Le Secrétaire général des Nations Unies a lancé le 1er janvier 2019 une nouvelle réforme mondiale audacieuse qui a repositionné le système de développement des Nations Unies pour qu’il soit plus efficace et plus efficient dans la réalisation de l’Agenda 2030 et des objectifs de développement durable. Dans le cadre de cette réforme, les bureaux des coordonnateurs résidents des Nations Unies (UN RCO), sous la direction d’un coordonnateur résident des Nations Unies autonome et indépendant – le plus haut fonctionnaire du système des Nations Unies pour le développement et représentant du Secrétaire général des Nations Unies au niveau des pays – soutiennent pays dans la réalisation de leurs priorités de développement et la réalisation des ODD. Ce poste est situé dans le bureau du coordonnateur résident et relève du chef d’équipe du coordonnateur résident.
Structure administrative et rattachement hiérarchique
Le 1er janvier 2019, le Secrétaire général de l’ONU a lancé une nouvelle réforme globale et ambitieuse qui repositionne le système des Nations Unies pour le développement de sorte qu’il produise des résultats de manière plus efficace et efficiente, notamment les objectifs du Programme 2030 et les objectifs de développement durable (ODD). Dans le cadre de cette réforme, les bureaux des coordonnatrices et coordonnateurs résident(e)s des Nations Unies (BCR), sous la direction d’un(e) Coordonnateur(trice) résident(e) autonome et indépendant(e), qui est le fonctionnaire le plus haut placé du système des Nations Unies pour le développement et représente le Secrétaire général au niveau national, aident les pays à atteindre leurs priorités de développement et les ODD. Le poste est à pourvoir au sein du BCR et le (la) titulaire relève du (de la) chef d’équipe du (de la) Coordonnateur(trice) résident(e).
Responsabilités
Dans les limites des pouvoirs délégués, l’adjoint administratif sera responsable des tâches suivantes :
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
• Initier, examiner, traiter et suivre les actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité, par exemple, le recrutement de personnel et de consultants, assurer la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
• Répondre aux demandes de renseignements et fournir des informations et des conseils au personnel concernant leurs droits, les procédures administratives, les processus et pratiques, les conditions de service, les devoirs et responsabilités et les droits en vertu du Statut et du Règlement du personnel.
• Superviser la maintenance des fichiers d’annonces de postes vacants et assurer le suivi de l’état des annonces de postes vacants. Examine et traite les actions du personnel via la planification des ressources d’entreprise (ERP – connue sous le nom d’Umoja à l’ONU).
• Surveiller le tableau des effectifs et mener tous les processus administratifs pour faciliter l’intégration du nouveau personnel.
BUDGET ET FINANCES :
• Aider à la préparation et à l’examen des propositions/exigences en matière de ressources financières et humaines. Consolide le budget/programme de travail en ce qui concerne le budget du siège, les fonds fiduciaires, les subventions et les achats.
• Surveiller les dépenses et comparer avec le budget approuvé ; prépare les ajustements nécessaires.
• Assister les gestionnaires dans l’élaboration des besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
• Aider à la préparation des soumissions sur l’exécution du budget et à la finalisation des rapports sur l’exécution du budget, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles
• Préparer ou personnaliser les rapports financiers à partir des rapports générés par le système de planification des ressources d’entreprise (ERP – connu sous le nom d’Umoja aux Nations Unies).
• Coordonner avec les autres membres du personnel des finances et du budget sur les questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires
ADMINISTRATION GÉNÉRALE :
• Fournir un soutien administratif au personnel principal du Bureau du Coordonnateur résident (RCO) selon les besoins afin d’assurer le bon fonctionnement du Bureau du Coordonnateur résident (RCO) et un soutien opportun à l’équipe de pays des Nations Unies (UNCT).
• Rédiger la correspondance de routine pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d’audit financier et de personnel pertinentes.
• Aider au processus de planification et de suivi de l’UNCF (planification annuelle, examen et rapport).
• Fournir un soutien dans l’organisation d’ateliers, de conférences et de webinaires organisés par le Bureau du coordonnateur résident (RCO).
• Participer aux réunions du comité de programme et du groupe de suivi et d’évaluation et aider à la rédaction des procès-verbaux.
• Effectuer d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, programme de voyage opérationnel, suivi des comptes et paiement aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services ; planification de l’espace physique ; identification des besoins en technologie de bureau.
• Agir en tant que point focal pour le réquisitionneur d’Umoja et le dépositaire de la petite caisse pour le bureau de pays.
• Peut être responsable de l’orientation, de la formation et de la supervision du travail du personnel subalterne des services généraux.
PASSATION DES MARCHÉS ET ADMINISTRATION DES CONTRATS :
• Assurer la coordination opérationnelle et les services administratifs dans Umoja, pour soutenir les projets et les activités de passation des marchés, conformément aux processus standard ; soulever des demandes de biens, de services et d’embauche de consultants/entrepreneurs individuels.
• Examiner et préparer les exigences et la portée des travaux et les spécifications des biens et services et les documentations nécessaires en consultation avec les parties prenantes concernées.
• Coordonne avec l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et les entrepreneurs externes pour les biens et services.
• Maintenir les dossiers internes et les documentations pertinentes pour les activités d’approvisionnement.
• Inspecter et recevoir les biens/services reçus par rapport au bon de commande, aux factures fournies par l’entrepreneur et effectuer des activités de gestion des actifs.
• Traiter le paiement des factures des entrepreneurs et surveiller les paiements après réception et exécution satisfaisantes
• Préparer et traiter tous les formulaires et autorisations de l’ONU pour le personnel contractuel et de travail de l’unité, de la section ou du service de l’ONU, y compris : accès par carte magnétique et clés de porte.
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le (la) titulaire s’acquitte des fonctions ci-après.
Gestion des ressources humaines :
• Engager, revoir, exécuter et suivre les tâches administratives de gestion des ressources humaines de l’unité administrative, comme le recrutement du personnel et des consultant(e)s, et, ce faisant, veiller à l’application uniforme des règles et procédures de l’Organisation des Nations Unies ;
• Répondre aux demandes de renseignements et donner aux membres du personnel des informations et des conseils concernant leurs droits, les procédures administratives, les méthodes et pratiques en vigueur, leurs conditions d’emploi, leurs droits et obligations, ainsi que les indemnités auxquelles ils ont droit en vertu du Règlement et Statut du personnel de l’ONU ;
• Surveiller la mise à jour des dossiers contenant les avis de vacance de poste et suivre ces avis ; examiner et traiter les notifications administratives dans le cadre du progiciel de gestion intégré, qui s’appelle Umoja à l’ONU ;
• Surveiller le tableau d’effectifs et effectuer tous les processus administratifs pour faciliter l’intégration des nouveaux membres du personnel.
Budget et finances :
• Aider à préparer et revoir les propositions et besoins en matière de ressources financières et humaines. consolider le budget et le programme de travail s’agissant du budget du siège, des fonds d’affectation spéciale, des subventions et des achats ;
• Suivre les dépenses et les confronter au budget approuvé ; préparer les ajustements nécessaires, le cas échéant ;
• Aider les directeur(trice)s de programmes et de projets à déterminer les ressources nécessaires aux fins des propositions budgétaires ;
• Aider à préparer les textes sur l’exécution du budget et à finaliser les rapports sur le sujet, en analysant les écarts entre les crédits approuvés et les dépenses effectives ;
• Préparer, ou adapter sur commande, les rapports financiers à partir des rapports générés par le progiciel de gestion intégré Umoja ;
• Coordonner son travail avec celui du personnel des finances et du budget, dans des domaines d’intérêt commun, lors de l’établissement des rapports budgétaires.
Administration générale :
• Fournir un appui administratif au personnel de base du BCR, selon les besoins, afin d’assurer le bon fonctionnement du BCR et fournir en temps utile le soutien nécessaire à l’Équipe de pays des Nations Unies ;
• Rédiger la correspondance courante pour répondre aux demandes de renseignements concernant des questions administratives, financières, d’audit et de personnel ;
• Contribuer au processus de planification et de suivi de l’Équipe de pays des Nations Unies (planification annuelle, examen et communication d’informations) ;
• Contribuer à l’organisation d’ateliers, de conférences et de webinaires organisés par le BCR ;
• Participer aux réunions du Comité de programme et du Groupe de suivi-évaluation et contribuer à la rédaction des procès-verbaux ;
• S’acquitter d’autres tâches administratives connexes, selon que de besoin (programme opérationnel pour les voyages, contrôle des comptes et des paiements aux fournisseurs et vacataires, aménagement des locaux, définition des besoins en bureautique) ;
• Assurer la coordination en ce qui concerne les demandes de services liées à Umoja et la gestion de la petite caisse pour le bureau de pays ;
• Éventuellement, assurer l’encadrement, la formation et la supervision d’agent(e)s des services généraux moins expérimenté(e)s.
Administration des achats et des contrats :
• Assurer la coordination opérationnelle et les services administratifs dans Umoja, pour appuyer les projets et les activités d’approvisionnement, en suivant les procédures normalisées ; faire des demandes de biens et de services et recruter des consultant(e)s et des vacataires ;
• Examiner et définir les besoins et l’étendue des travaux, les spécifications des biens et services et les documents nécessaires en consultation avec les parties prenantes concernées ;
• Coordonner l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et les prestataires extérieurs de biens et de services ;
• Tenir à jour les dossiers internes et les documents pertinents pour ce qui est des activités d’approvisionnement ;
• Inspecter et réceptionner les biens et services reçus par rapport au bon de commande, aux factures fournies par le prestataire et assurer la gestion des actifs ;
• Assurer le paiement des factures des prestataires et son suivi après réception et vérification de la qualité ;
• Préparer et remplir tous les formulaires et autorisations pour les vacataires et le personnel de l’unité, de la section ou du service, notamment en ce qui concerne les cartes d’identité ONU, les accès aux inventaires, les permis de stationnement, les accès par carte magnétique et les clefs.
Compétences
PROFESSIONNALISME : Aptitude à exécuter un large éventail de fonctions administratives, par exemple, budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Aptitude à appliquer la connaissance des diverses règles et réglementations administratives, financières et humaines des Nations Unies dans des situations de travail. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
PLANIFICATION ET ORGANISATION : Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin; alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
ORIENTATION CLIENT : Considère tous ceux à qui les services sont rendus comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés de l’avancement ou des revers des projets ; respecte le calendrier de livraison des produits ou des services au client.
Compétences
Professionnalisme : s’acquitter d’un large éventail de tâches administratives en rapport avec le budget et le programme de travail, les ressources humaines, la gestion de la base de données, etc. ; connaître et appliquer les règles et règlements administratifs, financiers et relatifs aux ressources humaines de l’Organisation des Nations Unies dans des situations professionnelles ; tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise ; manifester la volonté d’atteindre l’objectif de l’égalité des sexes en veillant à ce que les femmes et les hommes participent de manière égale à tous les aspects du travail et y soient pleinement associés.
Aptitude à planifier et à organiser : définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
Souci du client : considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ; établir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre ; suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes ; tenir les clients informés de l’avancement des projets ; tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.
La réussite au Global General Service Test (GGST) est une condition préalable à l’examen du recrutement dans les services généraux et les catégories connexes du Secrétariat de l’ONU. Les candidats qui n’ont pas réussi le GGST au moment de la candidature peuvent être invités au test après avoir soumis une candidature.
Diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent.
Seule sera prise en compte pour le recrutement à des postes de la catégorie des services généraux ou des catégories apparentées au Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies la candidature des personnes ayant réussi le test d’aptitude standardisé pour les services généraux. Les candidat(e)s n’ayant pas réussi ce test au moment où ils (elles) font acte de candidature peuvent être invité(e)s à le passer ultérieurement.
L’expérience professionnelle
Au moins sept ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine des services administratifs, des finances, de la comptabilité, de l’ audit ou de la gestion des ressources humaines ou dans un domaine apparenté.
