Le nom d’Helen Keller est connu dans le monde entier comme un symbole de courage face à des obstacles insurmontables, mais elle était bien plus qu’un symbole. C’était une femme d’une intelligence lumineuse, d’une grande ambition et d’une grande réussite qui a consacré sa vie à aider les autres. Helen Keller, notre cofondatrice, a imaginé un monde sans barrières au potentiel humain. Guidés par son optimisme féroce, nous travaillons en première ligne de la santé et du bien-être depuis plus de 100 ans. Travaillant dans 19 pays d’Afrique et d’Asie, ainsi qu’aux États-Unis, nous nous consacrons à l’élimination de la perte de vision évitable, de la malnutrition et des maladies liées à la pauvreté.
Collaborateur logistique
Responsabilité globale :
L’associé en logistique jouera un rôle clé en soutenant l’agent des opérations dans la gestion et le suivi de toute la logistique liée aux voyages au sein de l’organisation. Cela comprend la coordination, l’achat et le suivi des billets de voyage pour le personnel et les autres parties prenantes concernées. Le candidat idéal aura de solides compétences organisationnelles, une attention aux détails et la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément.
Responsabilités spécifiques :
- Coordonner avec le personnel pour comprendre les besoins et les préférences en matière de voyage.
- Recherchez et réservez des billets de voyage (avion, route, train, etc.) de manière rentable et dans les meilleurs délais.
- Assurez-vous que toutes les réservations de voyage sont conformes aux politiques de voyage de l’organisation.
- Maintenez un système de suivi complet pour tous les billets de voyage, y compris des détails tels que le coût, les dates, les destinations et les informations sur les voyageurs.
- Mettre à jour régulièrement le système de suivi des voyages et fournir des rapports au responsable des opérations.
- Identifiez et signalez toute divergence ou tout problème dans les réservations ou les dépenses de voyage.
- Assurer la liaison avec les agences de voyages, les compagnies aériennes et d’autres fournisseurs pour négocier les tarifs et garantir les meilleures offres pour l’organisation.
- Examiner et traiter toutes les factures reçues des agents de voyages.
- Gérer les relations avec les fournisseurs de voyages et résoudre tous les problèmes liés aux réservations ou aux paiements.
- Assurez-vous que tous les arrangements de voyage sont conformes aux politiques et procédures de l’organisation.
- Restez informé des réglementations et des avis relatifs aux voyages et communiquez les informations pertinentes au personnel.
- Tenir des registres précis et à jour de tous les documents liés au voyage.
- Préparer et soumettre la documentation nécessaire aux remboursements ou autres processus financiers.
- Fournir un soutien administratif lié à la logistique des voyages, y compris la préparation des itinéraires, le traitement des demandes de renseignements liées aux voyages et l’aide aux demandes de visa.
- Soutenir l’unité d’approvisionnement dans la distribution du matériel du programme aux différents États.
- Aider l’unité des opérations avec d’autres tâches logistiques selon les besoins.
Exigences
- Baccalauréat en administration des affaires, en logistique ou dans un domaine connexe (ou expérience équivalente).
- Minimum de 2 ans d’expérience en logistique, en coordination de voyages ou dans un domaine connexe.
- Une expérience avec les systèmes de gestion de voyages et les négociations avec les fournisseurs est un plus.
- Solides compétences en matière d’organisation et de gestion du temps.
- Excellentes capacités de communication et de négociation.
- Maîtrise de MS Office, en particulier Excel, et expérience des logiciels de logistique ou de gestion de voyages.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Souci du détail et approche proactive de la résolution de problèmes.
- Capacité à gérer plusieurs tâches et à établir des priorités efficacement.
- Solides capacités d’analyse et souci du détail.
- Flexibilité et adaptabilité dans la gestion de tâches et de défis variés.
- Un état d’esprit axé sur le client avec un engagement à fournir un support de haute qualité.
- Certaines tâches peuvent devoir être effectuées en dehors des heures normales de travail, en fonction de l’urgence des dispositions de voyage.
- Capacité avérée à travailler dans un environnement de travail multiculturel.
- Joueur d’équipe et bon communicateur avec une capacité avérée à motiver les gens.
- Maîtrise de l’anglais.
- Volonté de s’engager et d’adhérer aux valeurs et aux mandats d’Helen Keller
Conditions générales
Il s’agit d’une publication locale au Nigéria et, en tant que telle, elle est soumise aux conditions générales locales.
Mode d’application
Les candidats intéressés et qualifiés doivent transmettre leur CV à : [email protected] en utilisant le poste comme objet de l’e-mail.
