L’International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou une catastrophe. Au travail aujourd’hui dans plus de 40 pays et 22 villes américaines, nous redonnons sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées et qui luttent pour survivre. L’IRC ouvre la voie du mal à la maison.
Nous recrutons pour combler le poste ci-dessous :
Titre du poste : agent d’entrepôt (pharmacie)
ID de la demande : req27306
Lieu : Maiduguri, Borno
Secteur : Chaîne d’approvisionnement
Ouvert aux expatriés : Non
Type d’emploi : Emploi à temps plein
Catégorie : Régulier
Aperçu du poste / Résumé
- Le département de la chaîne d’approvisionnement mondiale soutient le travail de l’organisation en fournissant un développement d’applications et des opérations fiables et évolutives pour les bureaux de l’IRC aux États-Unis et dans le monde, en ce qui concerne l’approvisionnement, les actifs, l’inventaire et la gestion des politiques GSC de l’IRC.
- Sous la supervision directe du Senior Pharmacy Manager et indirectement du responsable logistique, avec référent technique au SCC, le responsable de l’entrepôt pharmaceutique sera basé à Maiduguri et sera responsable de :
- Superviser, gérer et vérifier les activités quotidiennes des entrepôts pharmaceutiques des systèmes d’inventaire des médicaments pour s’assurer que les inventaires sont stockés pour répondre aux besoins des soins aux patients tout en minimisant les coûts, obsolètes et pour promouvoir l’efficacité, gérer les processus de stockage des stocks à coût élevé/faible utilisation pour réduire les coûts et coordonner l’inventaire sur tous les sites d’utilisation.
Principales responsabilités
Politiques, procédures et coordination :
- Comprendre, mettre en œuvre et / ou maintenir les politiques et procédures standard de gestion des stocks IRC
- S’assure que tous les produits pharmaceutiques achetés via la chaîne d’approvisionnement doivent être reçus par la chaîne d’approvisionnement dans l’entrepôt en coordination avec le personnel du programme avant d’être livrés ou collectés par le programme demandeur
- S’assure que tous les produits pharmaceutiques stockés dans l’entrepôt de l’IRC doivent être libérés par le personnel autorisé de l’IRC
- S’assure que tous les articles de la chaîne du froid doivent toujours être conservés dans de bonnes conditions de stockage et seront donc préparés à la dernière minute juste avant l’expédition
- S’assure que les produits mis en quarantaine doivent être stockés dans une zone verrouillée séparée qui peut être subdivisée en différentes zones pour les différents types de produits mis en quarantaine (qui doivent être étiquetés en conséquence)
Tâche clé :
- Maintenir l’adéquation des conditions de stockage
- Aide aux inventaires physiques
- Aide à la préparation des commandes et à l’emballage des différentes structures de santé (emballage, transport…)
- Signaler les écarts
- Surveiller la sécurité du stockage et des fournitures d’IRC
- Gérer et documenter la réception, la manutention, le stockage, la libération et la déclaration des marchandises via le ou les entrepôts IRC.
- Informer le superviseur d’une éventuelle rupture de stock.
- Gérer les travailleurs occasionnels dans l’entrepôt.
- Assurer l’entretien du ou des bâtiments, aménagements et équipements de l’entrepôt.
- Mettre en œuvre et assurer des procédures de sécurité claires.
- Mettre en œuvre et garantir des procédures de chargement/déchargement claires et des procédures de stockage et de rotation correctes (FIFO).
- Informer le responsable pharmaceutique principal/le responsable de la logistique/le responsable de la chaîne d’approvisionnement des problèmes ou des améliorations spécifiques à l’entrepôt.
- Tenir à jour le livre d’activités de l’entrepôt en enregistrant toutes les réceptions et activités sortantes et entrantes.
Réception et stockage des marchandises :
- Vérifiez le nombre de colis par rapport au manifeste de fret, vérifiez les emballages et les caisses, et informez le responsable principal de la pharmacie/SCC de tout problème (marchandises manquantes ou endommagées, etc.).
- Assurez-vous que l’inspection de la qualité est effectuée par le secteur demandeur à la fois physiquement et dans le système avant d’afficher l’accusé de réception du produit.
- Remettez le manifeste de fret, la liste de colisage / bordereau d’expédition et le certificat des articles reçus au Senior Pharma Manager, afin de centraliser le classement de ces documents.
- Mettez régulièrement à jour les fiches de stock et les fiches Bin.
- Assurez-vous que tous les articles sont bien organisés et correctement rangés, bien protégés, bien identifiés et facilement accessibles (propreté, sécurité, accès, etc.).
Gestion des stocks & Préparation des articles sortants :
- Effectuer la rotation des stocks par FIFO/FEFO pour s’assurer qu’aucun produit ne périme sur le stock ou ne devient obsolète.
- Vérifier la liste de cueillette présentée par le programme avant d’emballer pour la distribution aux sites de terrain
- Assurez-vous que les marchandises et l’équipement sont signés pour réception sur le formulaire de demande (consommables de bureau) ou la lettre de voiture (tous les autres articles).
- S’assurer que les zones d’expédition (par destination) sont clairement identifiées ; stocker les marchandises sur des étagères ou des palettes (si nécessaire), de manière propre, rangée et facilement accessible.
- Emballer (en fonction du mode de transport choisi), peser et étiqueter le fret (destination, nombre d’unités d’expédition, numéro de lettre de voiture, poids et mode de transport) et attribuer un numéro d’expédition à chaque colis, conformément aux instructions du Responsable pharmaceutique senior/responsable logistique.
- Mettre à jour le registre WH et les fiches d’inventaire immédiatement après le déplacement des stocks vers leurs emplacements d’inventaire
Gestion et administration des stocks :
- Assurez-vous que toutes les informations nécessaires sont correctement et intégralement enregistrées sur les fiches de stock : code IRC, numéro de lot, date de péremption, date de réception ou de livraison, solde de stock (entrant/sortant), numéros de référence des documents de réception et de livraison.
- Compléter tous les processus de réception des produits dans Integra et l’affichage requis lors de la réception du stock
- En collaboration avec le Pharma Manager/Log Manager senior, effectuer des inventaires physiques conformément à la fréquence définie dans le SOP
- Informez le responsable principal de la pharmacie lorsque le stock de marchandises approche du seuil minimum ou maximum et fournissez régulièrement au responsable principal de la pharmacie et au coordinateur de la santé une liste des articles avec des dates de péremption dans les six prochains mois.
- Surveiller la température de l’entrepôt et s’assurer que les produits nécessitant une chaîne du froid (vaccins) sont toujours stockés à une température appropriée (entre +2°C et +8°C) – enregistrer manuellement T deux fois par jour – Signaler tout écart, en utilisant la chaîne du froid rapport d’infraction.
- Préparer les boîtes de la chaîne du froid conformément au SOP de la chaîne du froid
- S’assurer de la disponibilité d’un nombre suffisant d’accumulateurs de froid et de conteneurs propres de la chaîne du froid pour les activités.
- Assurer le nettoyage, le dégivrage et l’entretien des réfrigérateurs
- Gestion des déchets médicaux : préparez la liste des médicaments et articles périmés et informez le responsable pharmaceutique principal/SCC et le coordinateur de la santé. Assurer un stockage sûr des médicaments/articles périmés.
Rapport :
- Préparer un rapport hebdomadaire/mensuel des mouvements de marchandises (entrant/sortant) dans l’entrepôt et soumettre un rapport au responsable principal de la pharmacie/responsable logistique
- Informer immédiatement le Senior Pharma Manager de tout problème survenu dans le cadre des travaux, notamment en cas de dégradation, perte, tentative d’effraction ou vol dans l’entrepôt.
- Effectuer une inspection de routine des stocks et soumettre un rapport au directeur principal de la pharmacie/responsable de la logistique en temps opportun
Autres:
- Réaliser diverses tâches d’entretien
- S’assurer que l’entrepôt est maintenu en bon état (nettoyage).
- Pour vérifier et contrôler l’infestation de ravageurs
- Conserver et classer tous les documents WH (réception, expédition, formulaires de réclamations, activités de maintenance et étalonnage des thermomètres, registre WH, registres de nettoyage, etc.)
Relations de travail clés
- Le poste relève du directeur principal de la pharmacie
- Le poste supervise directement : magasinier, travailleurs occasionnels, stagiaire Pharma WH
- Reporting indirect : responsable de la logistique
- Référent technique : Coordinateur Supply Chain
Qualifications
- Éducation : Baccalauréat en pharmacie ou équivalent en logistique, entreposage pharmaceutique, administration des affaires ou domaine connexe
- Expérience de travail : 3 à 4 ans d’expérience de travail dans les opérations de la chaîne d’approvisionnement (entrepôt/actif).
- Expérience antérieure de travail dans un poste d’agent de logistique, d’inventaire ou d’entrepôt dans un environnement multiculturel.
- Environnement de travail : Le poste travaillera dans le bureau de terrain de Maiduguri avec des déplacements et un soutien possibles aux bureaux de base, l’agent d’inventaire pharmaceutique doit avoir un haut niveau de flexibilité et de force pour pouvoir travailler sous pression et respecter les délais avec une forte capacité de multi – Capacité à travailler, esprit d’équipe et capacité à résoudre des problèmes.
Force/compétences :
- Capable de travailler dans des situations de haute pression, de résoudre des problèmes et de résoudre des conflits.
- Capable d’organiser le travail de manière autonome, de hiérarchiser les tâches et de gérer son temps.
- Solides compétences interpersonnelles, capacité à encadrer et à soutenir les autres et sens aigu de l’intégrité personnelle.
- Motivé, honnête, hautement responsable et ponctuel.
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite, anglais courant écrit et parlé
- Compétences informatiques avancées (MS Word, Excel, PowerPoint et Outlook). Compétence en base de données et GPS et atout
- L’IRC et les travailleurs de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans IRC Way – Normes de conduite professionnelle. Ce sont l’intégrité, le service et la responsabilité. Par ces valeurs, l’IRC applique et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement au travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.
