L’IRC recrute pour ce poste (23 Février 2023)

L’International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933, l’IRC offre des soins vitaux et une assistance qui changent la vie des réfugiés et des personnes déplacées de leur propre pays et forcées de fuir la guerre et les catastrophes.

L’IRC travaille en République démocratique du Congo depuis 1996 en vue de répondre aux besoins humanitaires des populations affectées par les conflits armés à l’est du pays. Actuellement, IRC travaille dans les secteurs de la sante, de la gouvernance et reconstruction communautaire, de la protection et autonomisation des femmes, des réponses aux urgences, de protection de l’enfance et de l’éducation.

Description du poste

Sous la supervision du GSCM Nord-Kivu, le/la Procurement Assistant a pour responsabilités principales d’organiser les achats des services et des biens de l’organisation dans le strict respect des procédures et politiques d’achats mises en place par IRC et ses bailleurs des fonds. Le/la Procurement Assistant est la personne opérationnelle de la chaine d’approvisionnement. Il (elle) sera basé à BENI

Processus d`achats des biens et des services et gestion des contrats.

Le Procurement Assistant a la charge de :

•  Centraliser et traiter les demandes d’achat des services et des biens non médicaux approuvées à travers le logiciel de traitement des approvisionnements en ligne (BvA),
•  Elaborer les demandes de quottions ;
• En collaboration avec les demandeurs et le comité d’achat, préparer, publier et gérer les documents critiques d’approvisionnements y compris les RFQ et les RFP, les grilles d’analyses des offres, conformément aux procédures de IRC et des bailleurs de fonds et les soumettre au GSCM.
• Mener les négociations transparentes et documentées auprès des fournisseurs pour assurer qu’IRC est en train d’acheter au prix le plus réaliste possible.
• Elaborer et suivre les bons de commande de marchandises, services et travaux édités au sein de la base de Beni.
• Tenir à jour le registre de suivi des contrats tout en assurant un suivi des livraisons.
• En collaboration avec le contract Officer, assure que les accords-cadres MSA/MPA et les autres contrats sont renouvelés en temps.
• Informer les différents départements sur le traitement de leurs demandes ;
• Contrôler la compliance des dossiers d’achat et élaborer les demandes de paiements avant transmission à la finance, s’assurer que l’ensemble des pièces sont valides quantitativement et qualitativement conformément à la check list.
• Tenir à jour l’archivage des dossiers d’achats sur Box conformément au SOP en place

Gestion des fournisseurs 

Il (elle) a la charge de :

• La tenue de la documentation des performances des fournisseurs ;
• Le développement des fournisseurs à travers des séances de sensibilisations ;
• Le développer des relations stratégiques avec les fournisseurs ;
• Le suivi des indicateurs de performance clés pour l`évaluation des performances + suivi ;
• Il (elle) s`assure qu`à travers un panel composé du comité d`évaluation des dossiers des appels d`offres, que les fournisseurs reçoivent, de manière documentée, des feedbacks sur leurs performances et la qualité de leurs prestations.
• Il (elle) s`assure être au courant et applique les règles et règlements des donateurs concernés
• Il (elle) comprend la stratégie d’approvisionnement par catégorie développée dans le mécanisme de MPA/MSA

Gestion des Hébergements

• Procéder au booking du logement dans les hôtels après réception des TAR approuvés
• Rappeler les hôtels 24 heures avant l’arrivée des visiteurs afin de confirmer les réservations.
• Informer tous les visiteurs sur les couts pris en charge par l’IRC auprès des hôtels et ceux à prendre en charges par les visiteurs eux-mêmes
• Effectuer de visites d`inspections auprès des hôtels afin de s’assurer de la qualité du service réservé aux visiteurs
• S`assurer que les visiteurs sont logés dans les hôtels retenus dans le cadre de l’Accord Cadre d’Achat de service de l’hôtellerie. Toute réservation en dehors de ce cadre doit requérir l’approbation préalable de la direction des opérations
• Mettre en place une fiche d’évaluation de services fournis par les hôtels et dresse un rapport chaque trois mois à l’attention du GSC Manager.

Négociations

Il (elle)  est en charge de :

• L`implémentation de la stratégie de négociation exigée dans le processus des achats de la base de Beni;
• Conduire des négociations et développer le procès-verbal après négociation ;
• Fournir des conseils de lors des négociations des prix à travers le comite de gestion ;

La finances, conformité aux normes d’IRC et des bailleurs

Il (elle) est en charge de :

• La conformité comptable avant chaque paiement ; il s`assure que les dossiers des paiements sont conformes à la demande d`achats des biens et services ;
• La documentation de financement / approvisionnement ;
• Respect des règles et règlements des bailleurs de fonds.
• Procédure de diligence raisonnable.
• Vérification ATC.
• Méthodes de prévention de la fraude suivant les procédures de control d’IRC.

Gestion d’équipe

ü  Supervision des Clenears

Qualifications

1. Qualification minimum requise : Diplôme de Bac en gestion de Matériels/Passation de marché/Logistique,
2. Expérience d’au moins de deux années dans la passation de marché et/ou de la logistique dans une organisation internationale.

Compétences & Aptitudes Techniques :

• Avoir une connaissance de l’outil informatique exigée (Excel, Word, power point, Outlook, etc.)
• Avoir une connaissance pratique des procédures logistiques et pratiques de passation de marché est un atout ;
• Avoir une bonne capacité organisationnelle et de planification ;
• Capacité à entretenir des relations professionnelles efficaces à tous les niveaux ;
• Avoir une grande capacité d’organisation, de négociation et de travail en équipe ;
• Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y compris du vocabulaire des affaires ; maîtrise de l’anglais et du Swahili est souhaitable ;
• Niveau prouvé d’intégrité et de bonne réputation dans le processus d`achat des biens et des services avec les vendeurs ;
• Capacité de diriger les équipes ;
• La gestion du changement ;
• Capacité de gérer les risques Supply chain ;
• Collaboration multifonctionnelle ;
• Réflexion stratégique ;
• Communication efficace ;
• Capacité de résolution de problèmes ;
• Approche orientée vers le résultat ;

Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY – Standards de conduite professionnelle.  Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité.

Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude.

Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.

Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l’égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l’origine nationale, la religion, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’âge, l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant ou le handicap. IRC s’est également engagé à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d’œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages de soutien.

CV à soumettre en anglais ou français

Nous veillerons à ce que les personnes vivant avec un handicap bénéficient d’aménagements raisonnables pour participer au processus de recrutement, pour exécuter des fonctions professionnelles cruciales et pour recevoir d’autres avantages et privilèges d’emploi. Veuillez nous contacter pour toute information relative à cette disposition.

PRESENTATION DU DOSSIER

• Lettre de demande d’emploi (Maximum 1 page)
• Curriculum Vitae à jour avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse électronique d’au moins trois références professionnelles dont une référence professionnelle de RH et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple  » mon superviseur direct  » etc.) (Maximum 3 pages);
• Copie des diplômes, attestations de services rendus et recommandations provenant uniquement d’anciens employeurs
• Copie d’une pièce d’identité
• Copie de la carte de demandeur d’emploi livrée par l’ONEM (pour les candidats sans emplois)

DEPOT DES CANDIDATURES :

Du 22 février 2023 au 01 Mars 2023 à 16h30

NOTA BENE : OFFRE PUBLIEE EN INTERNE ET LOCALEMENT

•  Nous vous encourageons par conséquent à soumettre votre candidature le plus rapidement possible, sans attendre la date de fin de la publication.
•  Seules les personnes dont la candidature aura retenu l’intérêt d’IRC seront contactées pour la suite du processus.
•  Tout dossier de candidature non retenue sera détruit. Par conséquent, veuillez ne pas remettre d’originaux à IRC.
•  IRC se réserve le droit de demander à voir les originaux des documents fournis par les candidats qui seront retenus.

 « Il est porté à la connaissance des candidats qu’IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et aux pratiques de notre organisation. »

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