Poste : Assistant exécutif
- Kananga, Congo, The Democratic Republic of the
Background
L’année 2023 constitue une période d’accélération de la mise en œuvre de l’offre programmatique du PNUD en RDC à travers ses programmes phares parfaitement aligné sur son programme pays du PNUD 2020-2024 lui-même articulé autour de : (i) la promotion de la gouvernance, pour le développement durable ; (ii) la transformation économique et la gestion durable des ressources naturelles ; et (iii) la stabilisation et le renforcement de la résilience des populations affectées.
Afin de renforcer sa présence sur le terrain et d’élargir la couverture géographique de ses interventions, le PNUD a ouvert en 2019 un bureau de programme pour la région du Grand Kasaï dont le siège se trouve à Kananga, Kasaï Central.
Au regard du contexte de développement socio-économique de la région du grand Kasaï, le PNUD y concentre ses efforts et appuis sur deux principaux axes de développement. Le premier concerne la promotion de la gouvernance pour un développement durable à travers notamment :
- La formulation et ou la révision des plans de développement provinciaux et locaux pro-ODD assorti de Plans d’Investissement Prioritaires et des Fiches de Projets;
- Le renforcement des capacités humaines et institutionnelles des provinces pour assurer le pilotage stratégique, technique et local des Plans d’Action des Gouvernements Provinciaux, la coordination et la gestion de l’aide, la mobilisation de ressources, et le dispositif provincial de Suivi-évaluation des PAGP ;
- L’accompagnement de la décentralisation et la gouvernance locale en renforçant les capacités des Entités territoriales décentralisées (ETD) à répondre aux besoins des populations avec une participation équitable des hommes et des femmes au processus décisionnel y relatif ;
- La réforme de la justice qui vise l’accroissement de l’effectivité de l’offre et de la demande de justice ainsi que le renforcement de la chaîne pénale.
Le deuxième axe quant à lui porte sur l’appui à la stabilisation et le renforcement de la résilience des communautés fragiles. lutte contre les violences basées sur le genre à travers notamment la lutte contre l’impunité et la prise en charge holistique des survivantes.
Afin de réussir dans cette mission, au niveau provincial et local le PNUD travaille en parfaite synergie avec les acteurs impliqués dans la mise en œuvre de la feuille de route de la transition de MONUSCO, mais aussi et surtout avec le mécanisme d’opérationnalisation de l’approche Nexus.
Les principaux résultats ont un impact sur la performance fonctionnelle et organisationnelle du Bureau de Terrain de Kananga en particulier et du Bureau PNUD RDC en général y compris la visibilité et la communication efficace pour le développement
L’année 2023 constitue une période d’accélération de la mise en œuvre de l’offre programmatique du PNUD en RDC à travers ses programmes phares parfaitement aligné sur son programme pays du PNUD 2020-2024 lui-même articulé autour de : (i) la promotion de la gouvernance, pour le développement durable ; (ii) la transformation économique et la gestion durable des ressources naturelles ; et (iii) la stabilisation et le renforcement de la résilience des populations affectées.
Afin de renforcer sa présence sur le terrain et d’élargir la couverture géographique de ses interventions, le PNUD a ouvert en 2019 un bureau de programme pour la région du Grand Kasaï dont le siège se trouve à Kananga, Kasaï Central.
Au regard du contexte de développement socio-économique de la région du grand Kasaï, le PNUD y concentre ses efforts et appuis sur deux principaux axes de développement. Le premier concerne la promotion de la gouvernance pour un développement durable à travers notamment :
- La formulation et ou la révision des plans de développement provinciaux et locaux pro-ODD assorti de Plans d’Investissement Prioritaires et des Fiches de Projets;
- Le renforcement des capacités humaines et institutionnelles des provinces pour assurer le pilotage stratégique, technique et local des Plans d’Action des Gouvernements Provinciaux, la coordination et la gestion de l’aide, la mobilisation de ressources, et le dispositif provincial de Suivi-évaluation des PAGP ;
- L’accompagnement de la décentralisation et la gouvernance locale en renforçant les capacités des Entités territoriales décentralisées (ETD) à répondre aux besoins des populations avec une participation équitable des hommes et des femmes au processus décisionnel y relatif ;
- La réforme de la justice qui vise l’accroissement de l’effectivité de l’offre et de la demande de justice ainsi que le renforcement de la chaîne pénale.
Le deuxième axe quant à lui porte sur l’appui à la stabilisation et le renforcement de la résilience des communautés fragiles. lutte contre les violences basées sur le genre à travers notamment la lutte contre l’impunité et la prise en charge holistique des survivantes.
Afin de réussir dans cette mission, au niveau provincial et local le PNUD travaille en parfaite synergie avec les acteurs impliqués dans la mise en œuvre de la feuille de route de la transition de MONUSCO, mais aussi et surtout avec le mécanisme d’opérationnalisation de l’approche Nexus.
Les principaux résultats ont un impact sur la performance fonctionnelle et organisationnelle du Bureau de Terrain de Kananga en particulier et du Bureau PNUD RDC en général y compris la visibilité et la communication efficace pour le développement
- Appuie dans le fonctionnement stratégique de la présence locale ;
- Support au fonctionnement efficace et efficient du secrétariat du Chef de Bureau de Kananga ;
- Soutien aux unités administratives et logistiques ;
- Support de partage au renforcement du savoir et des connaissances et Appui à la communication.
- Exécute toute autre tâches dans le cadre de sa mission .
- Appuie le Chef de Bureau dans le fonctionnement stratégique de la présence locale, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :
- En pleine conformité avec les règles et procédures administratives et orientations stratégiques du PNUD, il/elle appuie la liaison entre le Chef de Bureau et les principaux partenaires internes et externes, institutions étatiques, donateurs, et autres parties prenantes, en fournissant un excellent service client ;
- En synergie avec les opérations et le programme du Bureau pays, les services administratifs de la contrepartie Gouvernementale, des bailleurs de fonds et de la Société Civile, l’assistant (e) veillera à une bonne intégration/coordination des activités du Bureau de Kananga ;
- Faciliter le rôle de représentation du PNUD vis-à-vis des autres agences sœurs du système des Nations Unies par une bonne planification/gestion des activités.
- Assure l’efficacité et le bon fonctionnement du secrétariat du Bureau de Kananga, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :
- Assurer la gestion méticuleuse du calendrier, y compris la planification des rendez-vous ; des missions, des réunions, et la communication avec plusieurs parties pour planifier les événements ;
- Coordonner la compilation et préparation des documents d’information et de matériel de présentation, la mise au point des talking points, les discours et documents utiles pour les réunions, missions et autres événements organisés par le bureau de terrain;
- Gérer la communication interne et la hiérarchisation, y compris l’organisation et le filtrage des e-mails et des messages, le signalement et la gestion des éléments d’action et des tâches, et la responsabilisation des acteurs clés vis-à-vis des priorités ;
- Rédiger le draft des mémos et autre communications internes et externes ;
- Assurer la mise à jour des répertoires et listes des agences du SNU, des ONGs et OSC partenaires et du Bureau ;
- Contribution à l’élaboration du rapport annuel du Bureau de Programme.
- Assure le soutien administratif et logistique efficace, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :
- Fournir un soutien organisationnel aux conférences, ateliers et événements stratégiques du bureau de terrain ;
- Maintenir un bon système de dépôt des dossiers de soumissions aux offres et veiller à en assurer la garde et la confidentialité ;
- Assurer une bonne gestion des réunions statutaires du Bureau de Programme ;
- Assurer le suivi des délais, des engagements et mesures pris, la coordination de la collecte et de la présentation des activités du Bureau de Kananga.
- Assurer un classement adéquat des documents clés du Bureau de Programme y compris l’archivage des documents des projets du portefeuille du Bureau de Kananga (Documents de Projets, Procès-verbaux, Contrats, fiches techniques, rapports d’activités et de suivi/évaluation…)
- Le renforcement des connaissances, soutien et partage de connaissances et appui à la communication dans le Bureau PNUD Kananga en collaboration avec le Bureau Pays et les autres Bureaux de Terrain, en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants :
- Contributions aux réseaux de connaissances et de communautés de pratique ;
- Assurer sous le contrôle de l’entité de communication du Bureau Pays, l’élaboration et l’exécution du plan de communication du Bureau de Kananga ;
- Veiller de manière continue et adaptée aux aspects de visibilité du PNUD en lien avec les activités et résultats de développement à travers les canaux et réseaux officiels recommandés.
- Accomplir toutes autres tâches confiées par le Chef du Bureau PNUD Kananga dans le cadre de la gestion opérationnelle et administrative du Bureau de Terrain.
- Gérer les plateformes de médias sociaux du bureau de terrain en adéquation avec l’unité de communication du bureau pays (twitter, Facebook, LinkedIn).
5. Exécute toute autre tâche dans le cadre de sa mission.
Competencies
- Achieve Results: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
- Think Innovatively: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements
- Learn Continuously: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
- Adapt with Agility: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible
- Act with Determination: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
- Engage and Partner: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
- Enable Diversity and Inclusion: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination
Cross-Functional & Technical competencies
Business Direction & Strategy :
Business Acumen :
- Knowledge and understanding of the operational frameworks in the organisation and ability to make good judgments and quick decisions within such frameworks.
Business Development :
Knowledge Generation :
- Ability to research and turn information into useful knowledge, relevant for content, or responsive to a stated need.
Communication :
- Ability to communicate in a clear, concise and unambiguous manner both through written and verbal communication; to tailor messages and choose communication methods depending on the audience.
- Ability to manage communications internally and externally, through media, social media and other appropriate channels.
Customer Satisfaction/Client Management :
- Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgence, provide consistent solutions.
- Provide inputs to the development of customer service strategy.
- Look forwars to add value beyond clients’ immediate requests and ability to anticipate client’s upcoming needs and concerns.
Operations Management :
- Knowledge of relevant concepts and mechanisms
EDUCATION :
- Avoir au un certificat ou un diplôme d’études secondaires en communication ou discipline similaire.
- Être titulaire d’un diplôme de graduat en secrétariat de direction, gestion administrative, gestion de projet ou discipline similaire serait un grand atout
EXPERIENCES
- Minimum cinq (5) ans d’expérience pertinente dans le domaine de l’administration et de l’assistance de direction
- Expérience avérée dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, Excel, PowerPoint ; Google Suite, y compris Gmail, Drive, Docs, Sheets, Forms.
- Excellentes compétences Web et technologiques et aisance dans la manipulation de l’internet et des messageries ;
- Solides compétences en rédaction, relecture et communication verbale.
- Connaissance de Photoshop un atout.
- Une excellente maîtrise de la langue française est exigée.
- Une bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé sera considérée comme un avantage
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