L’Institut International d’Agriculture Tropicale (IITA) recrute pour ces 02 postes (13 Avril 2024)

Poste : Adjoint(e) administratif(ve)

 

Contrat : contrat de 3 ans renouvelable

Lieu : Ibadan

Date : 26 avril 2024

 

FONCTIONS: 

• Agir à titre de réceptionniste auprès des visiteurs de l’unité.
• Recevoir les plaintes des clients, les transmettre au superviseur de l’unité concernée et faire un suivi jusqu’à ce qu’elles soient résolues.
• Aider à gérer et à assigner les demandes de renseignements à l’acheteur et fournir des rapports de demande au directeur de l’approvisionnement.
• Accélérer, suivre et fournir une mise à jour des bons de commande si nécessaire.
• S’assurer de l’utilisation d’Oracle/excel/word pour la création et la mise à jour des dossiers.
• Assurez-vous que les enregistrements sont correctement stockés, que ce soit sur le cloud ou sur des fichiers papier.
• Gardez une trace des achats de toutes les commandes pour assurer une livraison rapide des marchandises.
• Aider à l’organisation de conférences, d’ateliers, de cours de formation et d’autres activités connexes.
• Assister le soutien de la chaîne d’approvisionnement dans les processus et les fonctions administratives quotidiennes.
• Aider à gérer les arrangements logistiques pour les réunions, les ateliers, les voyages officiels et l’hébergement (réservation de vols et d’hôtels, demandes d’autorisation de voyage, avances de voyage et retrait des réclamations au besoin).
• Aider à la levée des demandes d’achat internes et aider au suivi avec le bureau des finances sur le traitement des factures et des paiements.
• Aider à la gestion des inventaires de l’unité, à la levée des bons de travail et au suivi jusqu’à l’étape de l’exécution.
• Aider à coordonner, enregistrer et documenter les procès-verbaux des réunions et préparer des rapports mensuels.
• S’acquitter de toutes autres tâches liées à l’emploi qui peuvent lui être confiées par le superviseur.

QUALIFICATION:

 

OND/RCE en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine connexe avec un minimum de trois (3) ans d’expérience dans l’exercice d’un rôle similaire dans un environnement bien structuré.

 

COMPÉTENCES:

Le/la candidat(e) idéal(e) doit :

· Avoir d’excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais.

· Maîtriser MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) avec une expérience démontrée.

· La maîtrise de l’utilisation des applications Oracle est obligatoire.

· Être bien organisé, capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois et travailler sous pression pour respecter les délais avec une grande attention aux détails.

· Avoir une attitude positive, un fort esprit d’équipe et la capacité de bien travailler au sein d’une équipe diversifiée.

Nous offrons un salaire très compétitif avec des avantages tout aussi attractifs et d’excellentes conditions de travail dans un environnement de campus agréable.

Poste : Analyste de l’approvisionnement

 

Contrat : contrat de 3 ans renouvelable

Lieu : Ibadan

Date de clôture : 26 avril 2024

FONCTIONS:

 

• Aider à mener des études de marché sur l’approvisionnement afin d’identifier les fournisseurs potentiels, d’évaluer leurs produits et services et de fournir les analyses nécessaires pour mener un approvisionnement efficace.
• Aider à l’élaboration et à la mise en œuvre de stratégies d’approvisionnement pour répondre aux besoins de l’organisation.
• Assurer la conformité aux règlements et aux politiques d’approvisionnement.
• Aider à la gestion des activités d’approvisionnement, y compris l’approvisionnement, la négociation avec les fournisseurs et la gestion des contrats.
• Aider à tenir des registres et des documents précis et clairs liés aux activités d’approvisionnement.
• Collaborer avec d’autres services pour s’assurer que les activités d’approvisionnement s’alignent sur les objectifs et les buts du projet.
• Assurer le respect des délais de livraison, contester les non-conformités dans les domaines de responsabilité, surveiller et mettre à jour les bons de commande.
• Surveillez et suivez les livraisons quotidiennes/hebdomadaires des fournisseurs en assurant la liaison avec les parties prenantes concernées.
• Aider à préparer des rapports mensuels sur les indicateurs clés de performance (KPI) de la chaîne d’approvisionnement, le cas échéant.
• Contribuer à l’élaboration et à la mise à jour d’un système de production de rapports qui mesure la contribution des processus d’approvisionnement.
• Promouvoir un excellent service à la clientèle ; Identifier, examiner et mettre en œuvre des stratégies pour améliorer le service, la qualité et l’efficacité.
• Aider à faciliter et à coordonner les meilleures pratiques d’approvisionnement, les appels d’offres et les contrats.
• Aider à surveiller le rendement des fournisseurs et à résoudre les problèmes ou les préoccupations.
• Fournir un soutien et des conseils en matière d’approvisionnement aux parties prenantes internes.
• S’acquitter de toutes autres tâches liées à l’emploi qui peuvent lui être confiées par le superviseur.

QUALIFICATION:

 

B.Sc./HND en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en administration des affaires ou dans un domaine connexe avec un minimum de deux (2) ans d’expérience dans un rôle similaire dans un environnement bien structuré.

 

COMPÉTENCES:

Le/la candidat(e) idéal(e) doit :

· Avoir de solides compétences en matière d’analyse et de résolution de problèmes.

· Avoir d’excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.

· Avoir la capacité de gérer plusieurs priorités et de respecter les échéanciers.

· Maîtriser Microsoft Office et les logiciels d’approvisionnement.

· Connaître les règlements et les politiques d’approvisionnement.

· Avoir la capacité de travailler de manière autonome et en équipe.

· Avoir des compétences en matière d’approvisionnement stratégique et de négociation.

· Avoir de bonnes compétences en gestion du temps et des risques.

Nous offrons un salaire très compétitif avec des avantages tout aussi attractifs et d’excellentes conditions de travail dans un environnement de campus agréable.