Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire au monde dédiée à la lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre la faim zéro de notre vivant. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour faire en sorte qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.
Assistant.e aux Services de Gestion (MS Assistant) Kankan- SC L5
CONTEXTE ORGANISATIONNEL:
Ce poste est basé dans les Bureaux de Terrain (FO) de Kankan, en Guinée. Il relève du chef de Bureau de Terrain.
À ce niveau, le/la titulaire du poste est responsable de la mise en œuvre d’un ensemble de processus de support opérationnel comprenant l’administration, la finance, les ressources humaines et la gestion des actifs (GEMS). Le poste nécessite l’interprétation des directives standard du PAM et la formulation de recommandations opérationnelles au personnel.
Le poste contribue à améliorer l’efficacité et la transparence des opérations du bureau terrain de Kankan.
OBJECTIF DU POSTE:
Soutenir l’efficacité de la prestation quotidienne de services spécialisés, axés sur la satisfaction des autres collaborateurs et d’un bon rapport qualité-prix, dans le cadre du portefeuille de services de gestion et assurer le rôle de point focal des activités des Finances, des ressources humaines et de gestion des actifs (GEMS).
RESPONSABILITÉS CLÉS (ni tout inclusif, ni exhaustif) :
Effectuer des tâches et des activités au sein du portefeuille des services de gestion afin de soutenir une prestation de services efficace et de haute qualité. Rassembler des données et préparer des analyses de base pour contribuer à la création de rapports en vue d’une gestion efficace des ressources. Traiter les actions de routine liées aux achats, aux finances (vérification des factures, gestion de la petite caisse, Suivi et exécution budgétaires,…), aux ressources (congés, appuyer el onboarding et toutes les activités y afférentes….) et à d’autres domaines pertinents, en contribuant à l’enregistrement efficace et opportun des données dans les systèmes de l’organisation. Gérer et conserver les dossiers physiques et numériques conformément aux procédures établies afin de garantir un accès rapide et aisé aux données, le cas échéant.
Être le premier point de contact pour les questions internes, en fournissant des réponses rapides et précises afin de faciliter la résolution efficace et efficiente des problèmes quotidiens. Prendre partie et suggérer des améliorations aux procédures et pratiques afin de soutenir l’amélioration continue des services fournis. Utiliser les outils numériques et les applications technologiques pour améliorer les pratiques de travail et le service aux collaborateurs. Fournir un soutien administratif pour la préparation d’initiatives inter-agences dans le cadre de la réforme des Nations Unies afin de réaliser des économies et d’améliorer la qualité des services. Assurer la liaison avec d’autres fonctions et des tiers contractants pour permettre une prestation de services efficace.
Surveiller et analyser les dépenses mensuelles afin de soutenir la prise de décision basée sur des données fiables. Vérifier et traiter les demandes de paiement, avances et factures fournisseurs conformément aux règles financières et aux procédures d’approvisionnement du PAM. Extraire, vérifier et analyser les données issues des systèmes (ex : WINGS) et signaler toute anomalie ou incohérence. Gérer les actifs du bureau via le système GEMS, incluant, l’enregistrement, le suivi, les inventaires périodiques, le contrôle de l’utilisation des équipements et immobilisations. Effectuer des tâches de préparation et de réponse aux situations d’urgence en suivant les orientations données par le superviseur.
AUTRES EXIGENCES DU POSTE (détails à déterminer par les responsables du poste) :
Cette section est optionnelle pour décrire les responsabilités et connaissances supplémentaires requises pour le poste spécifique.
CADRE DE LEADERSHIP PMA : NORMES COMMUNES DE COMPORTEMENT
CAPACITÉS FONCTIONNELLES :
Compétences
Description du comportement attendu pour le niveau de compétence
Services d’appui d’administratif et établissement de rapports
Se montre capable de convertir des plans d’action en mesures claires que les membres de l’équipe doivent prendre pour appuyer la mise en œuvre du programme. Collecte des données et en fait état pour en déduire des éléments de compréhension fondés sur des faits.
Contrôles internes et gestion des risques
Manifeste une connaissance élémentaire des contrôles internes, de la gestion des risques et des mécanismes de suivi ainsi que de leur éventuelle application aux activités essentielles des bénéficiaires directs des services.
Gestion des ressources
Suit l’évolution des effectifs et de l’utilisation des ressources pour anticiper et faire remonter les problèmes potentiels aux responsables des programmes et aux principaux bénéficiaires des services.
Connaissances spécialisées dans les services d’administratifs
Manifeste une connaissance globale ou spécialisée des meilleures pratiques, des techniques et des procédures administratives, et une bonne maîtrise des normes, des procédures et des infrastructures du PAM dans le domaine de responsabilité considéré ; et utiliser cette connaissance pour assurer des services administratifs de manière efficace et efficiente.
Prix en considération des besoins des bénéficiaires des services
Contrôler et superviser le travail administratif au respect des normes et conventions en vigueur à respecter pour assurer un service d’excellence. S’assurez que les problèmes des bénéficiaires des services sont pris en compte et résolus.
EXPÉRIENCES SOUHAITÉES POUR ACCÉDER AU POSTE :
- Avoir au moins 5 ans d’expérience à un poste similaire ou dans la Gestion des Services et le support administratif, avec des responsabilités progressives.
- Posséder une expérience dans la collecte et le suivi de données financières sur des projets et programmes, dans l’évaluation de la santé et de l’état financier, ainsi que dans le rapport des résultats aux cadres supérieurs.
- A démontrer sa compréhension de la réglementation, des politiques, des procédures, des processus, des normes et des systèmes des services de gestion des agences des Nations Unies ou des ONG
- Avoir de l’expérience dans la collecte de données et la préparation d’analyses de base concernant le portefeuille des services de gestion, tels que la gestion des actifs, des installations, de la flotte, des voyages ou d’autres domaines similaires.
- A soutenu le personnel en lui fournissant des conseils et des orientations.
- A l’expérience du travail avec des équipes dans différents domaines fonctionnels.
NORME DES QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES MINIMALES :
- Être titulaire d’une licence ou d’un BTS dans les domaines de la gestion, des finances, de l’audit, de la comptabilité, des ressources humaines.
- Gestion financière et comptabilité : application des principes et règles financières standards et spécialisées
- Budgétisation et prévision : suivi des budgets et analyse des écarts
- Contrôles internes et conformité : application des procédures et gestion des risques
- Soutien aux ressources humaines : gestion administrative du personnel
- Gestion des actifs (GEMS) : gestion des immobilisations et des inventaires
- Gestion de l’information et reporting : analyser et reporting des données
- Bonne maîtrise des outils informatiques (MS Office, Excel avancé)
- Sens aigu de la confidentialité et de l’intégrité
Langue :
- Maîtrise du français (oral et écrit)
- La connaissance pratique de l’anglais est un atout
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