L’OIT apprécie la diversité au sein de son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons également les candidats handicapés. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à [email protected].
*Conditions d’emploi pour les candidats externes : Conformément à la pratique existante de l’OIT, la nomination d’un candidat externe se fera normalement au premier échelon de ce grade.
Cadre organisationnel
Le poste est un poste temporaire situé à CO-Abuja.
Objectif principal
En tant que membre de l’équipe, le titulaire fournit un soutien à la programmation de haut niveau et est responsable de l’exécution, de l’achèvement et/ou de la supervision de services administratifs et de programmation spécialisés liés à la mise en œuvre du programme de travail du Bureau. Le titulaire travaille de manière efficiente, efficace et orientée vers le client en effectuant une série d’actions administratives liées à la conception, la planification, la gestion, le suivi et l’évaluation des activités. Le travail implique l’utilisation du système de planification des ressources de l’entreprise (ERP). Le titulaire applique les principes de la gestion axée sur les résultats (RBM) et veille à l’application correcte des règles, règlements, politiques, procédures et directives établis. Le titulaire évalue et contribue à la conception et au développement de services de programmation et de processus de prestation améliorés.
Le titulaire travaille sous la supervision de l’administrateur principal de programme. La supervision reçue vise à faciliter la prestation de services, à garantir que les résultats convenus sont atteints et que le travail est coordonné et intégré avec les services connexes. Les tâches sont généralement exécutées sous une supervision minimale, le titulaire disposant d’un degré élevé d’indépendance, en particulier pour les questions de prestation opérationnelle. Le travail est examiné pour vérifier la faisabilité des recommandations et l’exactitude des résultats finaux. Le travail impliquant le traitement de questions de programmation complexes et compliquées, y compris celles qui affectent d’autres activités connexes de l’unité de travail, est également examiné.
Relations de travail
Les contacts internes se font avec le personnel et les responsables des bureaux de terrain, des sites de projet et du siège afin de fournir un soutien et une orientation en matière de programmes et d’administration pour la résolution de questions complexes, conformément aux normes applicables. Le titulaire est régulièrement en contact avec l’unité de programmation régionale et reçoit des conseils de celle-ci.
Les contacts externes se font principalement avec les homologues du gouvernement, les organisations d’employeurs et de travailleurs, les agences des Nations Unies (ONU) et d’autres organisations internationales et donateurs en ce qui concerne la coordination des activités conjointes. Le titulaire partage des informations et collabore à l’intégration de processus ou d’activités, et anticipe et contribue à la résolution de questions complexes de soutien administratif et de programmation.
Fonctions et responsabilités clés
Fournir un soutien spécialisé à la programmation pour la formulation du programme de travail du Bureau et l’identification d’initiatives, en veillant à ce que les informations requises soient incluses dans les termes des activités proposées. Effectuer des recherches d’informations sur des sujets définis liés aux résultats du programme pays assigné. Effectuer une analyse préliminaire de l’information, y compris l’identification des questions prioritaires et des besoins potentiels d’assistance technique, en vue d’une éventuelle inclusion dans les notes et les rapports sur les pays.
Compiler, analyser et diffuser des données et autres informations pour la préparation des programmes et des budgets et pour l’examen des besoins en ressources financières et humaines. Coordonner les soumissions de propositions de programmes et de prévisions budgétaires et proposer des ajustements si nécessaire.
Servir de point de contact pour les questions administratives relatives aux programmes et/ou aux projets. Initier les demandes, préparer les termes de référence standard (TOR) en relation avec les objectifs du programme et/ou du projet, obtenir les autorisations nécessaires, traiter et suivre les actions administratives et résoudre les problèmes liés à la mise en œuvre du programme et/ou du projet. Assurer la liaison avec les partenaires externes et assister aux réunions pour fournir et recueillir des informations.
Examiner les rapports, les propositions et les données relatives aux dépenses reçues des partenaires de mise en œuvre pour s’assurer que les transactions financières, les engagements et les autorisations sont conformes aux règles et règlements financiers. Préparer des rapports sur l’exécution du budget en comparant les budgets approuvés aux dépenses réelles et en indiquant les écarts éventuels.
Maintenir et mettre à jour les bases de données.
Répondre à des questions administratives complexes sur le programme et le budget, ou les rediriger vers la source la plus appropriée. Rédiger la correspondance et les communications relatives à tous les aspects de l’administration du programme et/ou du projet.
Se tenir au courant des changements apportés aux politiques, procédures, lignes directrices et processus liés au programme et fournir des conseils et dispenser des formations au personnel en vue de renforcer les connaissances. Superviser et guider le travail du personnel de programmation et des autres employés de soutien, selon les besoins.
Évaluer et proposer des améliorations aux méthodes et processus de travail. Évaluer l’impact des changements et faire des recommandations sur les actions de suivi. Assurer une liaison étroite avec d’autres secteurs administratifs pour garantir une conception et une prestation de services efficaces et harmonieuses, en recommandant des améliorations aux processus interdépendants.
Fournir un soutien administratif pour l’organisation de séminaires, d’ateliers, de réunions et d’autres événements. Participer à des missions pour fournir un soutien à la programmation et à l’administration, selon les besoins.
Effectuer d’autres tâches pertinentes selon les besoins.
section facultative (uniquement si nécessaire)
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Exigences minimales
Éducation
Diplôme d’études secondaires. Formation en administration de programmes et/ou de projets.
Expérience
Minimum de six ans d’expérience dans le domaine de l’appui administratif, dont la majorité dans le domaine de l’appui budgétaire et de l’administration de programmes et de projets. Expérience du travail avec un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP), en particulier les modules de suivi et de gestion des programmes.
Langues
Excellente maîtrise de l’anglais. Connaissance pratique d’une autre langue officielle de l’Organisation ou d’une langue nationale officielle du lieu d’affectation.
Connaissances et compétences (techniques/comportementales)
Bonne connaissance de l’administration de programmes et/ou de projets.
Bonne connaissance de la gestion axée sur les résultats (RBM).
Connaissance et compréhension de la nature substantielle des programmes et activités de l’OIT.
Connaissance des méthodes et techniques d’évaluation de la qualité et de l’efficacité de l’exécution des processus.
Bonne connaissance des logiciels informatiques (y compris les logiciels de traitement de texte, de tableur et de présentation) tels que Microsoft Office.
Outre les compétences de base de l’OIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage des connaissances, orientation vers le client, communication, orientation vers le changement, responsabilité des performances, orientation vers la qualité, collaboration], ce poste requiert.. :
