A propos d’ACTED
Depuis 1993, l’ONG ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise dans le respect de leur dignité, tout en créant les conditions pour leur relèvement durable, en investissant dans le potentiel humain. ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience des communautés locales face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable. Nous parcourons le dernier kilomètre pour apporter une aide humanitaire dans les zones les plus reculées : notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations où qu’elles soient. Chaque année, nous mettons en œuvre plus de 500 projets auprès de près de 20 millions de bénéficiaires dans 40 pays, grâce à une équipe de 6000 employés nationaux et 400 employés internationaux. Plus d’informations sur www.acted.org
POSTE 1 : ARCHIVISTE
CONTEXTE
La mission d’Acted au Burkina Faso a débuté en 2019 afin d’apporter un soutien aux populations affectées par la crise sécuritaire et humanitaire, apporter son expertise en matière de réponse rapide et de situations d’urgence, tout en renforçant les capacités de réponse et la coordination entre les acteurs humanitaires et de développement.
Les interventions d’Acted Burkina Faso sont multisectorielles, flexibles et inclusives dont l’objectif est de répondre aux besoins urgents des populations. Dès ses premières interventions, Acted Burkina Faso se concentre sur l’aide humanitaire la plus nécessaire : réponse aux besoins en sécurité alimentaire, en eau, hygiène et assainissement (EHA), en abris et articles ménagers essentiels et enfin en coordination et intégration de la protection. En parallèle, et suite à l’évolution de la crise humanitaire, Acted accompagne le gouvernement sur la gestion des sites d’accueil temporaires et sites informels. L’initiative REACH permet à l’ensemble de la communauté humanitaire de renforcer l’analyse des besoins humanitaires, notamment à travers un projet de suivi de la situation humanitaire dans 4 régions, la mise en place d’une évaluation multisectorielle pays.
DESCRIPTION DE POSTE
L’objectif de ce poste est de contrôler le processus de flux et d’archivage de la documentation au sein du département Transparence et Conformité. Il s’agira notamment de procéder à l’archivage physique et électronique de toute la documentation pertinente à travers la plateforme d’archivage « archive 2.0 » dans le respect des procédures Acted. L’archiviste s’assurera que tous les documents requis pour chacun des départements et des zones/bases sont sauvegardés sous format électronique et papier et qu’ils sont correctement compilés dans les classeurs appropriés avant de les importer de façon mensuelle sur la plateforme « archive 2.0 ». A cet effet, il partagera son temps entre les différents départements selon un calendrier préétabli et pourrait être amené à effectuer des missions sur les zones/bases afin d’appuyer les différents départements dans le système d’archivage. Il/elle peut apporter également apporter un soutien ad-hoc à chaque département de la capitale. Il/Elle sera formé aux procédures Acted et à l’utilisation de la plateforme « archive 2.0 » dès sa prise de fonction.
RELATIONS HIERARCHIQUES
Sous l’autorité et la supervision :
Responsable Transparence & Conformité
RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations Internes :
• Finance
• Logistique
• Ressources Humaines/Administration
• Securite
• Développement de Projet
• MEAL
• IMPACT
• Zones/bases
• HQ Compliance
Relations Externes :
– Partenaires nationaux et internationaux
– Auditeurs
ACTIVITES ET RESPONSABILITES
• Réceptionner la documentation des départements, des zones/bases et effectuer un premier contrôle de conformité (identification précise des documents, séquençage des pièces, complétude…) et rapporter toute erreur au Responsable T&C qui fera le retour au département concerné ;
• Communiquer avec les autres départements (finance, logistique, RH, PD et programme) dans le but d’obtenir des documents complémentaires si applicable ;
• Procéder à l’archivage physique et numérique selon la plateforme prévue par Acted de la documentation requise des départements Finance, Logistique, RH, PD, Programme y compris la documentation émanant des zones/bases et des partenaires conformément aux manuels de procédures Acted.
Pour le département finance, les archives physiques et numériques se feront de façon quotidienne et pour les autres départements, selon un calendrier préétabli ;
• Assurer le suivi de la remontée ou du stockage de la documentation de façon ponctuelle selon le calendrier préétabli par les différents départements ;
• Assurer des contrôles réguliers sur la qualité de la documentation : vérifier l’exactitude et la consistance des informations au regard des procédures Acted et rapporter toute erreur au responsable de département concerné ;
• Responsable de la bonne tenue de la salle d’archive (si applicable) et de la tenue des caisses d’archive et mettre à jour sa composition selon les entrées et sorties ;
• Responsable de l’organisation et de l’archivage numérique sur disque dur et sur le serveur en collaboration avec le responsable de chaque département ;
• Soutenir le département Transparence et Conformité (T&C) dans la préparation des audits externes et spotchecks en rassemblant les pièces demandées, scanner les pièces sélectionnées, faire le suivi de l’envoi des originaux en capitale ;
• Réaliser de façon ad hoc toute autre activité demandée par l’un des membres du Département Transparence & Conformité (T&C) ;
• Se conformer au Code de Conduite Acted.
Études/qualification/expérience/compétence
• Diplômé. e Bac + 2 en archivage au minimum ou tout autre diplôme en rapport avec le poste ;
• Rigueur. e , sérieux. se, honnêteté et ponctualité ;
• Être en mesure de travailler en équipe et sous pression ;
• Flexibilité, dynamisme, bon relationnel ;
• Sens de discrétion et de confidentialité vu la sensibilité des documents archivés ;
• Très bonne Capacité de communication ;
• Sens d’équité ;
• Excellentes compétences organisationnelles ;
• Habilité à prendre des initiatives ;
• Volonté d’apprendre de nouvelles compétences ;
• Avoir une expérience professionnelle dans le domaine ;
• Connaissance des systèmes informatiques ;
• Une expérience en ONG/ONGI serait un atout
INDICATEURS CLES DE PERFORMANCE
• Nombre et qualité de documents de la capitale, des zones/bases et des partenaires archivés mensuellement ;
• Les documents sont bien archivés et disponibles ;
• Nombre et qualité des documents importés sur la plateforme « archive 2.0 » mensuellement ;
• Nombre de formations à l’utilisation de la plateforme « archive 2.0 ».
Procédures pour postuler:
Veuillez postuler à travers lien suivant: https://ee.humanitarianresponse.info/x/imXusplJ
Date limite de dépôt de candidatures: Jeudi, 02 novembre 2023 à 17H30
POSTE 2 : CHARGE DE REPORTING
MISSION
Le Chargé de reporting appui la gestion des subventions de façon approprié, notamment à travers la rédaction et la soumissions de rapports bailleurs dans les temps. Il/elle facilité la communication interne et la coordination avec les départements concernés, et contribue à la stratégie de communication externe d’Acted. Il/elle appuie également au développement de proposition de projets.
CHAINE DE COMMANDEMENT
Sous l’autorité de :
– Chargé de développement de projets senior
– Responsable technique de:
N/A
LES RELATIONS DE TRAVAIL
Les relations internes :
– Directeur pays adjoint,
– les coordinateurs techniques,
– les chefs de projet
– les autres points focaux du projet – personnel FLAT
– coordinateurs de zone et de base
Relations extérieures :
– agences gouvernementales,
– les autorités nationales et locales
– interactions avec les donateurs et les partenaires internationaux et nationaux
1. Contribuer à la production de rapports précis et analytiques
• Travailler en étroite collaboration avec le chargé de développement de projet senior, les coordinateurs techniques, les chefs de projet et les équipes FLAT pour assurer le partage opportun et précis des informations liées aux activités du projet ;
• Collecter, gérer et consolider les données provenant du terrain afin
d’accroître la transparence concernant les progrès réalisés et d’améliorer l’exactitude des rapports, le cas échéant ;
• Aider le département de développement des projets et la coordination nationale à revoir les rapports mensuels et les cadres de suivi des projets de manière mensuelle pour assurer un suivi des projets mis en œuvre par Acted au Burkina Faso ;
• Aider à répondre aux demandes ad hoc des donateurs,
des groupes, des partenaires ou du siège d’Acted.
2. Contribuer à l’élaboration de propositions de projets
• Aider le département de développement des projets et les coordinateurs techniques à effectuer des examens de fond du contenu interne et externe pour l’élaboration des propositions ;
• Participer à des séances de réflexion sur la conception du projet ;
• Soutenir la collecte de données secondaires au niveau des différentes bases ;
• Contribuer à la rédaction des propositions, le cas échéant.
3. Contribuer à la communication interne et externe
• Aider le département de développement de projets à améliorer la communication interne entre les départements et entre le niveau capital, zone et base ;
• Aider le département de développement de projets à produire des supports de communication tels que des brochures Acted, des présentations officielles sur les projets en cours, des exemples de réussite, des articles, des publications, etc. ;
• Aider le département de développement de projets à développer une vue d’ensemble des activités de projets, de l’implication d’Acted, des projets en cours et des plans futurs dans les zones programmatiques et géographiques d’intervention d’Acted ;
• Aider à répondre aux demandes ad hoc des donateurs, des groupes, des partenaires ou du siège.
INDICATEURS CLEFS DE PERFORMANCE
• % de rapports soumis dans les temps aux bailleurs
• % de rapports mensuels et de PMF revu
• Nombre de réunions tenues et % de compte rendu partagé (en interne, au HQ et en externe)
Nombre d’articles et de post Facebook publié sur la mission
COMPETENCES REQUISES:
– Etudes en relations internationales, coopération internationale, communication, journalisme ou tout autre domaine pertinent ;
– Dynamique, fortes compétences relationnelles et force de proposition ;
– Intérêt pour les programmes d’aide d’urgence et de développement internationaux ;
– Bonnes qualités de rédaction et capacité de synthèse ;
– Bonne connaissance suite Office (notamment Outlook, Word, PowerPoint et Excel) et d’Adobe Acrobat DC ;
– La compréhension de l’anglais oral et écrit est un plus.
Procédures pour postuler:
Veuillez postuler à travers lien suivant: https://ee.humanitarianresponse.info/x/imXusplJ
Date limite de dépôt de candidatures: Jeudi, 02 novembre 2023 à 17H30
