ALIMA est une organisation médicale humanitaire créée en 2009. ALIMA est présente dans 11 pays d’Afrique, et son siège opérationnel se trouve à Dakar, Sénégal. En France, ALIMA est enregistrée comme association loi de 1901 et son siège se situe dans le 11ᵉ arrondissement de Paris.
LIEU DU POSTE : Un pays d’intervention d’ALIMA
PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ
Niveau 3 : Dans le cadre de ses fonctions, le ou la titulaire du poste sera amené·e à visiter les programmes et être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.
Typologie du poste
Il/Elle a pour mission de garantir le support technique et logistique aux missions, la pertinence et la cohérence des programmes logistiques et de bonne connaissance en Eau, Hygiène et Assainissement en situation précaire ainsi que l’adéquation des moyens. Bien que généralement basé en capitale, le Coordinateur Logistique est avant tout un acteur de terrain sur lesquels il passera au moins 40% de son temps afin de former et d’encadrer les Responsables logistiques des projets, de veiller à l’application des politiques ainsi qu’à l’utilisation des techniques, des outils et des équipements les plus appropriés.
LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES
Rend compte au : Chef de mission,
Référent technique : Référent LOG Desk 2 basé à Dakar
Collabore avec : tout le monde
Supervision directe : Responsable Approvisionnement
Supervision fonctionnelle : Tous les Responsables Logistiques Programme
Collabore avec : tout le monde (Chefs des projets, Coordinateur Ressources Humaines et Finances, Responsable Pharmacie Pays et les autres acteurs sur les projets)
MISSION ET ACTIVITE PRINCIPALE
1- Suivi de l’activité et définition des objectifs
1.1. Sécurité :
– Fournit un support pour assurer une bonne gestion de la sécurité dans un contexte instable en collaboration avec le chef de mission :
– Participe à l’évaluation sécuritaire des localités des projets d’intervention de la mission ALIMA.
– Responsable directe de la sécurité passive de la mission et en collaboration avec le CDM pour les mises à jour régulières de la situation sécuritaire de la mission.
1.2. Décrit et analyse son activité dans son environnement :
– Compile les données logistiques et les analyse.
– Participe à la mise en place des outils permettant au desk et aux équipes de participer au suivi de la mission et aux prises de décisions (Outils de gestion logistiques, sitreps, rapports d’activité, rapports de visites, etc…).
1.3. Participe aux discussions sur la conduite du projet et la définition des objectifs :
– Se déplace pour assurer la supervision et le suivi des activités logistiques sur les projets.
2- Mise en œuvre des programmes
2.1. Organise et encadre le fonctionnement logistique de la base de coordination :
– Organigramme, profils de poste, encadrement, formation, procédures de contrôle, etc…
2.2. Gestion des activités logistiques et suivi des outils :
– Met à jour les outils de suivi et d’archives de l’historique de la mission
– Supervise la gestion des déplacements de la mission
2.3 Organise et contrôle l’approvisionnement des projets :
– Commandes internationales et locales, stockage, réception, livraison, transport, etc…
– Appuie les équipes dans le suivi des procédures et les respects de délai d’approvisionnement
– S’assure de la réalisation et du suivi des plans d’approvisionnement pour tous les projets.
2.4. Planifie et assure le suivi des programmes logistiques des divers projets en adéquation avec les besoins médicaux
– Etat des lieux, priorités, budget, choix techniques, supervision avancée des projets.
2.5. Organise et encadre le fonctionnement de la logistique des missions :
– Réunion avec son équipe, briefing des personnels en visites, appui au log terrain.
– PAI (plan d’action individuel) réalisé tous les 15 jours avec les RLP.
2.6. Garantit l’adéquation des équipements, leur entretien et leur renouvellement :
– Équipement et besoins, procédures, gestion parc, anticipé, planifié, renouveler, etc…
2.7. Supervise l’application des mesures d’hygiène dans les structures de santé avec le Coordinateur médical :
– Evaluation/ eau, hygiène, assainissement, lutte antivectorielle,
– Mise en œuvre les activités logistiques en fonction des demandes et des besoins, tels que la construction et la réparation des structures de santé, des hôpitaux, du circuit des patients, du WASH, des équipements biomédicaux, du transport, de la chaîne du froid, de l’approvisionnement, de l’énergie, de la réponse à épidémies et de la gestion du parc thermique.
2.8. Limite les risques pris par les équipes, en veillant à la présence, la fiabilité et la bonne utilisation des moyens et méthodes utilisés pour la sécurité :
– Mise à jour guide sécu, Informations, équipements, briefing, formation, etc…
2.9. Assure la gestion financière logistique du programme :
– Elabore le budget logistique et assure les révisés budgétaires en fonction des travaux en cours et planifie les activités à venir
– Garantit la qualité des dossiers d’approvisionnement sur la base du TVE des différents sites de la mission.
– Veille à l’application des procédures et outils adéquat dans l’exécution de tous les dossiers techniques suivant les procédures ALIMA
– Définit des implications logistiques dans les « proposals » (besoin, coût, planning, procédures, dérogation éventuelle).
3- Gestion des ressources humaines
3.1. Composition des équipes :
– Organise le recrutement du personnel dans son activité (avec l’appui du Coordinateur RH ou du coordinateur des Ressources Finances RH).
– Organise avec les superviseurs le remplacement du personnel absent.
3.2. Encadrement des équipes :
– Anime et organise les réunions régulières de son équipe et réalise des comptes rendus de réunion partagé
– Organise la circulation de l’information au sein de son équipe et avec les projets
3.3. Bilans individuels et POP :
– Réalise les bilans individuels des responsables d’activité dont il a la charge et délègue la réalisation des bilans des autres personnels suivant les politiques ALIMA
– Identifie les potentiels au sein du personnel de son activité.
Formation continue :
– Définit les besoins en formation de son équipe en adéquation avec les objectifs du projet.
– Participe à la formation des membres de son équipe par l’accompagnement dans le travail.
4. Mise en œuvre des mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles :
– Participe aux formations et séances de sensibilisation.
– Applique les standards relatifs à la prévention des abus.
– S’assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les standards relatifs à la prévention des abus.
– Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur.
5. Responsabilité environnementale au sein du département logistique et de la mission
– Met en œuvre les moyens pertinents.
– S’imprègne de la charge environnemental ALIMA pour mener ces activités logistiques.
6. Assure le reporting du département logistique et de la mission
– Est le garant du suivi des packs logistiques sur la mission, de leurs analyses et de leur archivage sur le drive
– Assure le reporting de logistique bailleur pour tous les bailleurs et sur tous les projets de la mission.
Cette description de poste n’est pas exhaustive. Le coordinateur logistique peut être amené à assumer d’autres responsabilités et occuper d’autres postes en fonction des besoins RH et des opérations réalisées.
Expériences et Compétences
Expériences
· Expérience réussie d’au moins 2 ans sur un même poste similaire (avec un gros volume d’activités).
· Expérience reconnue dans la mise en place et le suivi des schémas de gestion logistiques et sécurités ONG
· Expérience dans un contexte d’intervention de prise en charge de la malnutrition.
· Expérience en gestion d’équipe.
Qualités du candidat
· Leadership
· Vision stratégique
· Sens de la diplomatie
· Flexibilité et gestion du stress
· Travail d’équipe et coopération
· Capacité d’analyse et de synthèse
· Capacité d’organisation
· Autonomie, curiosité et sens critique
· Flexibilité et gestion du stress
· Patience et maturité professionnelle
· Capacité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels
· Bonne condition physique
· Connaissances informatiques de base (Word, Excel et internet).
Langues
· Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable
· L’anglais est un atout.
Qualités requises/compétences comportementales
● Sens de l’analyse
● Autonomie dans le travail, dynamisme, capacité d’initiative, motivation, esprit d’initiative et réactivité
● Bonne écoute
● Flexibilité et capacité à travailler sous pression
● Capacités de communication et de formateur
● Capacité de travailler en équipe dans un contexte multiculturel et sous pression
● Capacités relationnelles bienveillantes, de travail en équipe et de représentation
Conditions
Durée et type de contrat : 6 mois avec possibilité de renouvellement ;
Prise de poste : Immédiatement
Salaire : selon grille ALIMA + expérience + per diem
ALIMA prend en charge :
● les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission
● les frais d’hébergement
● 2,08 jours de congés par mois
● per diem journalier
● la couverture médicale du premier jour de contrat à un mois après la date de départ du pays de mission pour l’employé et ses ayants droit.
● la politique de break tous les 3 mois (pour 6 mois de mission)
● L’évacuation pour l’employé.
Documents à envoyer
Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et Lettre de Motivation en ligne avant le terme indiqué.
Les candidatures sont traitées suivant l’ordre d’arrivée. ALIMA se réserve le droit de fermer l’offre avant le terme initialement indiqué si une candidature est retenue.
Seules les candidatures complètes (CV en format PDF + Lettre de Motivation) seront étudiées.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
