Depuis 1993, l’ONG ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise dans le respect de leur dignité, tout en créant les conditions pour leur relèvement durable, en investissant dans le potentiel humain.
POSTE : CHARGE.E INFORMATIQUE (F/H)
MISSION DE L’EMPLOI
Le.la Chargé.e d’Informatique (IT Officer) est un membre du département Logistique. Sous l’autorité de la Responsable Logistique Pays, le.a Chargé.e d’Informatique est responsable de l’administration et de la maintenance de tous les matériels, logiciels et télécommunications d’ACTED Burkina Faso et du maintien de la sécurité et de la performance de l’environnement informatique dans tous les bureaux.
Il/elle est responsable des réseaux informatiques, de la connectivité, de la gestion et de la configuration des terminaux, du dépannage du matériel et des logiciels, des installations, de la gestion des comptes, des rapports et du renforcement des capacités.
RESPONSABLE HIERARCHIQUE
Sous l’autorité de :
– Coordinatrice logistique Pays (CLM)
LES RELATIONS DE TRAVAIL
Relations Internes :
– Département IMS du siège de Paris
– Responsable Logistique Senior de Zone/officiers senior & équipes sur le terrain
– Tout autre département
Relations Externes :
– Fournisseurs, prestataire de service et entrepreneurs
OBJECTIFS
1. Assurer une performance optimale des réseaux câblés et sans fil d’ACTED et une connectivité adéquate pour tous les appareils du réseau d’ACTED.
2. Assurer la configuration en temps utile et la performance optimale des postes de travail des employés et des autres équipements de bureau de l’IT.
3. Assurer une gestion appropriée des identités, des comptes et des permissions pour tout le personnel d’ACTED Burkina Faso.
4. Fournir une expertise technique pour les achats liés à l’IT et une communication efficace avec les fournisseurs de services IT tiers.
5. Guider et former tous les collaborateurs de la mission à l’utilisation et à l’appropriation des logiciels de productivité et autres applications.
6. Assurer la maintenance et la sécurité des systèmes, qu’il s’agisse de logiciels, de matériels ou de systèmes de communication.
7. S’assurer que les systèmes de l’IT d’ACTED (y compris le matériel, les logiciels et les télécommunications) sont conformes aux procédures, aux meilleures pratiques et aux réglementations nationales d’ACTED en matière de logistique et des donateurs.
8. Assurer une communication efficace avec le département IMS du siège de Paris
TÂCHES & RESPONSABILITÉS
1. Mise en place de la Stratégie IT/COM
1.1. Le.a IT Officer est responsable d’élaborer la stratégie IT/COM en collaboration avec la CLM et le département IMS du siège de Paris. Il/elle doit proposer des estimations budgétaires pour les investissements en infrastructure IT/COM nécessaires à la mise en œuvre de la stratégie validée au niveau d’ACTED Burkina Faso et du siège de Paris.
1.2. Il/elle doit également être capable de configurer, déployer, administrer et maintenir les équipements de réseau, les ordinateurs, les imprimantes, les smartphones et tout autre actif IT/COM.
1.3. Le.a IT Officer suivra les conseils méthodiques du département IT-SI du siège parisien et assurera la liaison entre la mission d’ACTED Burkina Faso et le siège parisien pour toutes les questions techniques.
1.4. Il/elle est responsable de la sécurité IT/COM et doit établir des protocoles pour l’utilisation et la manipulation des actifs. Il/elle doit former le personnel d’ACTED Burkina Faso à l’utilisation sécurisée des outils en ligne, du réseau, des ordinateurs, des smartphones et des logiciels de productivité. Il/elle fait appliquer les normes et standards de sécurité développés par le siège de Paris.
1.5. Il/elle est responsable de la connectivité en assurant une bande passante adéquate sur chaque base de la mission d’ACTED Burkina Faso. Il/elle effectue une évaluation permanente des besoins en connectivité dans tous les bureaux de représentation d’ACTED Burkina Faso et assure la rationalisation des coûts des services ISP [fournisseur de services Internet] contractuels. Il/elle effectue des études périodiques du marché des ISP et suit les services disponibles sur le marché des ISP. Il/elle est également responsable du suivi et de la supervision des fournisseurs contractuels et intervient en cas de problèmes d’accès.
1.6. Le.a IT Officer est responsable pour le département Logistique de la mise en œuvre du projet de digitalisation des documents ACTED. En ce sens, il/elle doit accompagner la personne en charge de la digitalisation afin de le former à l’utilisation d’un scanner, de lui fournir l’ensemble des règles de codification des documents et de s’assurer de leur bonne utilisation, et enfin, de définir le système de classement sur le serveur et de valider son utilisation.
2. Entretien des Actifs IT/COM
2.1. Le.a IT Officer doit planifier et superviser la maintenance de tous les équipements IT (ordinateurs, imprimantes, smartphones, équipement réseau etc…) et COM (équipement HF, VHF, Thuraya) en stock et en service. Le matériel spécifique de communication est géré en complément des décisions du département Sécurité.
2.2. Si un asset connaît des problèmes de matériel ou de logiciel, le.a IT Officer est chargé de le dépanner et de le réparer en interne ou en externe. Il/elle doit estimer le coût des réparations en indiquant le type de pièces détachées nécessaires, leur quantité, le prix unitaire/total et tout coût supplémentaire afin de remettre le bien en état de marche.
2.3. Grâce au planning des réparations mis à jour de manière hebdomadaire par le.a IT Officer, la priorisation des réparations pourra être organisée en fonction de plusieurs facteurs discutés au niveau de la Coordination Nationale ou Zonale (Budget, besoins, …)
2.4. Le.a IT Officer est responsable du montage, du suivi et de la réception de tous les dossiers d’achat relatifs à l’entretien et à la réparation des actifs. Il/elle doit être capable de proposer une base de fournisseurs fiables pour chaque type de prestation.
3. Gestion des Achats/Stock liés à l’IT/COM
3.1. Le.a IT Officer est responsable des outils qui lui sont confiés, de l’agencement et de la propreté de l’atelier de travail pour optimiser sa productivité.
3.2. La présence dans les stocks du matériel lié à la maintenance des actifs IT/COM doit être suivie en collaboration avec la Chargée des Stocks.
3.3. En cas de pièces détachées, de consommables ou d’actifs IT/COM manquants, le.a ITC Officer doit être en mesure d’émettre tout besoin via un Bon de Commandes. Il/elle doit connaître les procédures logistiques ACTED et être capable de monter un dossier d’achat, de pouvoir orienter l’acheteur lors de l’acquisition de pièces détachées/actifs IT/COM. Le.a IT Officer se doit d’apprécier la qualité de la marchandise chez le fournisseur avant toute contractualisation.
4. Mission Support National
4.1. Le.a IT Officer doit effectuer des visites régulières sur le terrain afin de mettre en place un diagnostic général pour planifier et appuyer (si besoin) l’entretien/réparation de tous les actifs IT/COM nécessitant une intervention.
4.2. A travers ces visites des bases, le.a IT Officer doit être capable d’évaluer la bonne mise en pratique des procédures de gestion des équipements IT/COM par ceux qui en ont la responsabilité (bonne utilisation des ordinateurs, stockage des assets, actualisation des fiches de suivi TITANIC, …). Il/elle devra s’appuyer sur la fiche de contrôle interne et proposer si nécessaire des améliorations dans son domaine de compétence.
4.3. La validité de la visite terrain doit être proposée par le.a IT Officer au CLM et au Responsable Logistique via la soumission préalable de Termes de Référence de la mission.
4.4. En fin de mission, le.a IT Officer soumettra un Rapport de mission exhaustif de sa visite terrain. Il/elle devra utiliser les outils mis à sa disposition afin de transcrire ses observations dans un Plan d’Action d’Amélioration.
5. Reporting
5.1. Actualisation du PV de coordination chaque mercredi à envoyer au CLM et au Responsable Logistique.
5.2. Etablir des plannings de visite des bases d’ACTED Burkina Faso, en fonction des priorités/besoins/urgences.
5.3. Rédiger un TdR/Rapport de mission à communiquer au CLM et au Responsable Logistique.
5.4. Contribuer à l’actualisation de la Cash Request
5.5. Compiler les rapports TITANIC de sa responsabilité (capitale et bases) à envoyer tous les 5 du mois au CLM. Effectuer des retours qualitatifs sur le contenu de ces rapports aux Chargés logistiques bases ACTED Burkina Faso et aux Coordinateurs de Zone.
LA NATURE DE L’EMPLOI
• Les horaires de travail sont déterminés dans le contrat, cependant, ACTED est une organisation humanitaire et dans la pratique les horaires sont variables en fonction des besoins du ou des projets. Les horaires de travail peuvent aller de 8h à 17h30, cinq jours par semaine, en équipe ou selon un modèle fixe. Les heures de travail peuvent être prolongées avant ou après ces heures si des circonstances exceptionnelles l’exigent.
• Les jours ouvrables peuvent inclure les jours fériés. Bien qu’aucun membre du personnel ne doive travailler pendant cette période, les besoins demeurent et la flexibilité est appréciée. En particulier, le.a IT Officer peut occasionnellement travailler en dehors des heures normales pour effectuer le déploiement et/ou la maintenance des logiciels et du matériel (du lundi au vendredi, ou occasionnellement le week-end avec l’accord préalable du Responsable RH et de la Coordination).
• Les rôles du personnel sont définis dans les TdR, mais le personnel peut être amené à remplir d’autres rôles ou fonctions en fonction des besoins opérationnels ou stratégiques de la mission.
COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE
• Diplôme supérieur en informatique ou tout autre diplôme jugé équivalent
• Connaissance et expérience des systèmes d’exploitation Microsoft Windows
• Connaissance avancée de Microsoft office, des logiciels et du matériel de productivité courants
• Connaissances poussées dans l’installation et le fonctionnement de réseaux internet
• Flexibilité, capacité d’adaptation, capacités managériales
• Avoir au moins deux (02) années d’expérience dans un domaine similaire
• Etre rigoureux et faire preuve d’honnêteté en toutes circonstances
• Capacité de rédaction de documents techniques
• Ponctualité et forte implication
• Autonome
• Maîtrise des langues suivantes : Français
• La connaissance de l’anglais serait un avantage
• Une expérience avec les ONG serait un avantage
INDICATEURS CLÉS DE PERFORMANCE
• Nombre de visites sur le terrain (avec un mandat clair, un rapport, un plan d’action et un suivi).
• Nombre de formations dispensées et % du personnel impliqué dans l’IT ayant suivi une formation sur une période de six mois.
• Retour d’information des pairs et de la direction lors de la prochaine évaluation des performances.
• Nombre de questions sur les aspects liés aux systèmes et à l’IT.
Procédures pour postuler :
Veuillez postuler à travers lien suivant : https://ee.humanitarianresponse.info/x/imXusplJ
Date limite de dépôt de candidatures : Mercredi, 28 février 2024 à 17H30
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