L’ONG FHI 360 recrute pour 02 postes. Family Health International (FHI360) est une organisation non gouvernementale (ONG) à but non lucratif, dédiée à l’amélioration de la vie de façon durable via des solutions intégrées. FHI 360, est présente dans plus de 70 pays au monde et dans tous les États et territoires des États-Unis et intervient dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l’environnement, de l’économie et du développement, de la recherche et de la technologie, permettant ainsi une combinaison unique de capacités pour relever les défis du développement. Nous recherchons actuellement des candidats qualifiés pour le poste d’Assistant(e) Administratif(ve).
POSTE 1 : Adjoint.e administrati.f.ve
DESCRIPTION DU POSTE :
Sous la Supervision du Responsable des Finances, l’Assistant(e) Administratif(ve) aura pour mission d’assurer la gestion administrative du bureau de Dakar dans le respect des procédures de FHI 360 et de l’USAID.
RESPONSABILITÉS :
L’Assistant(e) Administratif(ve) assumera les responsabilités suivantes :
- Organisateur les ateliers et séminaires du niveau national : réservations de salle, de chambres d’hôtels, besoins de transport, achat des petites fournitures, choix justifié des traiteurs éventuellement, paiement des frais des participants et factures annexes, etc.
- Maintenir à jour les fichiers des immobilisations ;
- Assurer le suivi des réparations préventives et ponctuelles des bâtiments ;
- Gérer les stocks de fournitures et les consommables.
- Assurer l’inventaire des équipements du projet et leur référencement ;
- Assister dans la rédaction et la gestion des courriers administratifs et la prise des notes lors des réunions de coordination ;
- Superviser les chauffeurs et s’assurer que les véhicules sont bien entretenus par les chauffeurs ;
- S’assurer que les approvisionnements en carburant soient réguliers et optimisés ;
- Assurer le suivi des documents administratifs des véhicules (Admission Temporaire, Assurances, visites techniques… ;
- Maintenir la bibliothèque du projet, en mettant en place de nouveaux fichiers si nécessaires et en s’assurant que les documents sont classés régulièrement ;
- Assurer la gestion des contrats et le suivi du service des femmes de ménage et des gardiens ;
- Aide à la rédaction des correspondances de routine ;
- Maintenir les systèmes de classement et autres systèmes de bureau ;
- Aide à la préparation des programmes pour les visiteurs, y compris les réservations & transfert ;
- Exécuter toutes autres tâches connexes à la fonction, sur demande du superviseur et autres collègues de travail.
ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE :
- Être de nationalité sénégalaise ;
- Avoir une licence de préférence en administration des affaires ou en gestion ;
- Minimum de 3 années d’expérience en soutien administratif avec une ONG internationale ;
- Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail, capacité de hiérarchiser et de gérer plusieurs tâches ;
- Bonne connaissance des procédures de l’USAID ;
- Connaissance des outils bureautiques (traitement de texte, tableur …) ;
- La maîtrise de l’anglais est préférable.
Cette offre d’emploi résume les principales tâches du poste. Il ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être confiées pour s’acquitter de ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme représentant un contrat de travail. La direction se réserve le droit d’examiner et de réviser ce document à tout moment.
POSTE 2 : Responsable des finances
Nous recherchons actuellement des candidats qualifiés pour le poste de Finance Manager (FM).
DESCRIPTION DU POSTE :
Sous la supervision de la Directrice Administrative et Financière de FHI 360 Sénégal et en étroite collaboration avec le Project Manager de NTDs (Maladies tropicales Négligées) Senegal, le Finance Manager (FM) assurera le leadership, la direction managériale et un soutien pratique au projet pour les aspects financiers, administratifs et de gestion des subventions. Elle / Il assurera la supervision et la haute performance constante de l’équipe de financement, de subventions et d’administration des projets NTDs, ainsi qu’une étroite collaboration avec l’équipe de la plateforme FHI 360 Sénégal en charge de la gestion financière et avec l’équipe du siège des projets NTDs.
RESPONSABILITÉS
- Aider à la formulation et à l’élaboration de politiques et de procédures pour le personnel et les domaines fonctionnels ;
- S’assurer que tous les systèmes et processus administratifs (y compris la gestion des installations, l’approvisionnement, l’administration des voyages, la gestion des stocks et des biens) sont très fiables, bien adaptés, bien exécutés et conformes aux politiques et procédures des bailleurs de fonds et des organisations ;
- Assister dans l’organisation et Ia préparation des différents audits des comptes et des états financiers.
- S’assurer de la conformité totale avec les politiques de subventions de FHI 360 et les règlements applicables de l’USAID pour les subventions ; surveiller la conformité aux termes et conditions de l’accord de subvention, tels que les exigences de sauvegarde, les calendriers de paiement et les exigences de rapports ;
- Participer à la préparation et à l’analyse des rapports financiers, des projetions et dépenses mensuelles, à la coordination des travaux de clôture mensuelle des projets NTDs;
- Participer aux travaux comptables : vérification des pièces justificatives, suivi des paiements et traitement des opérations dans le Logiciel comptable.
- Préparer les demandes de remboursements de fonds auprès du Siege Préparer et/ou examiner en relation avec le Responsable des acquisitions les dossiers d’achats des projets NTDs;
- Maintenir les politiques et les procédures relatives à la réglementation de l’organisation et du gouvernement, qui affectent les finances, audit, opération, et partager l’information avec la direction, les membres du personnel ;
- Assurer une bonne gestion des contrats et subventions, faire le contrôle de travail, développer et exécuter les systèmes de gestion et de contrôle solides pour la conformité de FHI 360 aux conditions de l’accord et ses politiques ;
- Faire un suivi rapproché avec les bénéficiaires de subventions afin d’examiner les règlements, exigences des accords de subvention en matière de protection, de rapports, d’approvisionnement (le cas échéant), de suivi et de demandes de paiement, en coordination avec l’équipe technique ;
- Participer à Ia gestion des avances, faire le suivi et Ia liquidation des avances de missions, d’ateliers, du personnel, des partenaires et des consultants.
- Participer à Ia préparation des salaires, et établissement des états de déclaration des impôts et taxes ;
- Assurer la bonne gestion opérationnelle du projet y compris pour les besoins en logistique et de coordination administrative, achats, transport etc., en partenariat avec l’équipe plateforme pays ;
- Travailler sur la rédaction de divers documents administratifs : budget, modification, pipeline, etc. ;
- Superviser et appuyer le personnel financier et administratif du projet et coordonner avec l’équipe plateforme pour les fonctions pays.
ETUDES/EXPERIENCES
- Avoir un minimum BAC+ 4 en finance et comptabilité ou tout diplôme équivalent ;
- Avoir au minimum entre 5-8 années d’expérience professionnelle dont 3 dans le domaine de Ia comptabilité et des finances et 3 ans au niveau de l’organisation ;
- Une expérience antérieure de la gestion d’un département d’analyse financière est requise ;
- Connaissance démontrée du processus de gestion des subventions et des règlements des bailleurs ;
régissant l’administration des subventions ;
- Expérience de travail avec des ONG internationales exigée ;
- Aptitude démontrée à travailler à la fois en équipe et de manière indépendante ;
- Leadership, polyvalence et intégrité démontrés ;
- Maitriser Excel, Word et au moins un logiciel comptable ;
- Avoir une excellente capacité à communiquer en langue anglaise tant à l’oral qu’à l’écrit.
CONDITIONS DE VOYAGE
- 10% de voyages domestiques.
Cette offre d’emploi résume les principales tâches du poste. Il ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être confiées pour s’acquitter de ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme représentant un contrat de travail. La direction se réserve le droit d’examiner et de réviser ce document à tout moment.
FHI 360 est l’égalité des chances et discrimination positive employeur par lequel nous ne nous engageons pas dans des pratiques discriminatoires à l’encontre de toute personne employée ou à la recherche d’un emploi fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’origine nationale ou ethnique, l’âge, l’état matrimonial, le handicap physique ou mental, le statut de vétéran protégé , ou toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.
Nos valeurs et engagements pour la sauvegarde : FHI 360 s’engage à prévenir tout type d’abus, d’exploitation et de harcèlement dans nos environnements de travail et nos programmes, y compris les abus, l’exploitation et le harcèlement sexuels. FHI 360 prend des mesures pour protéger le bien-être de tous ceux qui s’engagent dans notre organisation et nos programmes et exige que tout le personnel, y compris les membres du personnel et les bénévoles, partage cet engagement et signe notre code de conduite. Toutes les offres d’emploi seront soumises à des vérifications de sélection appropriées, y compris des vérifications des références, du casier judiciaire et du financement du terrorisme. FHI 360 participe également au programme inter-agences de divulgation des fautes (MDS), facilité par le Comité directeur pour la réponse humanitaire. Conformément au MDS, nous demanderons des informations aux anciens employeurs des candidats à l’emploi sur toute conclusion étayée d’abus sexuel, l’exploitation et/ou le harcèlement pendant le mandat du candidat auprès d’anciens employeurs. En postulant, les candidats confirment avoir pris connaissance de ces procédures de recrutement et consentir à ces contrôles de sélection.
FHI 360 considérera pour l’emploi tous les candidats qualifiés, y compris ceux ayant des antécédents criminels, d’une manière conforme aux exigences des lois nationales et locales applicables.
FHI 360 favorise la force et la santé de sa main-d’œuvre grâce à une ensemble d’avantages concurrentiels, le perfectionnement professionnel et les politiques et programmes qui favorisent un équilibre sain entre le travail et la vie personnelle. Rejoignez notre main-d’œuvre mondiale pour faire une différence positive pour les autres et pour vous-même.
Cliquez s’il vous plait ici pour continuer à chercher sur le portail carrière de FHI 360.
Retrouvez d’autres offres sur notre chaîne Telegram en cliquant ici.
