Le PNUD recrute pour ces 2 postes (03 Juin 2022)

BACKGROUND

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

 

OFFICE/UNIT/PROJECT DESCRIPTION 

Le PNUD est le réseau mondial de développement dont dispose le système des Nations Unies. Il travaille dans 177 pays et territoires. En Côte d’Ivoire, le programme de coopération du PNUD pour la période 2021-2025 (CPD) est arrimé sur les priorités nationales inscrites dans le Plan national de développement (PND) et le Plan-cadre de coopération des Nations Unies pour le développement durable (CCDD). A travers ce cadre d’intervention, le PNUD et ses partenaires se sont engagés à contribuer à rétablir la confiance dans les institutions, à créer les conditions pour que les populations vivent en paix, soient résilientes face aux crises et aux chocs et profitent des avantages d’une croissance inclusive et d’une prospérité partagée. Des projets et des programmes sont mis en œuvre en vue d’adresser ces défis de développement du pays.

L’extrémisme violent et l’expansion des activités terroristes dans le sahel constituent une menace pour la stabilité de la Côte d’Ivoire, comme en témoignent les récents incidents à la frontière nord du pays. Pour adresser ce défi, le Gouvernement ivoirien a pris une série de mesures. La phase 2 du Programme Social du Gouvernement (PSGouv2) a été lancé pour : i) accélérer le rythme de réduction de la pauvreté et des inégalités sociales ; ii) apporter des solutions durables à la problématique de la fragilité dans les zones frontalières ; iii) améliorer les conditions de vie des populations notamment les plus défavorisées ; et iv) favoriser l’autonomisation des femmes et l’insertion professionnelle des jeunes. Le PSGouv2 bénéficie du soutien des partenaires au développement.

Dans cette perspective, le Ministère des Affaires Etrangères de la République Fédérale d’Allemagne et le PNUD ont conclu un accord pour mettre en œuvre le projet « Engagement des jeunes et des femmes pour la prévention des crises, la stabilité sociale, la consolidation de la paix et la réduction de la violence communautaire dans le nord de la Côte d’Ivoire », qui constitue une contribution à la lutte contre la fragilité dans les zones nord frontalières.

Ce projet vise à accroître la stabilité sociale et renforcer l’inclusion socio-économique des jeunes et des femmes dans le Nord du pays. Plus précisément, le projet contribuera au : (i) renforcement de la gouvernance communautaire et de la capacité des autorités locales en matière d’état de droit ; (ii) soutien de la résilience communautaire par le développement d’opportunités économiques et d’activités génératrices de revenus pour les jeunes hommes et femmes ; et (iii) renforcement des capacités des jeunes hommes et femmes pour la prévention de l’extrémisme violent et le renforcement de la cohésion sociale dans les régions frontalières nord de la Côte d’Ivoire.

Les présents termes de références visent à décrire les modalités pratiques de recrutement d’Associé administratif et financier) du l’équipe chargée d’assurer la gestion du projet

 

SCOPE OF WORK

Assurer la gestion et la mise en œuvre de stratégies opérationnelles et adaptation aux processus et procédures afin d’atteindre les résultats suivants :

• Respect des procédures, règles et politiques du PNUD dans la mise en œuvre des activités financières, système d’enregistrement financier et comptable et suivi des recommandations d’audit, mise en œuvre du contrôle interne efficace, d’un bon fonctionnement d’un système de gestion financière axée sur la clientèle ;
• Mise en œuvre des accords de partage de coûts et fonds d’affectations, élaboration des conditions de contributions à l’effort de mobilisation de ressources du projet ;
• Elaboration de propositions et mise en œuvre des stratégies de réductions de coûts en consultation avec toute l’équipe.

Assurer la gestion budgétaire des projets et le fonctionnement optimal du système de recouvrement des coûts afin d’obtenir les résultats suivants :

• Préparation des révisions budgétaires du projet ;
• Mise en œuvre d’un mécanisme de contrôle du projet à travers le suivi budgétaire, la modification et la préparation budgétaire ;
• Préparation de l’exercice de planification des ressources financières ;
• Elaboration de rapports périodiques sur la situation des ressources ;
• En étroite collaboration avec les unités de Gestion et d’Appui au Programme et Finances du PNUD, effectuer le suivi des écritures de régularisations, des ajustements financiers et assurer la mise en œuvre des mesures correctives ;
• Appui au reporting annuel du projet.

Assurer l’appui administratif et financier au projet afin d’atteindre les résultats suivants :

• Saisie des réquisitions et des requêtes de paiements de l’unité dans le système de gestion intégré du PNUD, ATLAS ;
• Réalisation des paiements dans ATLAS des prestations liées à la mise en œuvre du projet
• Appui à l’organisation des activités, séminaires, ateliers, retraites et voyages liées au projet ;
• En étroite collaboration avec l’unité d’appui à la gestion du Programme (PMSU) et l’Unité Finances du PNUD, effectuer le suivi des écritures de régularisations, des ajustements financiers et assurer la mise en œuvre des mesures correctives ;
• Assurer la tenue et le classement des archives du projet ;
• Participer à la rédaction des différents rapports des projets en transmettant régulièrement le point des activités réalisées et les suggestions utiles ;
• Aider au suivi des dossiers

Partage du savoir et renforcement de la connaissance du projet afin d’atteindre les résultats suivants :

• Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le domaine des finances liées à la gestion de programme ;
• Contributions pertinentes aux réseaux de savoir et communautés de pratique.

Assurer le suivi des activités et l’obtention des résultats :

• Assurer la bonne mise en œuvre des activités basées sur le suivi et l’analyse continue des besoins humanitaires et de développement, des capacités d’intervention, de la situation d’accès, de l’environnement opérationnel et des problèmes de sécurité applicables et de l’avancement des activités dans la zone ouest ;
• Faciliter l’atteinte des résultats attendus dans la zone ouest en étroite collaboration avec le chef d’unité Gouvernance et les coordonnateurs des programmes et projets du PNUD ;
• Effectuer toute autre tâche connexe assignée par le superviseur.

Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité Programme. Une analyse exacte et une présentation des informations renforcent la capacité du bureau du RRA/P et fait la promotion de l’image du PNUD comme un contributeur effectif au développement du pays. Les initiatives du titulaire du poste sont décisives du fait du travail et la finalisation opportune des taches

 

INSTITUTIONAL ARRANGEMENT

L ‘Associé est placé(e) sous la responsabilité et la sous la supervision directe du Spécialiste Prevention de l’Extrémisme Violent P4.

 

COMPETENCIES

Complete the Competencies section for each set of competencies as follows:

 

• • Core – applicable to all personnel. Select the relevant level for each competency based on the required behaviours.
  • People Management – if the personnel has people management responsibilities, insert the standard text with the link to the people management competencies list.
  • Cross-functional & Technical : Insert up to 7 competencies from the approved UNDP Cross-functional & Technical competencies list uploaded on the the competency framework site.

Core

Achieve Results:       

LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline

Think Innovatively: 

LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements

Learn Continuously:

LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback

Adapt with Agility:

LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible

Act with Determination:

LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident

Engage and Partner:

LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships

Enable Diversity and Inclusion:

LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

People Management (Insert below standard sentence if the position has direct reports.)

UNDP People Management Competencies can be found in the dedicated site.

 

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)

Finance

Comptabilité (général)

Connaissance des concepts, des principes, des cadres, des normes, des règlements, des politiques et des tendances en matière de comptabilité, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.

Administration & Operations

Gestion des documents et des dossiers

Gestion globale des documents (papier ou électroniques) ; politique de registre et de conservation, y compris le stockage et l’archivage.

Gestion du registre et de la correspondance

Capacité à collecter, enregistrer, conserver et distribuer le courrier et la valise diplomatique du PNUD ; capacité à gérer les archives.

Gestion des événements (y compris les retraites, les formations et les réunions)

Capacité à gérer des événements, y compris l’identification des lieux, l’hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements, etc..

Please refer to the competency framework site for the entire list of competencies and further explanations.

 

MINIMUM QUALIFICATIONS OF THE SUCCESSFUL NPSA

Min. Academic Education    •

• L’obtention d’un diplôme de niveau secondaire est requise ou
• Un baccalauréat en finances et en comptabilité ou un diplôme équivalent ou Une certification en Finances sera dûment pris en considération.

Min. years of relevant Work experience

• Minimum de 6 ans d’expérience pertinente avec l’enseignement secondaire, ou 3 ans d’expérience avec un baccalauréat dans la gestion administrative et financière des projets et programmes dans une organisation non gouvernementale nationale/internationale ou une organisation internationale ou au sein d’entreprise privée ;
• Une expérience professionnelle récente ou en cours serait considérée comme un avantage certain ;
• Expérience avérée dans l’usage avancée d’Excel et autres feuilles de calculs, des autres logiciels bureautiques (MS Word, Powerpoint, Outlook, etc.)
• Connaissance avancée progiciel de gestion intégrée tels que l’ERP People Softnet (ATLAS) serait considéré comme un avantage certain
• Excellente connaissance du Français.

Desired additional skills and competencies           

N/A

Required Language(s) (at working level): Français (lire, écrire, parlé)

Professional Certificates      N/A

TRAVEL:   N/A

THE FOLLOWING DOCUMENTS SHALL BE REQUIRED FROM THE APPLICANTS:

a)         Joindre un CV ou P11, indiquant tous les postes occupés dans le passé et leurs principales fonctions sous-jacentes, leurs durées (mois/année), les qualifications, ainsi que les coordonnées (courriel et numéro de téléphone) du candidat, et au moins trois (3) références professionnelles les plus récentes de superviseurs précédents ;

b)         Une lettre de motivation (longueur maximale : 1 page)

 

DISCLAIMER

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Informations importantes pour les candidats

Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local.

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Diversité de la main-d’œuvre

Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.

Scam warning

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.

BACKGROUND

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

 

OFFICE/UNIT/PROJECT DESCRIPTION 

Under the guidance and supervision of the UNDP Administrative Associate, the UN Premises Assistant provides support to the Country Office for management of common premises operations, performing a variety of standard administrative processes, ensuring high quality and accuracy of work. The UN Premises Assistant promotes a client, quality and results-oriented approach.

The UN Premises Assistant works in close collaboration with the UNDP Operations and other UN agencies’ staff to exchange information and ensure consistent service delivery.

 

SCOPE OF WORK

Ensures implementation of operational strategies and premises activities, focusing on achievement of the following results:

• Full compliance of administrative and premises and building activities with UN/UNDP rules, regulations, policies, and strategies.
• Provision of inputs to the CO administrative business processes mapping and implementation of the internal standard operating procedures (SOPs) in relation to premises management.

Support to effective administrative and logistical services of UN Premises, focusing on achievement of the following results:

• Support to preparation of annual common premises budgets in a timely manner in consultation with supervisor and in liaison with other UN Agencies in the premises.
• Preparation of periodic invoices and follow-up with the contributing agencies for collection of contributions.
• Preparation of periodic progress report against the annual budget, and report on the challenges and obstacles preventing implementation of activities, if any.
• Preparation of periodic expenditure reports against the annual premises budget with the support of Finance Team of the Country Office.
• Acting as the secretary of the Premises Management Committee.
• Follow up on all the activities planned in the annual UN building budget and ensure implementation.
• Monitoring the performance of all the suppliers and service providers (security guards, cleaning, gardening, maintenance, and repair services, etc.) in relation to the services related to the UN premises and report any performance concern.
• Work closely with other agencies in the premises and ensure inputs and requests are actioned.
• Organization of shipments, customs clearance arrangements, preparation of documents for UNDP shipments in relation to the UN premises (received/sent), preparation of all necessary documentation, implementation of follow-up actions.
• Performance of a General User role in Atlas and preparation of requisitions and receipts for General Services and UN premises activities.
• Preparation of requests for payment for General Services for UN Premises activities and obtain due approvals and follow up to ensure timely action for payments.
• Maintenance of the filing system for UN Premises ensuring safekeeping of confidential materials.
• Extraction of data from various sources, retrieval of historical or other required data from internal and external sources; preparation of charts, tables, and reports, as required by supervisor or Premises Management Committee.
• Follow up on deadlines, commitments made, actions taken and coordination of collection and submission of the reports to supervisor.
• Ensures compliance with security requirements of the premises and report any concern or potential risk.

Support to effective and efficient management of all third parties in relation to the UN premises, focusing on achievement of the following results:

• Contacts with suppliers and staff, arrangement of appointments and meetings, and taking minutes.
• Ensure all the contractors deliver their services as per the Terms of References of their contracts and in accordance with the UN code of conduct and ethics, and escalate incidents, in case of non-compliance.
• Ensure customer/supplier care and immediate and efficient resolution of any issue(s) or disagreement or misunderstanding that may affect relationship with contractors.

Support to office and premises maintenance and inventory management, focusing on achievement of the following results:

• Monitors and supervises adequate and optimal use of common premises. Ensures that services and maintenance of premises are in accordance with organizational standards.
• Maintenance of records on inventory management, preparation of reports.
• Maintenance of files and records relevant to office and premises maintenance.
• Maintenance of common premises facilities as per the annual budget, periodic maintenance plans and routine services, and the ad hoc decisions of the Premises Management Committee.

Support to knowledge building and knowledge sharing, focusing on achievement of the following results:

• Support and participation in the organization of training for the related staff on general administrative matters related to operations of the premises.
• Sound contributions to knowledge networks and community’s practice.

 

INSTITUTIONAL ARRANGEMENT

The UN Premises Assistant works under the guidance and supervision of the UNDP Administrative Associate.

The key results have an impact on the efficiency of the Premises Management, the General Services Unit and hence the CO. Accurate presentation of information strengthens the capacity of the office and promotes the image of UN/UNDP as an effective operational backbone to the UN System.

 

COMPETENCIES         

Core

Achieve Results:

LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline

Think Innovatively:

LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements

Learn Continuously:

LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback

Adapt with Agility:

LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible

Act with Determination:

LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident

Engage and Partner:

LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships

Enable Diversity and Inclusion:

LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

People Management (Insert below standard sentence if the position has direct reports.)

Not applicable

 

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)

Business Management

Communication

Ability to communicate in a clear, concise, and unambiguous manner both through written and verbal communication.

Customer Satisfaction/Client Management

Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers’ needs.

Administration & Operations

Documents and records management

Overall document (hard or electronic) management.

registry and retention policy including storing and archiving.

Building, facilities & office space management

Manage premises and facilities.

Knowledge and understanding of building practices, services, and materials.

Ability to identify site defects, diagnose their cause and propose remedial action.

Inventory management

Each office to ensure sufficient inventory items are available for use as well as reporting for items which are beyond the corporate threshold of $5K and above.

 

MINIMUM QUALIFICATIONS OF THE SUCCESSFUL NPSA

Min. Education requirements

• Secondary education. Certification in administration desirable.

Min. years of relevant work experience

• 5 years of relevant experience in administration and/or building/Premises support service
• Experience in periodic planning and budgeting for facilities or settings such as premises.
• Experience of implementing and monitoring formal reactive, planned and preventing maintenance programmes ;
• Experience of managing contractors and suppliers carrying out repairs and maintenance Works ;
• Experience in the usage of computers and office software packages (MS Word, Excel, etc.) ;
• Experience in handling of web-based management systems.

Required skills

• Knowledge and understanding of requirements for premises, security issues, , services and materials;
• Knowledge and understanding of Microsoft Office 365– Word, Excel, Outlook, Teams, etc.

Desired skills in addition to the competencies covered in the Competencies section

• Dedication, ethics, integrity, meeting deadlines, multi-tasking, collaboration, communication.

• Knowledge and understanding of architectural drawings and specifications.

Required Language(s)

• Fluency in Portuguese is required.  Working knowledge in English and/or French is required.

Professional Certificates

• No specific certification is required.  Any relevant certified training will be considered an asset.

 

DOCUMENTS REQUIRED FROM THE APPLICANTS:

• Personal CV or P11, indicating all past positions held and their main underlying functions, their durations (month/year), the qualifications, as well as the contact details (email and telephone number) of the Candidate, and at least three (3) the most recent professional references of previous supervisors. References may also include peers.
• A cover letter (maximum length: 1 page) indicating why the candidate considers him-/herself to be suitable for the position.

ANNEXES TO THE TOR

• Links to any relevant (non-confidential) materials that may help candidates gain a better understanding of the office/unit/project context.
• Organigram of the office/unit/project indicating the position of the function (for internal use only).

 

DISCLAIMER

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Informations importantes pour les candidats

Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local.

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Diversité de la main-d’œuvre

Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.

Scam warning

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.

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