Le Service jésuite des réfugiés (JRS) recrute pour ce poste (18 Janvier 2022)

Le Service jésuite des réfugiés (JRS) est une organisation non gouvernementale internationale dont la mission est d’accompagner, de servir et de défendre les droits des réfugiés et des personnes déplacées de force. L’organisation a été fondée en novembre 1980 et est présente dans plus de 50 pays. JRS entreprend des services aux niveaux national et régional avec le soutien et les conseils d’un bureau international à Rome. Le style de service JRS est humain et spirituel, travaillant dans des situations de plus grand besoin, recherchant le bien-être à long terme des réfugiés et des personnes déplacées, tout en ne négligeant pas leurs besoins immédiats ou urgents. JRS offre des opportunités à une grande variété de personnel, local et international, tout en maintenant un système réaliste et localisé de salaire / allocation, d’assurance, etc.

Contexte opérationnel/rôle

JRS Nigeria fait partie de la région JRS Afrique de l’Ouest. Cette opération a été ouverte en 2018.

Jesuit Refugee Service West Africa est à la recherche d’un responsable des subventions et de la conformité pour son opération au Nigeria. Le responsable de la conformité des subventions est chargé de veiller au respect des règles et réglementations légales des donateurs au sein de son portefeuille assigné. L’agent de conformité aux subventions est responsable de la conception et de la mise en œuvre des subventions, y compris les activités liées aux subventions. Il/elle participe à l’examen des propositions/demandes, entreprend des évaluations préalables à l’attribution, participe à des visites de conformité et fournit des conseils sur les exigences contractuelles du programme. Le responsable de la conformité des subventions s’assure que toutes les activités de subvention sont conformes aux règles et règlements du JRS. Il prépare des conventions de subvention, des modifications et des contrats de sous-traitance si nécessaire. En outre, le Bureau de la conformité aux subventions est chargé d’examiner les manuels de politiques existants, de modifier le Guide de gestion des activités et de préparer des rapports d’évaluation et des livrables. Il/elle fournit des conseils au personnel concerné pour améliorer sa compréhension des modalités des subventions et des contrats en fournissant des conseils et une formation sur la conformité des donateurs afin que les programmes soient exécutés de manière responsable avec un risque de conformité minimisé. Expérience dans la formation du personnel et des sous-bénéficiaires dans la gestion des subventions, capacité à travailler de manière transparente en tant que membre essentiel de l’équipe avec une grande responsabilité. Le rôle conseille également les équipes de mise en œuvre dans les domaines de l’analyse et de l’atténuation des risques.

Principales responsabilités

· Identifier les possibilités de financement, préparer et traiter les demandes de subvention et superviser la gestion et la mise en œuvre des subventions.

· Renforcer et maintenir les structures administratives et les processus interministériels nécessaires pour assurer la transparence des subventions, la mise en œuvre harmonieuse, l’établissement de rapports, les contrôles requis et la surveillance

· Sert de point de contact principal pour la mise en œuvre des subventions post-octroi et veillera à ce que tous les dossiers de subvention soient complets, exacts et à jour.

· Examiner de temps à autre les documents et les processus internes pour en vérifier la conformité.

· Établir et maintenir une réserve de subventions pour les prévisions de revenus et les rapports en s’appuyant sur les parties prenantes concernées et s’assurer que le financement prévu pour les subventions est enregistré avec précision pour soutenir le suivi et la déclaration des revenus.

· Travailler avec l’équipe des finances pour appuyer la déclaration des revenus aux niveaux national, régional et international.

· Soutenir l’équipe des finances et l’équipe d’acquisition et de gestion des ressources pour soutenir le développement et la gestion des flux de trésorerie, la facturation, les rapports financiers internes et externes ainsi que l’élaboration des budgets de proposition afin d’assurer l’exactitude et la cohérence.

· Diriger la surveillance et la production de rapports de haut niveau sur le portefeuille de subventions jrs et conseiller la haute direction sur les domaines nécessitant une action ou une attention.

· Créer des outils et des formations simples pour soutenir l’excellence dans la gestion des subventions

· Renforcement des capacités et soutien pour s’assurer que les subventions sont gérées conformément aux exigences des donateurs.

· Diriger des ateliers de démarrage et de clôture afin que le personnel du projet comprenne les obligations contractuelles et les exigences de conformité des donateurs.

· Entreprendre des activités pour s’assurer que la conformité des donateurs est atteinte, y compris le soutien à l’audit, la vérification sur place et la qualité des données par le biais de visites sur le terrain.

· Examiner les possibilités de financement et fournir des commentaires sur les exigences contractuelles afin d’éclairer la prise de décisions par la haute direction sur la recherche de possibilités de subventions.

· Fournir un soutien dans l’examen des contrats des donateurs afin d’éclairer la prise de décision pendant l’exécution du contrat.

· Agir en tant que point focal pour toutes les principales questions de conformité liées au portefeuille de donateurs assigné

· Développer et maintenir des relations solides avec le personnel clé de divers donateurs.

· Informer les intervenants du programme et des finances de tout changement apporté aux règlements de conformité des donateurs et évaluer leur impact sur les programmes JRS.

· Travailler en étroite collaboration avec l’Unité du programme, les gestionnaires des subventions et du développement des affaires et l’équipe des subventions et de la conformité pour élaborer des politiques, des lignes directrices, des outils et des modèles de JRS au besoin afin d’assurer une mise en œuvre optimale des exigences de conformité des donateurs.

· Évaluer les contrats, les systèmes et les procédures actuels par rapport aux exigences des donateurs et élaborer des outils et des processus pour soutenir la préparation et la conformité des contrats, dans l’ensemble de l’organisation.

· Servir d’expert organisationnel interne de JRS sur les règles et règlements des subventions de portefeuille et des contrats assignés, en se tenant au courant de tous les développements financiers, administratifs et liés aux pratiques commerciales liées aux contrats.

· Aider les programmes nationaux à résoudre les problèmes de gestion des subventions, tels que les retards dans la signature des accords, les retards de paiement, les conclusions des audits, l’interprétation irrégulière des conditions d’attribution, etc.

· S’assurer que l’assurance de la qualité est fournie pour sélectionner les processus de conformité interne. Par exemple, gérer et effectuer des vérifications de conformité pour s’assurer que les processus internes d’examen et d’approbation des attributions sont suivis.

· Participer à l’élaboration et à l’examen des futurs manuels de subventions.

· Identifie les conflits d’intérêts potentiels et met en œuvre les règles de gestion lorsqu’ils ne peuvent être évités

· Collaborer activement avec l’équipe d’audit interne et externe et veiller à ce que les résultats liés à la gestion financière soient clôturés dans les délais prescrits et à ce que les leçons pertinentes soient tirées des audits;

· Au besoin et en collaboration avec l’agent national des finances, aider au recrutement, à la formation et à l’affectation du personnel des finances;

· Rend compte directement au directeur national, sur une base hebdomadaire, des résultats des évaluations du contrôle interne;

· Informe rapidement le directeur national et le directeur régional de tous les cas connus ou soupçonnés de fraude et / ou de violations de l’éthique.

· Rapports et communication :

Ø Le responsable national des subventions et de la conformité fera un rapport mensuel au directeur de pays avec copie au directeur régional et au directeur régional adjoint;

Ø En cas de faute grave de gestion, son rapport doit être envoyé directement au directeur régional avec copie au directeur régional adjoint et au directeur régional des ressources humaines.

· Autres responsabilités assignées par le superviseur.

Connaissances et expérience pertinentes;

· Diplôme universitaire en finance / économie / comptabilité avec un certificat en audit ou conformité des donateurs

· 5 à 7 ans d’expérience professionnelle pertinente

· 2 ans d’expérience en qualité et conformité des subventions ou en gestion de projets de subventions

· Connaissance de la conception, du suivi et de l’évaluation du cycle de gestion du programme

· Solide connaissance de la réglementation des donateurs et capacité d’analyser et d’interpréter

· Connaissances démontrées et expérience antérieure de travail sur les subventions et les contrats des donateurs multilatéraux et bilatéraux

· Expertise avérée dans l’interprétation et l’application du langage législatif et réglementaire dans l’exécution des attributions et des contrats des entités donatrices et dans le maintien d’une connaissance actuelle des changements dans la langue.

· Compréhension approfondie des normes commerciales professionnelles requises pour créer un environnement hautement performant et responsable.

· Expérience dans la résolution de problèmes organisationnels, les opérations, la gestion de haute performance dans des organisations complexes.

· Un penseur positif et un résolveur de problèmes collaboratif.

· Expérience antérieure avec de grandes organisations internationales à but non lucratif préférée.

· Expérience antérieure dans la prestation de formation en conformité dans un contexte multiculturel.

TERMES ET CONDITIONS

Le contrat est d’une durée de 1 (un) an, renouvelable avec une période probatoire initiale de trois mois. La politique de rémunération de JRS est alignée sur la philosophie de JRS d’offrir des services efficaces et professionnels tout en exprimant sa solidarité avec les personnes servies. Le salaire est calculé à l’aide d’un multiplicateur post-ajustement et tient compte des années d’expérience pertinente et du degré de responsabilité du rôle. Les détails seront discutés avec les candidats présélectionnés.