Plan International est une organisation de développement communautaire centrée sur l’enfant, sans affiliation religieuse, politique ou gouvernementale. Fondée en 1937, Plan International œuvre pour protéger les enfants et faire progresser leurs droits. Pour rester pertinente, efficace et efficiente, pour la période 2017-2030, l’organisation aligne son programme sur les Objectifs de Développement Durable (ODD) afin de renforcer particulièrement son engagement en faveur du développement des droits de l’enfant avec un accent particulier sur l’égalité des filles. Pour ce faire, elle s’est fixé comme objectif d’œuvrer pour un monde juste d’ici 2030 qui fasse progresser les droits des enfants et l’égalité des filles.
Plan International intervient au Niger principalement dans les régions de Dosso (depuis 1998) et de Tillabéry (depuis 2004). Elle est également présente à Diffa depuis 2015 dans le cadre de la réponse aux urgences humanitaires.
Dans le cadre de ses activités, Plan International Niger recherche des cadres qualifiés pour occuper le poste de :
Titre 1 : (01) Assistante de direction
Rapports : Directeur Pays
Localisation : Bureau de pays
rôle OBJECTIF
L’assistant exécutif (AE) coordonne les flux de communication vers et depuis l’équipe de direction du pays (CLT) et fournit un large éventail de services administratifs et de soutien exécutif à l’équipe de direction. Le titulaire du poste facilite le travail de l’équipe de direction du pays composée du directeur du pays (CD) et des membres de la CLT, soutient le bon fonctionnement du travail de la CLT et sert d’interface administrative entre le directeur du pays et les autres départements. Bien qu’il n’y assiste pas, le titulaire du poste coordonne les réunions de direction et les événements similaires et assiste le directeur du pays dans le suivi des actions.
Dimensions du rôle
- Le rôle principal de l’ assistant exécutif (AE) est de coordonner efficacement les réunions de gestion et d’assurer une diffusion opportune, cohérente et uniforme des informations, notamment en formulant des recommandations et des suggestions judicieuses au directeur du pays et à l’équipe de direction afin d’éclairer le processus de prise de décision. L’ AE a une ligne pointillée (gestion matricielle) avec la secrétaire/réceptionniste.
- L’EA établit et entretient de solides relations de travail avec le personnel de tous les services et bureaux du Plan, avec les partenaires et avec le grand public.
- L’AE défend les valeurs et les principes de Plan et se comporte de manière à refléter l’image de Plan au bureau et dans le pays.
Responsabilités
- Soutien administratif général
- Assurer le suivi des commentaires et annotations du CD sur les correspondances et rappeler aux collègues les mesures à prendre, le cas échéant ;
- Préparer et/ou éditer des correspondances, des communications, des présentations et d’autres documents, selon le cas ;
- Assurer un système de référencement unique à toutes les correspondances « OUT » ;
- Gérer l’adresse e-mail officielle de Plan International Niger et orienter les courriers vers les destinataires en conséquence ;
- Assurer le classement électronique de toute la correspondance entrante/sortante adressée au Directeur du Pays ;
- Assurer le classement correct des documents hautement sensibles du directeur du pays (par exemple, conseils juridiques, lettres de gestion, mémos à classer, plaintes, rapports d’incident).
- Gestion du bureau du CD
- Créer et gérer le système de classement et de contrôle des documents du CD ;
- Maintenir l’agenda des rendez-vous du CD et en assurer le suivi ;
- Gérer et maintenir la planification des voyages du CD et assurer le soutien logistique le cas échéant ;
- Finaliser les documents officiels conformément au format standard utilisé par Plan;
- Traiter de manière appropriée le courrier/les documents entrants en les transmettant aux membres du personnel appropriés, comme demandé par le directeur du pays ;
- Veiller à ce que le courrier sortant, les contrats et les conventions soient conformes aux modèles/formats standards et veiller à ce qu’ils soient envoyés dans les délais ;
- Examiner les documents soumis au CD pour approbation afin de s’assurer qu’ils sont complets, corrects et de bonne qualité ;
- Préparer et surveiller les budgets pour les coûts de fonctionnement du CD au bureau et à domicile ;
- Veiller à ce que les services demandés au bureau/à la maison du CD soient fournis à temps ;
- Assurer le suivi des livrables des membres du CLT ou d’autres collègues, à la demande du directeur du pays ;
- Planifier et mettre à jour le calendrier annuel des réunions du CLT.
– Organiser les réunions et événements de l’équipe de direction, notamment les réunions CLT et ECLT.
- Soutien au CLT
- Organiser les réunions du CLT ;
- Consolider et diffuser le document de planification mensuelle des événements ;
- Organiser des réunions de gestion et des réunions / voyages / missions internationales avec confirmation ponctuelle et fiable aux collègues / visiteurs ;
- Fournir un soutien de qualité aux membres du CLT, en particulier au directeur du pays ;
- Consolider les sections des membres du CLT et consolider le rapport trimestriel et le rapport annuel et les soumettre à l’examen du CLT et à la signature du CD ;
- Examiner et consolider une grande quantité d’informations dans des documents d’information et des notes succincts ;
- Compiler et partager des informations sur les visites du personnel d’autres CO, du RH, du GH, du NO, des VIP, des donateurs, des sponsors, de l’équipe des médias au Niger et sur les voyages internationaux du personnel nigérien ;
- Élaborer et partager la planification des événements sur une base mensuelle ;
- Soutenir les CD intérimaires pour le bon déroulement des opérations en l’absence du CD ;
- Coordonner la mise à jour du document d’avis aux voyageurs à partager avec les visiteurs ;
- Consolider et suivre la mise en œuvre en temps opportun des décisions et des actions résultant des réunions de direction, des réunions de réflexion stratégique et des visites de direction ;
- Faciliter une communication fluide et le partage d’informations entre la direction du pays, les autres collègues des bureaux de pays et extérieurs et le grand public ;
- Soutenir le directeur du pays pour assurer une coopération interdépartementale et interbureaux saine et productive ;
- Veiller à ce que le personnel de terrain et les partenaires bénéficient d’un soutien de qualité et rapide de la part du bureau de pays.
GÉRER LES PROBLÈMES
- Organiser et coordonner différentes réunions de gestion et de programme . L’équipe de direction du pays et l’équipe de direction élargie du pays traitent d’un large éventail de questions. Veiller à ce que les décisions/recommandations de la direction soient correctement prises en compte. Exiger une connaissance et un intérêt pour la variété des questions qui préoccupent la direction, en plus de la capacité d’examiner et de consolider une grande quantité d’informations dans des documents d’information et des notes succincts, afin d’identifier les problèmes et de recommander des solutions à la direction.
- Gérer les priorités conflictuelles . L’assistant exécutif sera une ressource partagée pour l’équipe de direction et l’équipe de direction et devra être capable de gérer les demandes de ces équipes. Il/elle devra être prêt(e) à sortir de sa zone de confort pour assumer de nouvelles responsabilités.
- Créer et entretenir des relations complexes. L’un des défis de l’assistant exécutif sera sa capacité à gagner et à mériter la confiance des responsables/équipes du pays et à établir de solides relations professionnelles avec les conseillers techniques et l’équipe du programme du pays dans son ensemble.
- Informer immédiatement le Directeur du Pays de tout problème pour lequel le titulaire du poste ne trouve pas de solution.
COMMUNICATION ET RELATIONS DE TRAVAIL :
| CD |
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| CLT et ECLT | Organiser et coordonner les réunions et assurer la distribution en temps opportun des procès-verbaux, des notes et des listes de suivi des actions
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| Autres membres du personnel de Plan Niger et relations de travail directes (par exemple, partenaires, groupes de jeunes, représentants du gouvernement et dirigeants locaux) |
Assurer le suivi des livrables demandés aux autres membres du personnel, aux partenaires et au public
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| Autres membres du personnel du Plan dans les régions, le centre mondial et les bureaux nationaux |
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| Autres personnes et entités non liées au Plan (gouvernement, partenaires, agences des Nations Unies, autres OING et ONG, secteur privé, etc.) |
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Expertise technique, compétences et connaissances
- Connaissance des enjeux humanitaires et de développement et des pratiques de gestion d’une ONG internationale
- Bonne connaissance du contexte nigérien et sahélien
- Compétences et comportements
- Haut degré d’organisation et excellentes capacités de résolution de problèmes ;
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, à établir des priorités et à respecter des délais serrés ;
- Capacité à prendre et à transcrire des procès-verbaux/mémos avec rapidité et précision ;
- Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum d’instructions et de supervision ;
- Engagement envers l’apprentissage et l’amélioration continus;
- Capacité à s’adapter facilement et à faire face à un environnement multiculturel ;
- Capacité à surveiller la livraison du responsable principal et à attirer l’attention sur les écarts ;
- Rapidité et proactivité dans l’exécution des tâches ;
- Bonnes capacités de planification et d’organisation;
- Communique d’une manière qui inspire confiance et professionnalisme;
- Bonnes capacités d’écoute et de négociation ;
- Ouvert au feedback et volonté de s’adapter à de nouvelles approches et processus ;
- Capacité à interagir avec tous les niveaux de gestion ;
- Analytique et soucieux du détail;
- Bon joueur d’équipe et bonnes compétences interpersonnelles;
- Soucieux de la sécurité et de la sûreté ;
- Bonnes capacités de présentation.
- Un baccalauréat en droit, en comptabilité, en administration des affaires ou équivalent
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et en français
- Maîtrise d’Excel, Word et Power Point et compétences TIC
- Haut niveau de confidentialité et excellente relation client
- Une expérience de travail avec une ONG internationale serait un avantage
ENVIRONNEMENT PHYSIQUE ET EXIGENCES
Le poste sera basé au bureau de pays de Plan International Niger et le travail sera effectué dans un environnement de bureau typique mais pourra nécessiter des déplacements de temps à autre.
Niveau de contact avec les enfants et PROTECTION DES ENFANTS ET DES JEUNES
Contact intermédiaire : interaction occasionnelle avec les enfants et les jeunes
Les valeurs de Plan International mises en pratique
Nous sommes ouverts et responsables
- Favorise une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs.
- Se considère comme responsable, ainsi que les autres, d’atteindre les normes d’intégrité les plus élevées.
- Cohérent et équitable dans le traitement des personnes.
- Ouvert à propos de ses erreurs et désireux d’en tirer des leçons.
- Responsable de veiller à ce que nous soyons une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes
Nous nous efforçons d’avoir un impact durable
- Articule un objectif clair pour le personnel et définit des attentes élevées.
- Crée un climat d’amélioration continue, ouvert aux défis et aux nouvelles idées.
- Concentre les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en s’adaptant aux priorités modifiées ou aux crises.
- Fondé sur des preuves et évalue l’efficacité.
Nous travaillons bien ensemble
- Recherche des résultats constructifs, écoute les autres, est prêt à faire des compromis lorsque cela est approprié.
- Établit des relations constructives au sein de Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
- Développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
- S’engage et travaille bien avec d’autres personnes à l’extérieur de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
Nous sommes inclusifs et responsabilisants
- Recherche des résultats constructifs, écoute les autres, est prêt à faire des compromis lorsque cela est approprié.
- Établit des relations constructives au sein de Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
- Développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
S’engage et travaille bien avec d’autres personnes à l’extérieur de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
Dossier de candidature :
Les candidats intéressés par ce poste peuvent soumettre leur candidature via le lien :
Les candidats doivent envoyer leur candidature au plus tard le 31 août 2024 à 00h00.
Aucune candidature physique ne sera acceptée. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
TITRE 2 : Spécialiste Genre, Equité et Inclusion
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