à la sécurité sont mis à jour régulièrement
18. Assurer le respect de toutes les règles et procédures de sécurité dans la base
19. Mettre en place un système permanent de surveillance de la sécurité
20. Assurer la gestion immédiate de tout incident de sécurité pouvant survenir dans la base et en informer immédiatement le directeur de pays
21. Participer à la réunion sur la sécurité et donner son avis aux équipes et à la coordination
22. Rapports / communication
23. S’assurer que les informations clés circulent correctement dans la base
24. Collecter et compiler les informations opérationnelles et les rapports d’équipe et les envoyer à la coordination selon le calendrier défini
25. Gérer et consolider la communication interne et externe dans la base
26. Administration:
27. Gestion administrative du personnel :
28. Aider à accueillir et à intégrer le nouveau personnel, s’assurer qu’ils reçoivent des informations administratives
29. Superviser la gestion administrative de l’embauche de personnel au niveau de la base
30. S’assurer que les évaluations de rendement sont effectuées selon une procédure définie et surveiller le perfectionnement professionnel du personnel
31. Aider à ordonner et à déterminer les mesures disciplinaires
32. Organiser des réunions et des communications régulières avec le personnel
33. Gestion administrative de la Base
34. Vérifier et valider tous les contrats rédigés à la base
35. Aider à choisir les locaux de Help-Hilfe zur Selbsthilfe
36. Assurer le suivi administratif des lieux d’assurance, des réclamations et des contrats
37. Logistique:
38. Gestion de l’offre
39. Aide à la réalisation d’une analyse de l’environnement d’achat au niveau local
40. Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs
41. Gérer les procédures d’achat de Help-Hilfe zur Selbsthilfe et celles des donateurs finançant les programmes
42. Établir et mettre à jour les délais d’achat, en tenant compte des tableaux d’approvisionnement, des échéanciers opérationnels et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales
43. Recevoir, approuver et traiter les demandes de devis et les bons de commande internes
44. Veiller à ce que les lignes budgétaires liées à la logistique soient surveillées et observées
45. Superviser la préparation des documents d’achat et rédiger les contrats
46. Participer à la rédaction de l’appel d’offres
47. Superviser les achats, en veillant à ce que les règles et procédures d’approbation soient respectées
48. Aider à sélectionner les fournisseurs et à négocier les prix, les délais et les méthodes de livraison
49. S’assurer que les documents d’achat sont complets et archivés conformément aux procédures Help-Hilfe zur Selbsthilfe
50. S’assurer que les relations avec les fournisseurs sont surveillées
51. Gestion de flotte de véhicules
52. Aider à négocier des contrats de location de véhicules
53. Superviser la planification et l’exécution de l’entretien et des réparations des véhicules de base
54. Surveiller les horaires de mouvement des véhicules
55. S’assurer en permanence que tous les conducteurs ont reçu une formation générale et effectuer des tests réguliers
56. S’assurer que les conducteurs sont conscients de leur obligation de respecter les règles et procédures de sécurité de Help-Hilfe zur Selbsthilfe
57. Assurez-vous que les journaux de bord des véhicules sont en place et sont utilisés correctement
58. Réseau et représentation
59. Coopération avec les ONG internationales et nationales concernées travaillant dans la région de Gao
60. Participer à des réseaux, des initiatives et d’autres réunions concernant la réponse humanitaire

Profil/expérience requis :

1. Qualification:
2. Master en administration des affaires, gestion de projet ou tout niveau équivalent de maîtrise ou diplôme supérieur.

Expérience:

• Expérience substantielle dans un poste similaire ou de haute direction dans un environnement d’OING, idéalement dans des contextes d’urgence ou post-urgence
• Expérience dans la gestion d’équipes multiculturelles à la fois du personnel national et international
• Expérience en gestion budgétaire et en conformité avec les donateurs
• Une expérience au Mali ou au Sahel est un plus

Aptitudes et compétences techniques:

• Capacité à faire face à de nombreux problèmes différents, à s’auto-mettre à jour et à apprendre très rapidement d’un environnement en constante évolution
• Capacité à gérer et à hiérarchiser une charge de travail élevée et plusieurs tâches avec des délais serrés
• Bonnes compétences de représentation
• Une bonne compréhension de la gestion de la sécurité
• La connaissance des activités WASH, santé et nutrition est appréciée
• Connaissance de la gestion des ressources humaines, du budget et de la logistique

Compétences linguistiques

• Français : l’avance verbale et écrite est essentielle
• Anglais: avancé à l’oral et à l’écrit est un plus

Nous offrons:

· une activité exigeante et significative avec responsabilité et portée créative

· un environnement de travail international caractérisé par un haut niveau d’engagement et d’esprit d’équipe

· hiérarchies plates et horaires de travail flexibles

· rémunération attrayante liée à la performance