L’International Rescue Committee répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. L’International Rescue Committee (IRC) recrute un Agent de la chaîne d’approvisionnement. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés contraints de fuir la guerre ou une catastrophe. À l’œuvre aujourd’hui dans plus de 40 pays et dans 22 villes américaines, l’IRC redonne sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées par un conflit ou une catastrophe. IRC ouvre la voie du mal au foyer.
CONTEXTE CONTEXTUEL
L’IRC est présent au Nigeria depuis 2012, date à laquelle l’organisation a répondu aux inondations dans l’État de Kogi. En février 2014, l’IRC s’est installé dans l’État d’Adamawa, dans le nord-est du Nigeria, pour fournir des interventions humanitaires à travers une approche multisectorielle et intégrée en faveur des populations touchées par le conflit. IRC Nigeria exploite désormais un bureau national à Abuja et des bureaux extérieurs à Mubi et Yola dans l’État d’Adamawa, à Maiduguri et Monguno dans l’État de Borno et à Damaturu dans l’État de Yobe. Actuellement, IRC Nigeria met en œuvre des programmes de soins de santé primaires, de nutrition, de santé environnementale, de protection et d’autonomisation des femmes, de protection, de protection de l’enfance, d’éducation, de sécurité alimentaire et de moyens de subsistance.
Aperçu/Résumé du poste
L’agent de la chaîne d’approvisionnement occupe un poste clé pour le succès et la mise en œuvre de programmes de qualité. IRC définit la chaîne d’approvisionnement comme les systèmes et fonctions nécessaires à la mise en œuvre efficace des programmes, y compris la planification, l’approvisionnement, la logistique, la gestion des stocks, la gestion des biens et des actifs ainsi que la gestion des véhicules et de la flotte.
Le responsable de la chaîne d’approvisionnement est chargé de soutenir les fonctions de la chaîne d’approvisionnement afin d’assurer l’approvisionnement et la livraison efficaces des fonctions de la chaîne d’approvisionnement dans le bureau extérieur.
Principales responsabilités
Sous la supervision directe du coordonnateur de projet avec les conseils techniques du coordonnateur principal de la chaîne d’approvisionnement ainsi que du coordonnateur de la chaîne d’approvisionnement, le titulaire du rôle sera responsable des tâches suivantes :
Planification de la chaîne d’approvisionnement
- Le responsable de la chaîne d’approvisionnement est chargé de travailler en étroite collaboration avec les parties prenantes internes et externes pour assurer une planification et une préparation efficaces de la chaîne d’approvisionnement afin de soutenir la mise en œuvre du programme. La planification de la chaîne d’approvisionnement comprend :
- Élaborer des plans d’approvisionnement pour les subventions actives, en collaboration avec les responsables du secteur et les parties prenantes internes/externes pour soutenir la mise en œuvre du programme. – Fournir un soutien au personnel du programme dans l’élaboration des prévisions d’articles. – Veiller à ce que les équipes du programme élaborent des plans de distribution pour les fournitures et les actifs des subventions clôturées dans les entrepôts.
- Assurez-vous que le service de la chaîne d’approvisionnement est doté d’un personnel suffisant et que les rôles et responsabilités de chacun ont des descriptions de poste claires.
- Préparer les plans d’approvisionnement, les plans d’entreposage, les plans de transport et les plans de distribution. – Mise en œuvre de toutes les SOP d’approvisionnement IRC
- Développer des stratégies d’approvisionnement et des relations avec les fournisseurs. – Surveiller le marché de l’offre et réaliser des études et des analyses de marché.
Approvisionnement
Assurer:
- Effectuer des analyses de marché en collectant, organisant et analysant des données de marché et des rapports financiers
- Élaborer et examiner régulièrement les plans d’approvisionnement et de distribution des subventions, en garantissant la résolution de tous les problèmes connexes en collaborant avec la direction de l’unité des programmes. – Élaborer et mettre en œuvre la stratégie de sourcing par catégorie
- Gérer les négociations avec les fournisseurs
- Diriger le processus d’appel d’offres en développant et en émettant des demandes de propositions (RFP) et en complétant un processus de demande d’achat.
- Entretenir des relations avec les fournisseurs et le personnel du programme – Préparer, examiner et utiliser les contrats d’approvisionnement, y compris les accords-cadres (MPA, MSA) pour les achats.
- Préparer et soumettre des rapports hebdomadaires/mensuels précis et en temps opportun sur la chaîne d’approvisionnement pour éclairer le processus de prise de décision.
- Maintenir la base de données des fournisseurs et garantir que les nouveaux fournisseurs sont téléchargés sur l’intégra avant toute transaction avec IRC.
Gestion des stocks, de l’entreposage et des actifs
Assurer:
- Contrôle des stocks, y compris stockage des médicaments, chaîne du froid, stock régulateur, stock de contributions en nature (CIK) et produits alimentaires
- Mettre en œuvre les politiques d’inventaire de l’IRC en ce qui concerne tous les éléments du projet, y compris l’inventaire tournant, les écarts de déclaration, l’assurance qualité pharmaceutique ainsi que les politiques de chaîne du froid, le cas échéant.
- Élaborer et garantir que les plans de distribution du matériel sont à jour et respectés. – Coordonner les procédures d’élimination des stocks
- Placement des plans de maintenance des actifs et des installations conformément aux politiques de l’IRC, y compris le processus de réparation et de couverture d’assurance.
- Effectuer une évaluation des besoins en actifs
- Gérer la cession d’actifs et de propriétés, ainsi que la gestion des enchères
- Veiller à ce que l’inventaire des subventions et le rapport sur les actifs soient exacts, régulièrement produits, examinés et approuvés avant la date de clôture de la subvention.
- Veiller à ce que les enregistrements et la documentation des actifs précis et à jour soient toujours disponibles.
Logistique et opérations de flotte
Le titulaire du rôle :
- Diffusion et respect des politiques de sécurité des véhicules par tous les utilisateurs des véhicules. Réaliser des évaluations des besoins en transport.
- Élaborer et surveiller les plans de déplacement de la flotte, les réparations des véhicules, les affectations des conducteurs, la sécurité des véhicules et la consommation de carburant.
- Développer une analyse des coûts de gestion des véhicules.
- S’assurer que le statut juridique de la flotte (dédouanement, immatriculation, permis, assurance) est à jour.
- Émission, examen et utilisation réguliers de rapports mensuels sur les véhicules pour éclairer le processus de prise de décision stratégique.
Conformité
- Identifier, documenter et signaler en temps opportun tout écart en matière de passation des marchés IRC en suivant le mécanisme en place pour un suivi approprié.
- Assurez-vous que tout le personnel (international et national) connaît et respecte pleinement les politiques d’IRC Way.
- Mettre en œuvre et maintenir la séparation des tâches dans les achats et autres fonctions connexes.
- Examiner et fournir des commentaires sur les rapports sur la chaîne d’approvisionnement assignés soumis par le bureau de pays.
- Élaborer et soutenir la mise en œuvre de plans d’amélioration.
- Informer rapidement le responsable régional principal de tout sujet de préoccupation ou de violation potentielle ou suspectée de la politique de la chaîne d’approvisionnement.
- Fournir un soutien constructif aux autres fonctions pour assurer le respect efficace des politiques et des procédures.
- Mettre en œuvre des initiatives de chaîne d’approvisionnement discrètes et limitées dans le temps qui améliorent les performances ou la conformité (c’est-à-dire la mise en œuvre d’un plan d’actions correctives post-audit) ; Développement de programme.
Gestion des performances du personnel, apprentissage et développement :.
- Embaucher, superviser et renforcer les capacités des membres de l’équipe dans les domaines techniques et
- compétences en gestion.
- Développer et mettre en œuvre des approches de renforcement des capacités de gestion à distance pour construire
- les atouts de l’équipe en Syrie.
- Encadrer, former, superviser et encadrer le personnel subordonné direct, notamment en communiquant des attentes claires, en fixant des objectifs de performance annuels, en fournissant régulièrement et en temps opportun des commentaires positifs et constructifs sur les performances et en fournissant des évaluations de performance semestrielles documentées.
- Entretenir des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l’équipe, en promouvant un fort esprit d’équipe et en fournissant une supervision et des conseils pour permettre au personnel de réussir dans son poste.
- Approuver et gérer toutes les demandes de temps, de présence et de congés pour assurer une couverture départementale adéquate ; assurer la soumission mensuelle et précise des feuilles de temps et effectuer les examens probatoires.
- Organiser des réunions de haute qualité avec chaque subordonné direct sur une base régulière et prévisible,
- au moins mensuellement.
- Fournir un plan de développement mesurable comprenant un apprentissage sur le terrain dans le but de renforcer les capacités techniques, d’échanger des connaissances au sein de l’équipe et de fournir des conseils sur les cheminements de carrière.
- Au besoin, identifier les problèmes de performance du personnel et travailler avec les ressources humaines pour les documenter et les résoudre conformément aux politiques nationales d’emploi du personnel.
- Entretenir des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l’équipe, en promouvant un fort esprit d’équipe et en fournissant une supervision et des conseils pour permettre au personnel de réussir dans son poste.
- Promouvoir et surveiller les soins et le bien-être du personnel. Modélisez des pratiques saines d’équilibre travail-vie personnelle. Soutenir les interventions appropriées en réponse aux besoins identifiés en matière de soins du personnel national et international.
- Recherchez des opportunités de soutenir le personnel dans son évolution de carrière, le cas échéant. Dans le cadre du plan de succession et des objectifs de nationalisation, identifier, former et développer les capacités du personnel national pour réussir la transition de rôle et de responsabilités, d’ici la fin de la mission.
- Adhérer et agir conformément aux politiques et procédures mondiales des ressources humaines de l’IRC, et communiquer par la parole et l’exemple un niveau élevé de conformité à toutes les politiques et réglementations applicables.
Relations de travail clés
Le poste relève du coordonnateur du programme
Rapports indirects/techniques : Coordonnateur principal de la chaîne d’approvisionnement Le poste supervise directement : Assistant logistique Contacts internes clés :
▪ Programme pays : relation régulière avec le coordinateur du programme, IRC Yobe
Responsables sectoriels et personnel de la chaîne d’approvisionnement nationale
▪ Région/Global : directeur régional de la chaîne d’approvisionnement et directeur mondial des risques et des risques de la chaîne d’approvisionnement.
Conformité
Contacts externes clés : fournisseurs, partenaires, entrepreneurs et consultants
Profil
Formation : Baccalauréat requis (gestion de la chaîne d’approvisionnement, gestion d’entreprise, études commerciales, études administratives et cours de gestion similaires)
L’expérience professionnelle:
- Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement humanitaire. – Solides compétences en matière de déploiement et de gestion d’ERP ;
- Capacité démontrée à élaborer et à déployer une politique et des SOP en matière de chaîne d’approvisionnement ; – Capacité claire de formation et de mentorat ;
- Expérience de travail avec un portefeuille diversifié de donateurs et connaissance des directives spécifiques des donateurs
- Compétences techniques démontrées :
- Avoir un haut degré de flexibilité et une capacité à travailler dans des conditions parfois extrêmement difficiles et dans des délais serrés.
- Solides compétences en informatique et en équipements de communication, y compris les applications Microsoft Office.
- Capacité à diriger des équipes
- Conduite du changement – Gestion des risques
- Capacité de prise de décision – Collaboration interfonctionnelle – Compétences en résolution de conflits
- Réflexion stratégique – Focus sur les résultats
- Communication efficace – Capacité à résoudre des problèmes
Langues :
- La maîtrise de la langue du contexte local est hautement souhaitable : haoussa, kanuri, shuwa, bura, peul. – Excellentes compétences en communication verbale et écrite, maîtrise de l’anglais écrit et parlé.
Exigences informatiques/autres technologies :
- Compétence professionnelle complète dans la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint. Ajouter des éléments spécifiques au poste (par exemple un logiciel de comptabilité, un logiciel de statistiques, etc.).
- Maîtrise de l’utilisation du logiciel ERP MS Dynamics 365.
- Capacité de voyager : 5 % du temps, le cas échéant
Norme de conduite professionnelle : IRC et les travailleurs d’IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes décrits dans IRC Way – notre code de conduite. Ce sont l’intégrité, le service, la responsabilité et l’égalité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, un lieu de travail sans harcèlement, l’intégrité fiscale, la lutte contre les représailles, la lutte contre la traite des personnes et plusieurs autres.
