Guidée par l’héritage remarquable de sa cofondatrice, Helen Keller, Helen Keller Intl s’associe aux communautés qui s’efforcent de surmonter les cycles de pauvreté de longue date. En fournissant les éléments essentiels d’une bonne santé, d’une alimentation saine et d’une vision claire, nous aidons des millions de personnes à créer un changement durable dans leur propre vie. En travaillant dans 20 pays – en Afrique, en Asie, en Europe et aux États-Unis – et en collaboration avec une communauté mondiale de sympathisants, nous veillons à ce que chaque personne ait la possibilité – comme Helen l’a fait – d’atteindre son véritable potentiel.
Nous recherchons un assistant exécutif pour fournir un soutien administratif et logistique de haut niveau au directeur du programme (CPO), à son équipe de direction du programme et à ses subordonnés directs.
Ce poste au rythme rapide nécessitera une personne ayant un esprit de service et capable de gérer plusieurs flux de travail simultanément. Ce poste nécessite de solides capacités organisationnelles, un haut niveau d’attention aux détails et une flexibilité pour passer d’un projet à l’autre.
Le poste sera basé au bureau de Dakar, au Sénégal et est une location locale.
Principales responsabilités
- Soutenir le CPO en signalant les questions urgentes et les e-mails nécessitant des réponses.
- Partager vos projets de voyage avec le personnel concerné et anticipez l’impact sur la planification.
- Formater les documents, si nécessaire, et rassemblez-les dans des classeurs PDF.
- Coordonner la logistique des réunions assignées, ainsi que des dîners d’équipe occasionnels, des retraites et d’autres événements.
- Planifier et mettre en place des salles de réunion virtuelles et/ou physiques avec une disposition appropriée des sièges ;
- Distribuer le matériel avant et après les réunions ;
- Organiser la restauration selon les besoins ;
- Assurer la liaison avec l’équipe des technologies de l’information et aider à mettre en place l’équipement audiovisuel pour les réunions en personne ;
- Résoudre les problèmes techniques liés aux salles de réunion virtuelles ; et
- Assister aux réunions et diffuser les procès-verbaux approuvés, comme assigné. Suivre l’achèvement des actions au nom du CPO;
- Rechercher continuellement des moyens d’améliorer l’efficacité des tâches quotidiennes;
- Projets spéciaux et autres tâches, selon les attributions.
Diplômes et compétences
- Minimum d’un baccalauréat et 3 à 5 ans d’expérience administrative directement pertinente, ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience.
Expérience
- Assurer la liaison avec les cadres supérieurs, coordonner les réunions connexes et rédiger les procès-verbaux ; et o planifier et soutenir tous les aspects des voyages internationaux.
- Compétences exceptionnelles en matière de gestion du temps et d’organisation, notamment une grande attention aux détails et une capacité à gérer plusieurs responsabilités simultanément, combinées à une flexibilité pour s’adapter aux priorités et aux délais changeants.
- Capacité à prioriser la charge de travail, à assumer la responsabilité du travail et à le mener à bien.
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais requises, y compris la capacité de : rédiger de la correspondance professionnelle et préparer des rapports.
- Répondre efficacement aux questions des groupes de gestionnaires, des organisations partenaires et des donateurs ; et
- Synthétiser des documents complexes et sensibles et enregistrer les informations de manière précise et appropriée.
- La maîtrise du français est un atout.
Excellentes connaissances en informatique, y compris une connaissance pratique de :
- Microsoft Office, y compris les sites Outlook, Word, Excel et SharePoint, ou équivalent ;
- Utiliser des feuilles de calcul pour suivre et analyser les informations ;
- Naviguer et utiliser efficacement Internet ;
- Planification de sondages et de plateformes d’enquête en ligne (c.-à-d. Survey Monkey, Doodle Poll, etc.) ; et
- Volonté et capacité d’apprendre de nouveaux logiciels.
- Capacité à maintenir des référentiels de données internes pour faciliter le partage d’informations intégrant des documents et des calendriers consultables.
- Excellentes compétences interpersonnelles, y compris des capacités d’écoute active, de discrétion et de confidentialité lors du traitement d’informations sensibles, et une capacité à communiquer efficacement entre les cultures,
- Capacité et volonté de travailler sous pression avec une attitude positive, au sein d’une équipe mondiale.
- Collaboratif, flexible et orienté solutions.
- Respect démontrable de toutes les personnes, sans distinction de religion, d’origine ethnique, de classe sociale ou de sexe, avec un niveau élevé d’aisance à travailler dans un environnement diversifié et un engagement démontré envers des normes éthiques professionnelles élevées.
- Engagement envers la mission et les objectifs d’Helen Keller et les valeurs incarnées par notre cofondatrice : compassion, rigueur ; courage/courage et intégrité.
- Capacité et volonté de travailler selon des horaires flexibles pour s’adapter à plusieurs fuseaux horaires.
Postuler
Les candidats qualifiés doivent soumettre une lettre de motivation et un curriculum vitae à [email protected] . Les candidatures seront acceptées jusqu’à ce que le poste soit pourvu.
Dans l’esprit de notre fondatrice et homonyme, Helen Keller se consacre à la création d’une main-d’œuvre inclusive où la diversité sous toutes ses formes est pleinement valorisée.
Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans distinction d’origine ethnique, de race, de caste, de couleur, de religion, de sexe, d’origine nationale, d’âge, de handicap ou de toute autre caractéristique qui n’affecte pas la capacité d’accomplir les tâches requises.
Nous nous engageons à fournir des aménagements raisonnables aux personnes handicapées. Si vous êtes une personne qualifiée handicapée et que vous avez besoin de demander des aménagements pendant le processus de candidature à un emploi ou d’entretien, veuillez nous contacter à l’adresse e-mail ci-dessus ou par téléphone : +221 33 869 10 63.
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