Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.
POSTE 1 : Associé aux Opérations, FTA, G6
Sous la supervision directe du Représentant Résident Adjoint aux opérations (RRA /O), l’Associé(e) aux Opérations assure le fonctionnement efficace et efficient du bureau (RRA /O), avec une totale confidentialité dans tous les aspects de la mission, le maintien des procédures de protocole, la gestion des flux d’information, du calendrier et de suivi sur les délais et les engagements pris.
Il/Elle appuiera le DPA/O dans la mise en œuvre de toutes les enquêtes organisationnelles requises.
L’Assistant(e) aux Opérations collabore étroitement avec les équipes des Opérations du Programme ; des projets et institutions de l’ONU, afin d’échanger des informations et d’assurer la prestation d’un service de qualité.
Responsabilités
Assure un fonctionnement efficace et efficient du bureau du RRA-Opération en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants :
- Assure la gestion du calendrier du RRA-Opération , contacts avec les visiteurs de haut niveau, prises de rendez-vous et réunions, établissement de comptes rendus s’il y a lieu ;
- Maintien à jour le site (SharePoint) des Opérations notamment la mise à jour des documents liés au cadre du contrôle interne ; des comptes rendus des réunions des opérations et des mémos/circulaires.
- Assurer la surveillance du respect des procédures en termes de protocole ;
- Assurer la préparation des documents d’information de haute qualité pour les rendez-vous, réunions et missions du superviseur ;
- Assurer la préparation des traductions informelles des circulaires du Siège ou autres pour faciliter la compréhension au niveau local ;
- Assurer la gestion des missions et calendrier du RRA/Opérations en cohérence avec les autres calendriers du senior Management Team ;
- Assure la rédaction des correspondances, des directives, des comptes-rendus de réunions, des observations à la signature et sous couvert du RRA-Opération , en assure le suivi en cas de besoin.
Appuyer le Service des Opérations pour un fonctionnement efficace et fluide en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants :
- Assure le secrétariat et le suivi des recommandations des réunions de la Division des opérations ;
- Veille au respect des procédures, règles et politiques administratives du PNUD ;
- Veiller à la collecte des données et informations pour les diverses activités opérationnelles et assurer leur consolidation ;
- Assurer le suivi des plans d’action et des rapports d’activités de la Division des opérations ;
- Assurer le classement confidentiel des dossiers et d’un système de gestion documentaire en ligne (SharePoint, One Drive);
- Assurer la coordination de la circulation de l’information au sein du bureau et le suivi des dossiers auprès des autres unités ;
- Assure la conformité par rapport aux POPP et ICF ainsi que la qualité des dossiers avant soumission au Directeur des opérations.
- Assurer la facilitation de l’échange d’informations entre les Directeurs Opérations des autres agences, le bureau du PNUD et le Bureau de la Coordination ;
- Assure le filtrage des appels entrants et des correspondances ;
- Assure la mise à jour des répertoires et listes du SNU et du Bureau.
Appuyer le RRA-Opération dans la mise en œuvre des enquêtes organisationnelles requises et la coordination des activités de l’OMT, en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants :
- Assure la gestion des enquêtes demandées par ICSC au Siège : distribution, suivi, collecte, compilation et analyses des informations et des données pour la réalisation des enquêtes administratives comme le Housing Survey, les DSA, le Place to place Survey, le hardship survey, etc. .;
- Assurer la coordination et le suivi des activités et des réunions du groupe OMT et ainsi que l’élaboration des rapports de réunion ;
- Assure l’appui à l’élaboration du budget des services communs – (tel que Dispensaire, la Sécurité, et autres).
Appui à la gestion administrative des actifs et du carburant du bureau en c comme besoin et en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
- Support à la gestion des actifs en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :
- Assiste à l’établissement des procédures de gestion de l’actif du Bureau ;
- Contribue à l’étiquetage de tout meuble ou équipement dès leur réception de chez le fournisseur. Mise à jour des données sur les stocks de biens durables et suivi des mouvements de mobilier ;
- Saisie le cas échéant, les données dans la base de données de gestion de l’actif (ATLAS)/QUANTUM ;
- Assiste à la gestion de la mise à disposition des biens matériels.
- Participe aux inventaires annuels des biens matériels afin d’assurer l’exactitude des inscriptions sur les livres et de localiser les biens. Faciliter l’obtention de l’approbation par les gestionnaires du décompte physique et de l’exactitude de la base de données de gestion de l’inventaire ;
- Assiste à la préparation, certification et soumission en temps voulu des rapports d’inventaire.
- Gestion du carburant du bureau :
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- Assiste dans les commandes de stock de carburant pour les cartes des chauffeurs et les tickets pour le bureau et les projets ;
- Assiste dans la distribution de tickets, suivi, et recouvrement des dotations individuelles du personnel international et l’élaboration du rapport de gestion des tickets avec un solde de 0 pour les comptes d’attente par de écritures de régularisation (mise à jour du GLJE) dans QUANTUM.
Soutenez le renforcement des connaissances et le partage des connaissances dans le Bureau Pays , en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
- Appui à la formation du personnel de bureau / projet engagé dans la conduite des enquêtes mandataires ;
- Assurer le briefing des membres du personnel sur les questions relatives à la gestion administrative en général ;
- Assure la contribution efficace au niveau des réseaux et la communauté des gestionnaires des biens.
Qualifications
Éducation:
- Un diplôme de niveau d’Études secondaires Niveau Baccalauréat (Diplôme d’État). ;
- Un Diplôme universitaire en administration ou secrétariat, un certificat en administration sont des atouts.
De l’expérience:
- Au moins 6 années d’expérience pertinente en secrétariat, en administration au niveau national ou international avec le niveau Baccalauréat
- Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (MS Word, Excel, etc.). Compétence dans l’utilisation des systèmes de gestion basés sur le web.
- Une expérience de travail au sein d’une Agence des Nations Unies est un atout.
Langues requises :
- Une maîtrise de la langue française est exigée
- La connaissance de l’anglais est un atout.
POSTE 2 : Assistant Ressources Humaines
Le PNUD contribue à la réalisation du Programme coordonné des politiques de développement économique et social du Ghana (2017-2024) et de la Charte Ghana Beyond Aid vers Ghana@100 (2057). Le PNUD au Ghana concentre ses interventions de développement sur trois principaux domaines de programme, à savoir la gouvernance et la consolidation de la paix, l’environnement et l’action pour le climat, et le développement inclusif.
Un PNUD agile au Ghana qui travaille et co-crée avec des partenaires et des communautés pour accélérer le développement durable cherche à engager les services d’un assistant RH.
L’assistant RH travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets du CO et du personnel du siège du PNUD pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente.
1.) Assure la mise en œuvre des stratégies RH axées sur l’atteinte des résultats suivants :
- Conformité totale des processus et dossiers RH avec les règles, réglementations, politiques et stratégies de l’ONU / PNUD.
- Contribution à la cartographie des processus opérationnels du CO et élaboration du contenu des procédures opérationnelles standard (SOP) internes dans la gestion des RH en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau.
2.) Met en œuvre des services RH axés sur la réalisation des résultats suivants :
- Préparation des projets de descriptions de poste, des avis de vacance, compilation des matrices, exécution des fonctions de secrétaire dans les jurys d’entretien.
- Création/mise à jour de postes dans Atlas, association de postes à des champs de graphique (COA), mise à jour des informations de COA, mise en place d’un fournisseur remplissant les fonctions d’Admin.RH, d’administrateur de poste et de processeur d’absences dans Atlas. Préparation des contrats (100/300 SSA, SC).
- Suivi de toutes les transactions liées aux postes, au recrutement, aux avantages sociaux, aux gains/déductions, à la rétroactivité, aux recouvrements, aux ajustements et aux départs via Atlas.
- Maintien du tableau des effectifs du CO.
- Collecte d’informations de base pour les soumissions au Comité local de nomination et de promotion (LAPB).
- Mise à jour des listes de CO.
- Maintien d’un système de classement approprié pour les dossiers et documents des RH.
- Fourniture d’informations pour les factures de recouvrement des coûts dans Atlas pour les services de ressources humaines fournis par le PNUD à d’autres agences.
3.) Assure une bonne gestion des performances du personnel et un développement de carrière axé sur la réalisation des résultats suivants :
- Fourniture d’informations générales au CRG.
- Fourniture d’informations générales pour la rédaction du plan d’apprentissage pour l’ensemble du bureau et des plans d’apprentissage individuels.
4.) Assure la conduite d’enquêtes liées à l’ONU axées sur la réalisation des résultats suivants :
- Collecte d’informations pour les salaires locaux complets et intérimaires, la participation aux travaux du LSSC, les difficultés et les enquêtes de lieu à lieu.
5.) Soutient le renforcement des connaissances et le partage des connaissances dans le CO en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
- Participation aux formations du personnel des opérations/projets sur les RH.
- Contribution aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Atteindre les résultats :
NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais
Penser de manière innovante :
NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout pragmatiquement les problèmes, apporte des améliorations
Apprendre en continu
NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires
Adaptez-vous avec agilité
NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible
Agir avec détermination
NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant
S’engager et s’associer
NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives
Activer la diversité et l’inclusion
NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination
| Domaine thématique | Nom | Définition |
| Développement des affaires | Génération de connaissances |
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| RH – Recrutement | Conception et gestion du recrutement |
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| RH – Stratégie et planification des ressources humaines | Planification stratégique des ressources humaines |
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| Gestion d’entreprise | Travailler avec des preuves et des données |
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| Gestion d’entreprise | Communication |
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| Gestion d’entreprise | Gestion axée sur les résultats |
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| Gestion d’entreprise | Satisfaction client/Gestion des clients |
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- Enseignement secondaire avec certification spécialisée en RH.
- Un diplôme universitaire en administration des affaires ou en administration publique serait souhaitable, mais ce n’est pas une exigence.
- 5 ans d’expérience pertinente en ressources humaines et/ou en administration sont requises au niveau national ou international.
- Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.)
- Expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web.
- Maîtrise de l’ONU et de la langue nationale du lieu d’affectation.
