Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais ce potentiel est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.
En collaboration avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et nos partenaires, nous nous efforçons de créer un monde juste, en nous attaquant aux causes profondes des problèmes auxquels sont confrontées les filles et tous les enfants vulnérables. Nous défendons les droits de l’enfant de la naissance à l’âge adulte. Nous permettons aux enfants de se préparer et d’y répondre. Nous favorisons le changement des pratiques et des politiques aux niveaux local, national et mondial, en nous appuyant sur notre portée, notre expérience et nos connaissances. Depuis plus de 80 ans, nous construisons des partenariats puissants pour les enfants et sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays.
Plan International met en œuvre des subventions du Fonds mondial de lutte contre le VIH/SIDA, la tuberculose et le paludisme depuis le quatrième cycle de financement, en tant que bénéficiaire principal (PR), sous-récipiendaire (SR) et sous-sous-récipiendaire (SSR) dans de nombreux pays, dont le Bénin, le Burkina Faso, le Cameroun, la République centrafricaine, la Guinée, la Guinée-Bissau, l’Inde, Haïti, le Honduras, le Libéria, le Niger, le Malawi, le Salvador, le Sénégal, la Thaïlande, le Togo et le Zimbabwe.
Le Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme a approuvé la demande de financement de la République du Niger pour la poursuite de la subvention VIH et de la tuberculose et le Renforcement du Système de Santé (RSS) au Niger pour la période de janvier 2024 à décembre 2026.
Plan International Niger a été désigné par le Ministère de la Santé Publique, de la Population et des Affaires du Niger en collaboration avec le Fonds mondial Super SR de la subvention VIH/RSS.
Ainsi, Plan International Niger cherche un cadre qualifié pour occuper le poste ci-dessous :
Poste : (01) Chargé des Archives/Finances
Lieu : Niamey
Répondant : Senior Finance Officer
Type de Contrat : CDD avec possibilité de renouvellement selon les performances et la disponibilité budgétaire.
- Description du poste :
Ce poste est nécessaire afin d’apporter un soutien au projet Fonds mondial sur tous les aspects d’archivage et classement des dossiers.
Sous la supervision du Senior Finance officier, l’archiviste au niveau du projet VIH/RSS est chargé de collecter, classer, conserver et restaurer des archives et de les communiquer aux éventuels demandeurs et à des fins d’audit conformément aux politiques de Plan International, du bailleur et de la législation nationale.
- Tâches et responsabilités principales
Participer à la définition de la politique générale d’archivage des documents de Plan International Niger, archiver les dossiers et coordonner les activités d’archivage :
- Proposer un plan d’archivage et ce conformément à la politique générale d’archivage des documents de Plan International Niger ;
- Procéder la revue des pièces comptables après la clôture de chaque mois suivant la smart List des dépenses pour en assurer la complétude et l’exactitude ;
- Procéder aux différentes annulations des pièces comptables après paiement ;
- Archiver les dossiers Physiques et électroniques ;
- Assurer le classement et organisation de toutes les pièces Administrative et comptables ;
- Assurer la vérification de conformité et la mise à jour des dossiers et chronos, ainsi que les armoires ;
- Assurer la mise à jour de la base de données pour la gestion des archives ;
- Procéder à la tenue et au suivi du registre de sortie des dossiers.
Responsabilités Opérationnelles
- S’assurer de mise en œuvre et de la mise à jour de la politique générale d’archivage des documents de Plan International Niger
- Proposition d’un Plan d’archivage des documents et dossiers
- Schématisation d’une bonne nomenclature des documents classés
- Assurer la réception, la distribution et l’expédition tous les documents entrant et sortant au sein des bureaux Programme, Administration et Finances :
- Réception des pièces (Dossiers administratifs, documents du projet, dossiers sensibles, liasses comptables et autres pièces justificatives);
- Distribution aux collègues des pièces reçues relevant de leurs traitements après vérification de conformité ;
- Envoi des correspondances établies au sein des unités, Programme, Finances et Administration ;
- Assurer un archivage électronique de qualité :
- Procéder au scannage de tous les dossiers administratifs, ainsi que les liasses comptables
- Assurer la revue et complétude et exactitudes des pièces scannées
- Procéder au téléchargement des documents scannés dans les dossiers appropriés sur le SharePoint dans GUIDAN KOWA
- Assurer le classement et organisation de toutes les pièces comptables :
- Mettre le cachet « PAID » sur les vouchers et toute la documentation jointe ;
- Classer tous les vouchers établis dans des chronos ;
- Rechercher les pièces demandées par les collègues, le siège ou les auditeurs ;
- Être la personne clé pouvant faciliter les activités d’audit (internes et externes) et les relations avec l’équipe LFA lors des spots checks et/ou demande de routine
- Assurer la vérification de conformité et la mise à jour des dossiers et chronos ;
- Contrôle de la complétude des pièces avant le classement dans les chronos ;
- Procéder la revue des pièces comptables après la clôture de chaque mois suivant la smart List des dépenses pour en assurer la complétude et l’exactitude
- Assurer l’identification et l’étiquetage des chronos en respectant le code de classement
- Procéder à la tenue et au suivi du registre de sortie des dossiers
- S’assurer que les pièces physiques sorties sont retournées par les demandeurs le plus tôt possible et remises dans les chronos et armoires appropriés
- Assurer la mise à jour de la base de données pour la gestion des archives ;
- Coordination de toutes les activités de classement et d’archivage
- Maintenir une base de données solide et fluide pour la gestion des archives.
Communication et relations de travail
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Interne |
Niveau de contact |
| Membres de l’équipe du projet |
Élevé |
| Équipe Finance et Administration du bureau de pays |
Élevé |
| Équipe technique IT du bureau de pays |
Moyen |
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Externe |
Niveau de contact |
| Auditeurs internes & externes |
Moyen |
| Partenaires de Mise en Œuvre | Moyen |
- Connaissances, Compétences et Comportements
Connaissances
- Etre titulaire d’un diplôme dans le domaine des finances ou de la comptabilité (BAC + 3 ou équivalent) ;
- Avoir une expérience d’au moins trois (03) ans dans un service de comptabilité, Administration dans un projet, Programme ou une ONG similaire à Plan International ;
- Avoir une expérience en archivage ;
- Expérience dans la gestion des subventions similaires serait un atout ;
- Avoir une expérience en audit serait aussi un atout favorable ;
- Avoir une très bonne connaissance de l’outil informatique, en général et du pack Office en particulier Excel, Excel Avancé, PowerPoint, Outlook, etc.. ;
- Maîtrise de la langue française ;
- Capacité de travailler en anglais est un atout ;
- Être proactif et ouvert au changement ;
- Être capable d’induire le changement.
- Connaitre les règles de conservation de documents
- Maitriser les outils d’archivage.
Capacité spécifique
- Capacité analytique ;
- Capacités en communication, appropriées par rapport à l’audience ;
- Habilité pour travailler dans un environnement multidisciplinaire et multiculturel ;
- Compétent dans l’utilisation d’ordinateurs, de softwares et autres applications pertinentes, incluant : traitement de texte, tableur, bases de données, systèmes basés sur le web, etc. ;
- Attentif au détail, être méthodique et bien organisé.
Comportements / Attitudes
- Être d’une très bonne moralité.
- Excellentes qualités en communication écrite et orale ;
- Être capable de travailler à un rythme soutenu ;
- Être capable de garder des informations confidentielles ;
- Être disposé à travailler en dehors des heures de service ;
- Être ordonné et méthodique ;
- Acquiert, développe et conserve la crédibilité sur sa performance ;
- Apprentissage et perfectionnement personnel.
Environnement physique
Le poste sera basé au Bureau National et si nécessaire, le détenteur ou de la détentrice du poste effectuera des déplacements, pour un accompagnement de proximité, des renforcements de capacités des partenaires ainsi que la vérification de la qualité des données transmises par les acteurs entre autres avec des voyages à l’intérieur du pays.
Niveau de contact avec les enfants
Moyen : Interaction occasionnelle avec les enfants
LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE
Nous sommes ouverts et responsables
Nous nous efforçons d’avoir un impact durable
Nous travaillons bien ensemble
Nous sommes inclusifs et responsables
DOSSIER DE CANDIDATURE :
Les candidats intéressés par ce poste peuvent soumettre leur candidature à travers le lien :
Les candidats doivent envoyer leur candidature au plus tard le 31 mars 2024 à minuit.
Aucune candidature physique ne sera acceptée.
Seul (e) s les Candidat (e) s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.
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