FHI 360 est une organisation de développement humain à mais non lucratif qui se consacre à l’amélioration durable des conditions de vie en promouvant des solutions intégrées et ciblées localement. L’ONG FHI 360 recrute un Contrats & Grants Officer / Responsable des Contrats et des Subventions. Notre personnel comprend des experts en santé, en éducation, en nutrition, en environnement, en développement économique, en société civile, en genre, en jeunesse, en recherche et en technologie – créant ainsi un ensemble unique de capacités pour relever les défis interreliés du développement actuel. FHI 360 couvre plus de 70 pays et tous les États et territoires des États-Unis.
L’USAID finance l’activité d’éducation pour les enfants et les jeunes en zones de conflit à travers le projet L’éducation est la réponse de L’USAID. Cette activité vise principalement les provinces du Nord Kivu, Sud Kivu et d’Ituri pour sa première phase et a étendu ses activités dans 05 nouvelles provinces à savoir le Kasaï, La Kasaï Oriental, le Haut Uélé, le Nord et le Sud – Ubangi. Le projet vise à livrer des services éducatifs aux enfants et aux jeunes, de soutenir la capacité des parents de financer l’éducation de leurs enfants, de promouvoir le bien-être, l’inclusion, et la prévention de la violence basée sur le genre et de construire la capacité des organisations locales afin qu’elles puissent être capables d’appuyer l’éducation des enfants et des jeunes dans leurs zones d’intervention.
Description du poste :
L’agent des subventions et des contrats soutient les activités de l’administration et de la gestion des opérations, pour FHI 360. Sous la direction du responsable des finances, ce poste est chargé de fournir un soutien administratif sur les contrats et subventions.
Il/elle fournira au projet CYERA une expertise générale en matière d’assurance qualité et de gestion des sous-prix, qui comprendra une expérience professionnelle et une formation technique allant de la pré-attribution à la clôture des sous-attributions, y compris le développement des sollicitations de sous-attributions, la négociation, la préparation des dossiers de sous-attributions, l’exécution, le suivi et l’administration globale.
Responsabilités Clés
Subventions
Résumé de poste / responsabilités :
- Un agent de négociation des contrats est principalement responsable de la gestion des processus administratifs d’administration des contrats, de la pré-attribution à la clôture du contrat. Il/elle fournira une expertise professionnelle dans l’administration des contrats pour assurer le plein respect des règles et réglementations des donateurs.
Les fonctions du poste comprennent :
Une analyse approfondie des conditions contractuelles pour s’assurer que l’organisation a la capacité organisationnelle ou est en mesure d’acquérir la capacité nécessaire pour exécuter et respecter avec succès les obligations contractuelles ;
Interprétation experte des règles et réglementations des donateurs (USG et non USG) ;
Normalisation des procédures administratives pour une gestion efficace des attributions et des sous-attributions ;
Développement de documents contractuels, y compris des modèles et des formulaires commerciaux auxiliaires ;
Renforcement des capacités et reproduction des systèmes de gestion du portefeuille de contrats et des meilleures pratiques en matière de gestion des attributions et des sous-attributions.
Un agent de passation des marchés dirigera ou supervisera d’autres membres du personnel dans l’exploitation et la maintenance efficaces d’un système efficace de gestion du portefeuille de contrats. Les agents de négociation des contrats travailleront en partenariat avec le personnel des opérations et d’autres membres du personnel des services d’entreprise pour assurer une exécution réussie et conforme des contrats. La portée de l’administration des contrats peut inclure l’interprétation des contrats, la conformité aux exigences et restrictions réglementaires, l’administration des sous-attributions et les relations avec les donateurs, entre autres.
Pré-attribution :
- Sert de ressource technique pour les unités de développement de propositions (Business Planning and Proposal et Cost and Pricing) en analysant les sollicitations, en interprétant les règlements et les dispositions d’attribution, en clarifiant les problèmes de conformité, etc.
- Examiner et négocier les conditions d’attribution essentielles.
- Identifier les risques importants et recommander un plan d’atténuation, y compris une justification du travail à risque.
Après l’attribution :
- Gère la mise en place des contrats dans le système de gestion des contrats.
- Conseiller la haute direction sur les sujets de souffrance et les éléments de risque qui peuvent nuire à la bonne exécution du contrat. Recommander des approches alternatives pour surmonter tout impact négatif.
- Examine le travail des spécialistes des contrats avant de le soumettre aux donateurs. Celles-ci comprendront des ajouts de contrat, des réalignements budgétaires, des extensions de coûts et d’autres transactions nécessitant l’approbation des bailleurs de fonds telles que des sous-attributions, des salaires, des taux de consultants, des dérogations, etc.
- Mène des négociations complexes nécessitant l’engagement de la haute direction.
- Développe et entretient des relations solides avec ses homologues (in• Répondre aux questions d’audit (internes et externes).
- Exprimer et défendre la position de l’organisation sur les questions de réglementation et d’autres questions contractuelles.
- Collaborer avec le personnel des opérations et d’autres membres du personnel des services d’entreprise pour surveiller la performance des contrats principaux et des sous-traitants.
- Négocie les dispositions de fond dans les contrats de sous-traitance de niveau inférieur.
- Forme les autres membres du personnel aux procédures normalisées pour une gestion efficace des attributions et des sous-attributions.
- Gère les entrées pour la clôture du contrat.
Qualifications :
- Baccalauréat ou son équivalent international – Administration des affaires ou domaine connexe.
- Minimum de 5 à 8 ans d’expérience dans un poste contractuel dans le système d’acquisition du gouvernement fédéral ou dans une organisation non gouvernementale (ONG) – nationale ou internationale.
- Au moins 3 ans d’expérience en négociation et en gestion directe de contrats et autres accords.
- Connaissance approfondie des règles et réglementations des donateurs (USG et non-USG), y compris, mais sans s’y limiter, l’USAID, le DHHS, le DOE, etc.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite.
- Excellentes compétences organisationnelles et forte capacité à gérer et à exécuter plusieurs tâches. Lire, écrire et parler anglais. La maîtrise d’une langue étrangère est souhaitée.
- Expérience dans le domaine du développement international, de la santé ou du conseil, de préférence.
- Expérience antérieure en tant que chef d’équipe.
Cette offre d’emploi résume les principales fonctions du poste. Elle ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées pour accomplir ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme constituant un contrat de travail. La direction se réserve le droit de réviser et de réviser ce document à tout moment.
FHI 360 est unemployeur garantissant l’égalité des chances et la discrimination positive par lequel nous ne nous engageons pas dans des pratiques discriminatoires à l’encontre de toute personne employée ou cherchant un emploi en raison de sa race, de sa couleur, de sa religion, de son sexe, de son orientation sexuelle, de son identité de genre, de son origine nationale ou ethnique, de son âge, de son état matrimonial, de son handicap physique ou mental, de son statut d’ancien combattant protégé ou de toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.
Nos valeurs et engagements en matière de protection : FHI 360 s’engage à prévenir tout type d’abus, d’exploitation et de harcèlement dans nos environnements de travail et nos programmes, y compris les abus, l’exploitation et le harcèlement sexuels. FHI 360 prend des mesures pour protéger le bien-être de tous ceux qui s’engagent avec notre organisation et nos programmes et exige que tout le personnel, y compris les membres du personnel et les bénévoles, partage cet engagement et signe notre code de conduite. Toutes les offres d’emploi seront soumises à des vérifications de sélection appropriées, y compris des vérifications des références, du casier judiciaire et du financement du terrorisme.
FHI 360 participe également au programme interinstitutions de divulgation des fautes professionnelles (MDS), facilité par le Comité directeur de la réponse humanitaire. Conformément au MDS, nous demanderons des informations aux anciens employeurs des candidats à un emploi sur toute constatation fondée d’abus, d’exploitation et/ou de harcèlement sexuel pendant le mandat du candidat chez ses anciens employeurs. En postulant, les candidats à un emploi confirment leur compréhension de ces procédures de recrutement et consentent à ces vérifications de sélection.
FHI 360 examinera pour l’emploi tous les candidats qualifiés, y compris ceux ayant des antécédents criminels, d’une manière conforme aux exigences des lois nationales et locales applicables.
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