L’IRC a démarré ses activités au Cameroun en 2016 pour répondre aux préoccupations croissantes des personnes touchées par la violence liée à Boko Haram, dans l’Extrême Nord du pays. L’assistance aux populations déplacées s’étend dans tout l’Extrême Nord, notamment Mayo Sava, Mayo Tsanaga et Logone & Chari, offrant des programmes salvateurs permettant d’accroître l’accès à l’eau et améliorant les pratiques d’hygiène dans les communautés déplacées et hôtes vulnérables, des programmes permettant aux familles pauvres de subvenir à leurs besoins essentiels et améliorer la sécurité alimentaire et des programmes de protection, notamment en répondant aux besoins spécifiques des femmes et des filles.
Suite à la crise croissante dans les régions du Nord-Ouest et du Sud-Ouest du Cameroun, l’IRC a étendu ses opérations dans la région du Sud-Ouest en août 2018 et dans la région du Nord-Ouest en 2019. L’IRC fournit une assistance humanitaire vitale aux populations déplacées à l’intérieur du pays, avec une base sur le terrain à Buea et une base sur le terrain à Bamenda.
Le programme pays de l’IRC au Cameroun développera son nouveau plan stratégique “Stratégie 100” à travers lequel nous visons à fournir le meilleur impact possible pour les garçons, filles, femmes et hommes les plus vulnérables touchés par les crises humanitaires. Dans tout ce que nous faisons, nous nous efforçons de respecter les valeurs fondamentales de l’IRC que sont l’intégrité, la responsabilité, le service et l’égalité. Ce nouveau rôle est au cœur de ce défi.
Aperçu du poste
Le programme national de l’IRC au Cameroun recherche un(e) Directeur/trice Adjoint(e) des Opérations (DDO) pour maintenir et améliorer l’efficacité des systèmes de soutien (chaîne d’approvisionnement, administration, informatique et sécurité). Le/laDirecteur/trice Adjoint(e) des Opérations sera chargé de s’assurer que tous les systèmes, politiques et procédures nécessaires sont déployés, compris et mis en œuvre par le personnel concerné dans tous les domaines du programme. Le/laDirecteur/trice Adjoint(e) des Opérations joue un rôle clé dans la gestion globale de l’organisation, en mettant l’accent sur le fonctionnement harmonieux et de haute qualité de toutes les opérations. Il/elle contribue à l’élaboration et à la réalisation des objectifs stratégiques en tant que membre de l’équipe de direction (SMT).
Le/laDirecteur/trice Adjoint(e) des Opérations supervisera directement le personnel des opérations dans le bureau de coordination à Yaoundé et assurera également la supervision indirecte du personnel SC, IT, Admin, et de la sécurité dans les bureaux de terrain. Le/laDirecteur/trice Adjoint(e) des Opérations rendra compte au directeur national et travaillera en étroite collaboration avec les coordinateurs de terrain à Buea, Maroua et Kousseri, ainsi qu’avec la DDP, la coordinatrice des RH, le coordinateur de la conformité et la Directrice Adjointe des programmes (DDF), et toutes les fonctions régionales d’appui. Le/laDirecteur/trice Adjoint(e) des Opérations prendra également en charge les activités de préparation aux situations d’urgence en consultation avec d’autres collègues.
Principales responsabilités
Management général
- Poursuivre l’amélioration des opérations au sein du programme pays avec le développement d’un plan de travail annuel des opérations.
- Diriger les efforts d’amélioration des systèmes opérationnels et superviser les processus de gestion du changement, y compris le déploiement de nouveaux logiciels et de nouvelles plates-formes de gestion – en particulier, diriger le système ERP INTEGRA.
- Alimenter et surveiller les budgets, en veillant à ce que les coûts d’équipement/de soutien soient appropriés et permettent un ressourcement efficace des opérations.
- Agir en tant que responsable hiérarchique pour le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement, le gestionnaire informatique principal, le responsable administratif et le coordinateur de la sécurité.
- S’assurer que l’IRC se conforme à tous les aspects de la législation camerounaise (emploi, impôts, contrats, etc.).
- S’assurer que toutes les politiques et procédures opérationnelles sont à jour et comprises par l’ensemble du personnel.
- En collaboration avec les départements des finances et des ressources humaines, s’assurer que la supervision appropriée du bureau local est en place et documentée.
- Maintenir des partenariats et une collaboration solides avec les coordinateurs de terrain et assurer les liens avec la chaîne d’approvisionnement, l’informatique, l’administration, la sécurité et la sûreté.
- S’assurer que toutes les nouvelles propositions ont fait l’objet d’un examen opérationnel approprié et fournir un soutien aux coordinateurs de terrain sur les lignes budgétaires opérationnelles.
- Diriger la mise en œuvre du plan d’action stratégique du pays (SAP) en ce qui concerne les opérations.
- Évaluer et renforcer les capacités des fonctions et du personnel des opérations au Cameroun dans toutes les bases.
- Participer activement aux réunions d’ouverture, de mise en œuvre et de clôture des subventions.
- Diriger le processus du tableau de bord des opérations – en veillant à la qualité des données saisies et en présentant l’état d’avancement des plans d’action sur une base trimestrielle.
- Participer aux décisions stratégiques et de gestion quotidienne en tant que membre de l’équipe de direction.
- Effectuer une analyse de la structure du personnel en coordination avec le directeur de pays, la directrice adjointe des programmes (DDP) et le directeur adjoint des finances (DDF) et faire les recommandations appropriées.
- Représenter les opérations de l’IRC Cameroun dans les réunions selon les besoins, y compris les réunions du gouvernement, des donateurs et des autres partenaires.
- Assumer le rôle de Directeur Pays si nécessaire
- Participer activement (en collaboration avec les Finances) à la réponse aux recommandations de l’audit et au suivi du plan d’action correctif.
- Examiner et compiler les données relatives aux coûts d’appui pour le budget de fonctionnement annuel et sa révision.
Chaîne d’approvisionnement
- Superviser directement le coordinateur SC basé à Yaoundé.
- Assurer la formation et le renforcement des capacités du personnel de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement.
- Superviser les processus et assurer la conformité avec les politiques de l’IRC et les réglementations des donateurs (en coordination avec le coordinateur de la conformité, si nécessaire).
- Superviser la mise en œuvre de toutes les politiques et procédures de la chaîne d’approvisionnement pour les achats, la livraison, le stockage, les communications et le transport.
- Soutenir et s’assurer que le personnel de la chaîne d’approvisionnement travaille efficacement avec d’autres unités pour améliorer la planification, notamment la planification des achats et de la distribution, et l’utilisation rationnelle des ressources.
- Entreprendre des examens périodiques du système national d’approvisionnement, de la flotte, des actifs, de l’entrepôt/des stocks, des fournisseurs et des contrats avec les vendeurs et des systèmes de communication afin d’identifier les domaines à améliorer et la conformité avec les systèmes mondiaux de l’IRC.
- Examiner les rapports clés/routiniers (rapports mensuels de la chaîne d’approvisionnement, outil BvA, plans d’approvisionnement et de distribution, subventions clôturées et stocks périmés) et fournir un retour d’information et des recommandations pour atténuer tout risque potentiel.
- Assurer un suivi de haut niveau des budgets pour les dépenses et les ressources de toutes les opérations et lignes de soutien.
- Examiner les indicateurs clés de performance du département et prendre les mesures appropriées pour atteindre les objectifs fixés.
Administration
- En coopération avec la coordinatrice RH, assurer la mise en œuvre des systèmes et des procédures administratives.
- S’assurer que toutes les propriétés louées sont conformes aux normes de santé et de sécurité.
- S’assurer que le traitement de tous les papiers du personnel expatrié pour les visas, les permis de travail et les arrangements de voyage est fait en temps opportun et suit la mise à jour la plus récente de la loi et du protocole camerounais.
- Assurer la liaison avec les revues juridiques pour garantir la conformité avec la loi nationale en ce qui concerne la fiscalité, les achats, les contrats, etc.
- Mettre à jour/élaborer des procédures si nécessaire afin d’assurer le bon déroulement du programme national.
- Soutenir le déploiement des procédures opérationnelles standard et la mise à jour des méthodes de travail et des procédures.
- Superviser directement le personnel administratif basé à Yaoundé.
IT
- Superviser directement le responsable de l’informatique (IT Manager) basé à Yaoundé.
- Mettre à jour la politique et les procédures informatiques et s’assurer de leur mise en œuvre par l’intermédiaire du responsable informatique et d’autres collègues informatiques dans les bureaux extérieurs.
- S’assurer que tous les équipements informatiques sont entretenus et sécurisés et qu’un calendrier de remplacement approprié est en place.
- Veiller à ce que la configuration de l’informatique et de la connectivité au Cameroun permette le fonctionnement complet des systèmes et des plates-formes opérationnels.
Sécurité
Le coordinateur de la sécurité et de l’accès humanitaire est directement sous la supervision de la Directrice de pays et fournit des conseils et des actions de sécurité au programme de pays de cette manière. Cependant, le DDO travaillera en étroite collaboration avec le coordinateur de la sécurité et son équipe, notamment pour :
- S’assurer que les plans de gestion de la sécurité pour l’IRC au Cameroun sont en place et soutenir le déploiement de la formation du personnel aux procédures et à la réflexion sur la sécurité.
- La sécurité dispose de ressources suffisantes dans les budgets, et le respect des procédures et protocoles de sécurité est bien respecté.
L’objectif est de garantir un lien adéquat entre les opérations et la sécurité, tant au niveau de la mise en œuvre du programme que des considérations relatives au personnel interne.
Exigences du poste:
- Bachelor requis ; Maîtrise (Master) dans un domaine connexe de préférence.
- 7 ans d’expérience progressive dans la gestion d’ONG, de projets et de personnel, dont au moins 3 ans dans un rôle de gestion des opérations, de préférence dans la région.
- Expérience préalable du travail dans des contextes d’urgence ou post-conflit.
- Connaissance des procédures et politiques de l’IRC et des règlements des donateurs (ECHO, SIDS, BHA, SDC, BPRM, etc.).
- Excellentes compétences en communication écrite et orale
- Solides compétences organisationnelles : capacité à être flexible et à travailler sous pression dans un environnement d’équipe multitâche au rythme rapide.
- Solides compétences interpersonnelles et de gestion
- Une parfaite maîtrise du français et de l’anglais est requise.
- Excellentes compétences informatiques et logicielles
IRC et les employés de IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans le IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, l’Egalité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière, et les représailles.
