L’ONG ALIMA recrute pour ces 02 postes (13 Mai 2023)

ALIMA est une ONG humanitaire médicale internationale basée à Dakar, au Sénégal, qui sauve des vies depuis plus de 13 ans lors de situations d’urgences et de crises sanitaires en Afrique.

L’AMBASSADE DES USA recrute pour ces 02 postes (12 Mai 2023)

POSTE 1 : Chef.fe de Mission – Bangui

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POSTE 2 : Coordinateur des Ressources Humaines – Abuja

MISSIONS PRINCIPALES :
– Assurer la bonne gestion des ressources humaines de la mission conformément au cadre de gestion ALIMA et à la législation locale ;
– Être le leader dans la définition de la stratégie des Ressources Humaines et conseiller les managers ;
• Être le point de contact avec les autorités administratives (Inspection du Travail, Avocat, Sécurité Sociale, Impôts, etc.) ;
• Représenter ALIMA dans les forums administratifs inter-ONG. 

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Gestion administrative de la mission, veille juridique 

• Veiller à la mise à jour des documents juridiques pour le bon fonctionnement d’ALIMA ;
• Assurer l’enregistrement annuel des contrats de bail, des contrats de maison, de la coordination et des projets ;
•  Assurer la veille juridique de la mission en créant et entretenant un réseau d’informations pertinentes dans ses domaines de responsabilité et notamment sur la législation sociale et fiscale ;
• Contribuer à la définition, la validation et l’application des documents, procédures et politiques de gestion du personnel (règlement intérieur, contrats, politiques de recrutement, etc.) ;
•  Initier la définition et la révision des documents, procédures et politiques dont il est responsable conformément à la législation locale et aux procédures ALIMA ;
•  Participer à l’élaboration des protocoles d’accord entre ALIMA et les partenaires ;
•  Produire le rapport mensuel de la mission sur les aspects ressources humaines et administratifs.

Gestion Administrative des Ressources Humaines

1. 1. Recrutement 

• S’assurer de l’application rigoureuse de la politique de recrutement sur toutes les bases et pour tous les postes, depuis l’identification du besoin jusqu’à l’archivage des dossiers de recrutement ;
•  Assurer la formation des responsables administratifs sur les procédures ALIMA, les bonnes pratiques de recrutement et les techniques de recrutement ;
•  Participer au processus de recrutement des managers de base en assurant la validation RH ;
•  Participer au processus de recrutement des bases à la demande du PC et/ou des Admins ;
•  Fournir des tests de recrutement aux administrateurs et aux chefs d’équipe lorsque requis ou recommandés ;
• S’assurer que les parties prenantes comprennent et mettent en œuvre le processus d’intégration sur la mission (coordination et bases) et assurer l’intégration RH pour tous les managers.

 Contrat de travail et suivi

•  S’assurer que les dossiers du personnel sont complets et conservés sous format électronique ;
•  Mettre en place et maintenir des outils de suivi des contrats efficaces et s’assurer que les Admins les utilisent (suivi des dates des contrats, des congés, etc.).

 Paiement des salaires, impôts et cotisations sociales

•  Superviser l’utilisation du logiciel de paie et former les administrateurs sur leurs responsabilités ;
•  Valider les paies chaque mois pour chaque base.

 Composition de la vie et de l’équipe

•  Soutenir l’organisation des réunions mensuelles du personnel ;
•  Participer aux réunions de représentation/coordination du personnel ;
•  Participe à la résolution des conflits de travail en collaboration avec les coordonnateurs de projet, les administrateurs et les chefs d’équipe.

Gestion des Ressources Humaines Opérationnelles

•  Soutenir les coordonnateurs de projet et les chefs de service dans la définition de la composition de leurs équipes ;
•  Mettre à jour et partager mensuellement les organigrammes des missions avec les bases, la coordination et le siège ;
• Participe à l’élaboration des budgets de la mission pour la partie RH (organigramme, salaire, primes…), transport international, loyer.

Gestion de la qualité du personnel 

 Profil de poste – Plan d’objectifs de rendement – Examen

•  Fournir aux administrateurs et aux chefs d’équipe des profils de poste standard ;
•  S’assurer que les profils d’emploi mis à jour sont disponibles pour chaque employé et que chaque employé les a lus et signés, soutenir les administrateurs et les chefs d’équipe en cas de blocage ;
•  Former les chefs d’équipe à l’utilisation des documents et rapports POP ;
•  Vérifier que les chefs d’équipe fixent des objectifs en début de période et réalisent des revues de personnel en fin de période ;
•  Analyser les revues de personnel dans une perspective de parcours professionnel.

 Formation et renforcement des capacités

•  Élaborer un rapport d’évaluation incluant les besoins de formation exprimés ;
• Être proactif dans l’identification des sources de financement pour la formation, et dans l’identification des collaborations avec d’autres ONG, organismes de formation présents dans le pays ;
•  Être responsable de l’organisation des formations se déroulant dans la coordination ou dans la ville de la coordination ;
•  Soutenir l’organisation des formations dispensées en base ou au siège ;
•  Proposer et anticiper les détachements de personnel vers d’autres missions ALIMA ;
•  Accompagner le renforcement des capacités de l’ensemble des collaborateurs en appui aux chefs d’équipe ;
•  Recueillir des données relatives aux formations dispensées sur le terrain et proposer une analyse de ces données ;
•  Appliquer des méthodes de suivi et d’évaluation post-formation pour mesurer l’impact ;
•  Assurer la liaison avec le responsable de la formation au siège.

Gestion spécifique du personnel international 

1. 1. Administration
2.  En liaison avec le service administratif à Dakar, assurer le suivi administratif du staff international : briefing et débriefing, dates d’arrivée et de départ, congés payés, passeports, visas et billets d’avion ;
3. En collaboration avec le Responsable RH, assure le renouvellement des visas expatriés, visas de sécurité et/ou tout autre document légal requis par la police et le Ministère (Accord, Convention avec le Ministère des Tutelles, Demande de permis d’entrée…) ;
4.  Surveiller les dates des contrats et porter à l’attention des supérieurs hiérarchiques au moins 3 mois à l’avance ;

 S’assure que les dossiers des internationaux sont préparés et fournit les documents nécessaires pour ceux qui n’en ont pas (carte ALIMA, ordre de mission, titre de séjour, etc.) ;

 Organiser des briefings visiteurs.

Recrutement et suivi

•  Soutenir le chef de mission et les coordonnateurs de projet dans la planification des pauses et fournir un outil de suivi ;
•  En collaboration avec les administrateurs, alerter pour les révisions intermédiaires et finales ;
•  Assurer la transmission des rapports et rapports de fin de mission au responsable RH ;
• Soutenir le Chef de Mission dans la gestion des ressources humaines du personnel expatrié (gestion des conflits, anticipation des recrutements, rédaction des profils de poste, etc.).

 Gestion et leadership d’équipe

•  Mettre en place un service RH pour la coordination avec le recrutement et la formation d’une équipe nationale ;
•  Définir les profils de poste et les objectifs de performance des membres de l’équipe ;
•  Réaliser les évaluations de son équipe dans une démarche de parcours professionnel ;
•  Animer des actions de formation pour développer/renforcer les compétences des équipes sur des thématiques RH et transverses ;
•  Proposer et soutenir les changements de poste conformément aux politiques d’ALIMA ;
•  Proposer et anticiper les détachements ;
•  Promouvoir la mobilité du personnel (interne et externe) dans le cadre des politiques en vigueur ;
•  Identifier les compétences que les membres de l’équipe doivent acquérir pour maîtriser leurs postes et organiser des formations pour les renforcer ;
•  Organiser et animer des réunions d’équipe.

 Rapports

•  Élaborer un rapport d’évaluation incluant les besoins de formation exprimés ;
•  Produire le rapport RH mensuel et les documents associés.

 Mise en œuvre des mesures préventives contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles (PSEA) :

•  Soutenir le Chef de Mission dans la mise en œuvre du plan d’action PEAS ;
•  Mettre en œuvre des normes de prévention des abus, y compris des procédures de recrutement sûres ;
•  S’assurer que les membres de l’équipe assistent aux sessions de formation et de sensibilisation et respectent les règles de prévention des abus ;
•  Pour aider à créer et à maintenir un environnement stimulant et protecteur.

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