L’International Rescue Committee (IRC) recrute pour ces 03 postes (25 Janvier 2023)

Informations sur l'emploi

Titre du Poste : 03 postes

Lieu du Travail : Mali

Description de l'emploi

L’International Rescue Committee a été fondé en 1933 à l’initiative d’Albert Einstein pour aider les opposants à Adolf Hitler. L’IRC aide les personnes victimes de persécutions raciales, religieuses et ethniques, aussi bien que celles touchées par la guerre et la violence.

POSTE 1 : Senior Manager Partenariats

Responsabilités principales : 
 
Stratégie et approche du programme 
• En collaboration avec l’équipe de Direction, co-faciliter et soutenir la mise en œuvre des actions prioritaires de partenariat du Plan d’action stratégique (SAP IP), y compris des processus d’analyse solides des parties prenantes et des décisions éclairées pour évaluer si le fait de travailler en partenariat avec des acteurs locaux de la société civile, du gouvernement et du secteur privé ou de mettre en œuvre des services directement (ou les deux) produira les meilleurs résultats pour nos clients.
• Collaborer avec les coordinateurs techniques pour identifier de manière proactive les partenariats potentiels avec les organisations locales et nationales, y compris celles qui sont dirigées par des femmes et servent les femmes et les filles.
• Soutenir les réflexions visant à accroître la capacité de l’IRC à s’engager avec des partenaires stratégiques, en modélisant des approches de partenariat efficaces, en particulier avec les acteurs locaux, en mettant l’accent sur la responsabilité mutuelle, le partage et l’apprentissage ;
 
Promouvoir des partenariats efficaces
 
• En collaboration avec la Coordinatrice Grants, faciliter le processus de préqualification des partenaires pour des alliances potentielles sur les opportunités de financement.
• Guider les processus de cartographie et de sélection des partenaires en accord avec la stratégie de l’IRC au Mali, en se concentrant sur l’identification des organisations dirigées par des femmes.
• Former le personnel clé du bureau de pays et des partenaires sur les processus de partenariat et promouvoir un retour d’information systématique des partenaires sur la gestion par l’IRC de la relation de partenariat, y compris la documentation et la réponse au retour d’information des partenaires. 
• Collaborer avec les coordinateurs techniques dans la recherche proactive d’alliances stratégiques avec des organisations internationales pour des réponses complémentaires et communes.
 
Gestion des partenaires
 
• Travailler avec les coordinateurs techniques et le DDP et la Coordinatrice Grants pour s’assurer que la conception du programme et les décisions de Go/ No Go sont cohérentes avec la stratégie de partenariat. 
• Conseiller les équipes de programme sur les accords/modalités de partenariat appropriés avec les partenaires en fonction de la portée du travail prévu, en intégrant les exigences de conformité et les conditions spéciales identifiées par les processus d’examen et de PPCR, et soumettre les MOA sur OTIS pour examen par les équipes RPST et de conformité. 
• Engager de manière proactive les partenaires dans les efforts de développement du programme, notamment en soutenant les communications des partenaires pendant les processus de développement des propositions et en veillant à ce que les processus de partenariat de l’IRC pour le développement des propositions soient suivis.
• Coordonner et codiriger les processus de vérification de l’identité et des antécédents des partenaires (Vetting), y compris la rédaction du rapport pour approbation.
• Coordonner et codiriger les processus d’examen des capacités des projets des partenaires (PPCR), notamment en contribuant à l’analyse et à la gestion des risques en collaboration et en les facilitant.
• Déterminer le type d’accord de partenariat approprié et rédiger l’accord, en tenant compte des résultats de la diligence raisonnable et des exigences spécifiques du projet et du donateur, en assurant la liaison avec le siège pour examen et approbation (et en obtenant les approbations du donateur et internes si nécessaire). 
• Co-diriger les réunions d’ouverture, de révision et de clôture des projets de partenariat en collaboration avec le coordinateur technique.
• Assurer la liaison avec les services financiers pour garantir le transfert des fonds en temps voulu et un suivi et un soutien financiers adéquats pour les partenaires ; travailler avec les services financiers pour résoudre les problèmes de paiement et proposer des coûts non autorisés au GTS.
• Co-diriger l’examen des performances des partenaires, de l’IRC (y compris sur la base des commentaires des partenaires) et des partenariats, y compris les succès, les défis et les leçons apprises, en encourageant des partenariats continus au-delà du cycle du projet de sous-subvention.
• En collaboration avec les départements concernés, suivre le calendrier des rapports, examiner les rapports financiers et narratifs et les documents justificatifs des partenaires pour s’assurer de la conformité avec les accords de partenariat, les règles des donateurs, les politiques et procédures de l’IRC, et fournir un retour d’information aux partenaires, le cas échéant.
 
Soutien aux partenaires et renforcement des capacités
• Accroître les efforts pour renforcer la compréhension et l’application de PEERS et des principes, compétences et approches de partenariat dans tous les départements.
• Comprendre les priorités des partenaires en matière de renforcement des capacités en veillant à ce que l’IRC identifie les opportunités et planifie le soutien. Coordonner le soutien au développement organisationnel des partenaires.
• Promouvoir et identifier les moyens d’apprentissage continu entre le personnel de l’IRC et les partenaires.
• Assurer la mise en œuvre des plans de renforcement et de suivi des partenaires par tous les départements concernés (chaîne d’approvisionnement, domaines techniques, finances, suivi et évaluation) afin qu’ils puissent mettre en place des systèmes et des capacités de gestion financière et de la chaîne d’approvisionnement conformes aux réglementations des donateurs et aux procédures de l’IRC.
 
Gestion de l’information et communication 
• S’assurer que tous les dossiers des partenaires de l’IRC sont conservés et classés dans la boîte de l’IRC et conformément au système de classement défini.
• S’assurer que toutes les sous-subventions sont mises à jour et conservées dans le système de suivi et de mise en œuvre des opportunités (OTIS) de l’IRC.
• Contribuer à la collecte des enseignements tirés des partenariats et les diffuser au sein de l’IRC afin de soutenir les processus de partenariat, les méthodes de travail, la stratégie et l’orientation de l’organisation.
 
Exigences du poste : 
 
• Diplôme universitaire en sociologie, sciences sociales, études de développement ou gestion de projet, communication, ou un domaine similaire.
• Au moins 5 ans d’expérience pertinente dans la gestion de programmes et/ou de subventions. 
• Expérience avérée du travail avec des partenaires nationaux et internationaux, y compris, mais sans s’y limiter, des organisations non gouvernementales, des acteurs gouvernementaux et des entités du secteur privé. Une expérience de travail en consortiums est souhaitable.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais, et capacité à adapter le langage et le ton à différents publics et besoins.
• Compétences interpersonnelles avérées, jugement sûr, planification, gestion des relations, organisation et facilitation.
• Expérience de la gestion financière et du travail avec des budgets.
• Connaissance préalable des donateurs et bonne compréhension de la mise en œuvre et de la gestion des diverses exigences de conformité des donateurs dans le contexte du partenariat.
• Capacité à travailler avec des priorités concurrentes, à respecter des délais exigeants et à travailler sous pression.
• Capacité d’apprendre, d’être proactif et d’être orienté vers les solutions.
• Bonne compréhension et utilisation de la suite Microsoft Office.
• Flexibilité pour s’adapter à l’évolution des besoins.
• Une expérience de l’IRC est un atout.

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POSTE 2 : Manager Grants

Responsabilités principales : 
 
Gestion des subventions
• Avec le soutien de la Coordinatrice Grants, coordonner l’élaboration de rapports narratifs de haute qualité et des annexes connexes avec les équipes concernées, y compris en agissant en tant que rédacteur principal si nécessaire.
• Assurer le suivi efficace des subventions en cours avec la mise à jour régulière des outils de suivi standard et internes (OTIS et le tracker de suivi des subventions) et leur diffusion à tous les collègues concernés. 
• Fournir des conseils techniques sur les règlements de l’IRC et des donateurs pour assurer la conformité à travers l’IRC Mali, en soulevant et en résolvant les problèmes de manière proactive.
• Gérer toutes les échéances de rapports, et coordonner et consolider les rapports si nécessaire pour s’assurer que les documents sont de la plus haute qualité et conformes aux exigences des donateurs.
• Contribuer de manière proactive aux réunions du cycle de projet en collaboration avec les chefs de projet concernés afin de garantir une mise en œuvre de qualité et en temps voulu du projet.
• Contrôler et soutenir les outils de gestion des subventions/projets tels que FM01, BvA, PCM et OTIS pour assurer un suivi précis des opportunités, des rapports et des ajustements programmatiques tout au long du cycle de vie du projet.
• Fournir des conseils techniques sur les règlements de l’IRC et des donateurs pour assurer la conformité à travers l’IRC Mali, en soulevant de manière proactive et en résolvant les problèmes.
• Gérer toutes les échéances de rapports, et coordonner et consolider les rapports si nécessaire pour s’assurer que les documents sont de la plus haute qualité et conformes aux exigences des donateurs.
• Agir en tant que point focal pour les collègues du siège chargés de l’administration des subventions et de la conformité, y compris le maintien des soumissions dans le système de suivi de la gestion des opportunités en ligne de l’IRC (OTIS).
• En collaboration avec le coordinateur des subventions, assurer la formation du personnel de l’IRC Mali sur les rapports.
• Collaborer avec l’équipe chargée des subventions et des partenariats
• Effectuer d’autres tâches qui pourraient être assignées par le coordinateur des subventions et l’équipe de direction.
 
Conformité
• Maintenir une connaissance complète et à jour des directives des donateurs relatives au portefeuille du Mali, y compris mais sans s’y limiter : BHA, ECHO, SDC, SIDA, DG INTPA.
• En collaboration avec le coordinateur des subventions, fournir une formation au personnel de l’IRC sur la conformité et les exigences de conformité spécifiques aux donateurs.
• Assurer le signalement immédiat des problèmes de conformité présumés par le biais des mécanismes de signalement appropriés.
 
Gestion de l’information 
• Agir en tant que gardien de la documentation des connaissances institutionnelles et des activités de programme en coordination avec les superviseurs et coordinateurs de secteur concernés. 
• Maintenir des dossiers électroniques complets pour les programmes et s’assurer que les collègues de l’IRC ont accès aux dossiers et informations pertinents.
 
Communication et visibilité
• Appuyer le coordinateur des subventions dans la représentation de l’IRC au Mali en préparant des fiches d’information, des résumés de projets, ou tout autre type de document demandé. 
• Appuyer le coordinateur des subventions et le chargé de communication pour renforcer la visibilité de l’IRC au Mali en soutenant la mise en œuvre d’activités de communication externe. 
 
Relations avec les donateurs et communication
• En consultation avec le coordinateur des subventions, assurer la liaison avec les donateurs et les donateurs potentiels, ainsi qu’avec les autres partenaires opérationnels, notamment en participant à des réunions et en représentant l’IRC et ses intérêts en entretenant des relations positives et constructives.
• En coordination avec les collègues concernés, répondre aux demandes d’information des donateurs sur la conformité et répondre aux questions de conformité des donateurs, le cas échéant.
• S’assurer que les membres du personnel concernés sont au courant de toutes les communications des donateurs, des changements de réglementation et des réunions ou événements.
• Soutenir le développement des mises à jour/communications du programme pour une diffusion externe. 
• Faciliter et participer aux visites et/ou aux réunions des donateurs.
 
Exigences du poste : 
 
• Bachelor ou Diplôme équivalent en affaires internationales, développement, économie politique internationale ou autre sujet pertinent.
• 2 à 3 ans de travail dans la gestion des subventions et le développement/la conception de propositions et d’activités.
• Connaissance des règlements de conformité des donateurs (BHA, USAID, ECHO, DG INTPA, etc.)
• Expérience antérieure réussie dans l’élaboration de projets et de rapports aux donateurs.
• Bon communicateur avec de fortes capacités d’organisation, de gestion du temps et d’analyse.
• Maîtrise de l’anglais, parlé et écrit
• Solides compétences en matière de rédaction et d’édition, avec un grand souci du détail.
• Souci du détail avéré, capacité à suivre les procédures mais aussi à faire preuve d’initiative, à respecter les délais et à travailler de manière indépendante et en collaboration avec les membres de l’équipe.
• Flexibilité pour s’adapter aux exigences et aux circonstances changeantes
• Capacité à jongler avec des priorités concurrentes, à respecter les délais et à travailler sous pression dans un environnement peu sûr.
• Aptitude à s’adapter à un contexte différent en ce qui concerne la sécurité, la culture, le climat ou les questions de santé
• Volonté de voyager 
• Engagement envers les droits des femmes et la vision, la mission et les valeurs de l’IRC, y compris la sensibilité aux contextes culturels.
• Connaissance préalable des donateurs et bonne compréhension de la mise en œuvre et de la gestion des diverses exigences de conformité des donateurs dans le contexte du partenariat.
• Capacité à travailler avec des priorités concurrentes, à respecter des délais exigeants et à travailler sous pression.
• Une expérience de l’IRC est un atout.

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POSTE 3 : Coordinateur/trice de Terrain

Responsabilités principales : 
 
Programme
• S’assurer que les programmes sont mis en œuvre dans les délais, dans le respect du budget, selon les normes élevées requises et conformément à l’attribution du donateur.
• S’assurer que des structures et des activités appropriées de M&E et de CRM soutiennent toutes les activités du programme.
• Assister chaque responsable de programme et d’unité opérationnelle par des conseils et un soutien technique. S’assurer que les équipes du programme et des opérations reçoivent un soutien et un suivi de la part des départements de Bamako.
• Voyager régulièrement pour superviser et suivre les progrès sur tous les sites du programme. Préparer et distribuer des notes de visite sur le terrain avec les principales conclusions, les points d’action convenus, le calendrier d’exécution et les responsables de l’exécution.
• Rechercher continuellement et vigoureusement de nouvelles opportunités de programmes pertinents.
• Comme l’exigent les contrats des donateurs, le coordinateur de terrain s’assurera que les rapports sur les activités du projet sont élaborés et soumis à temps à Bamako et que les rapports fournissent le niveau de détail requis pour respecter les engagements envers les donateurs.
• Le/La coordinateur/trice de terrain jouera un rôle important dans le développement des propositions des donateurs pour son site. Il s’assurera que les propositions sont soutenues par :
o des évaluations opportunes et solides,
o des budgets de programmes qui reflètent l’environnement opérationnel et les besoins du site, et des plans d’activités réalistes.
 
Mise en œuvre des politiques
• Assurer la mise en œuvre cohérente de toutes les politiques, manuels et procédures de l’IRC/Bamako.
• S’assurer que les politiques de l’IRC WAY et de l’organisation sont mises en œuvre avec précision, et que les employés savent comment faire part de leurs préoccupations.
• S’assurer que tout le personnel participe à la formation obligatoire, en particulier en ce qui concerne la sensibilisation à l’égalité des sexes, la sauvegarde, l’ESE, la sensibilisation à la fraude/prévention, et la sûreté et la sécurité.
 
Chaîne d’approvisionnement
• Superviser le Département logistique du bureau de terrain et le fonctionnement de la chaîne d’approvisionnement, y compris la planification des achats, l’achat de biens et de services, leur transport et leur stockage,
• Assurer le maintien d’un système de supervision et d’identification de tous les actifs de l’IRC.
• S’assurer que tous les contrats avec les fournisseurs et les vendeurs sont entièrement légaux et protègent l’IRC autant que possible.
• Assurer l’organisation, la planification et l’entretien de la flotte et des équipements ainsi que le fonctionnement des moyens de communication appropriés au bureau de terrain.
• Assurer l’installation/la réhabilitation/le fonctionnement adéquat des locaux de la base (bureau/maison d’hôtes)
 
Gestion des ressources humaines
• Superviser et motiver les subordonnés directs, assurer le suivi de leurs performances et fournir un encadrement pour garantir les performances et le développement du personnel.
• Fournir des conseils et un soutien dans la résolution des problèmes de relations avec les employés. Avec le soutien des RH, prendre les mesures disciplinaires appropriées conformément aux politiques des RH de l’IRC.
• Veiller à ce que le recrutement de nouveaux membres du personnel ait lieu rapidement ;
• Déléguer les tâches du programme d’une manière responsable. Assurer le leadership, promouvoir des relations de travail professionnelles et inspirer les membres du personnel pour qu’ils dirigent leur personnel et leurs programmes dans le respect du budget et des objectifs.
• Organiser des réunions individuelles toutes les deux semaines avec l’équipe centrale du site et conserver la documentation de la discussion pour assurer le suivi.  
• Organiser une réunion mensuelle de tous les responsables dans le bureau de terrain, et documenter la discussion pour assurer le suivi, y compris la documentation des points d’action convenus, des responsables désignés et des délais de mise en œuvre des points d’action convenus.
 
Gestion financière
• Assurer la supervision des questions financières et administratives sur le site, y compris l’approbation des dépenses en espèces, le maintien des opérations avec le budget de fonctionnement, l’approbation des salaires, les frais de voyage et les questions de bureau.
• S’assurer que le bureau de terrain se conforme aux directives et aux exigences de l’IRC et des donateurs.
• S’assurer de la ponctualité et de l’exhaustivité des rapports financiers du bureau de terrain – rapports financiers internes et gouvernementaux.
• Contrôler et gérer le budget alloué au bureau de terrain par les donateurs sous forme de subventions/contrats pour la mise en œuvre du programme en temps voulu.
• Examiner le rapport BvA et s’assurer que le budget des subventions/contrats de santé est utilisé et dépensé.
• S’assurer que l’exposition/les risques financiers sont signalés en temps utile.
• Faciliter et soutenir les activités de suivi financier dans votre bureau de terrain respectif.
• Assurer la mise en œuvre et l’application de la politique financière de l’IRC, y compris la matrice d’autorisation du CP.
• S’assurer que les exigences réglementaires financières du gouvernement (impôt sur le revenu, impôt sur le travail, pension, etc.) sont collectées et liquidées ou traitées en temps utile.
 
Gestion du personnel
• Organiser des réunions bihebdomadaires en tête-à-tête avec les membres de votre équipe principale et de votre équipe de subordination directe, documenter les notes de discussion pour le suivi, et les récupérer au besoin.   
• Organiser des réunions mensuelles de tous les responsables dans votre bureau de terrain respectif, consigner les notes de discussion pour le suivi et les récupérer si nécessaire.   
• Effectuer régulièrement des visites sur le terrain pour voir les activités sous votre responsabilité, soumettre des rapports de visite, convenir des points d’action et attribuer aux responsables des échéances pour la mise en œuvre et le contrôle/suivi de tous les points d’action.
 
Sécurité et sûreté
• Surveiller l’environnement de sûreté et de sécurité, et s’assurer que toutes les informations pertinentes sont partagées avec les parties prenantes internes et externes appropriées.
• Soutenu par le coordinateur principal de la sûreté et de la sécurité basé à Bamako, développer et mettre en œuvre des politiques de sûreté et de sécurité pour répondre aux conditions locales.  
• Coordonner la planification et les systèmes de sécurité avec les ONGI locales, l’ONU, le RRS et les autorités.
• Assurer la mise en œuvre cohérente des politiques de l’IRC Global et Mali en matière de véhicules et traiter rapidement tout écart par rapport à la politique.
• Mener des discussions régulières afin d’identifier et de résoudre les problèmes liés au niveau de stress et au sentiment de sécurité du personnel.
 
Représentation
• Établir et maintenir une relation de travail positive avec les parties prenantes locales, les ONG, le gouvernement et l’ONU notamment en se réunissant régulièrement pour faire le point sur les activités de l’IRC.
• Rechercher activement la coordination et les relations de travail avec d’autres ONG et partenaires.
 
Rapports
• Le coordinateur de terrain est responsable de la soumission de rapports hebdomadaires et mensuels de haute qualité (couvrant les programmes, l’administration, les finances et la logistique) et de rapports ad hoc selon les besoins.
 
Coordination et communication
• Assurer une bonne coordination, une bonne collaboration et un bon travail d’équipe dans les bureaux locaux et entre les bureaux locaux et les autres parties prenantes clés.   
• Le coordinateur de terrain est un point focal pour les communications clés entre le bureau local, le siège et les autres partenaires clés.
• Il doit s’assurer qu’une communication efficace et efficiente existe au sein du bureau extérieur, de manière unilatérale et bilatérale, entre les différents départements et les principales parties prenantes.
 
Exigences du poste : 
 
• Un diplôme universitaire, troisième cycle ou un équivalent est préférable.
• 5 à 6 ans d’expérience connexe avec un diplôme de troisième cycle ou de premier cycle, respectivement.
• Au moins 4 ans d’expérience en management senior.
• Expérience du travail au sein d’une équipe diversifiée
• Expérience et compétences avérées en matière de gestion de haut niveau.
• Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion d’une ONG.
• Excellentes compétences en matière de rédaction de rapports français-anglais – normes des donateurs et excellentes compétences en matière de représentation.
• Bonne Connaissance des outils informatiques 
• Une expérience en gestion de projet est un plus
• Doit avoir d’excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.

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