Le PNUD s’est engagé à réaliser la diversité de la main-d’œuvre en termes de genre, de nationalité et de culture. Les personnes appartenant à des groupes minoritaires, des groupes autochtones et des personnes handicapées sont également encouragées à postuler. Toutes les demandes seront traitées avec la plus stricte confidentialité.
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et les abus sexuels, aucun type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à des vérifications rigoureuses des références et des antécédents.
Arrière-plan
Le projet régional de lutte contre la corruption dans le Pacifique (UN-PRAC) des Nations Unies vise à promouvoir et à renforcer les mesures visant à prévenir et à combattre la corruption de manière plus efficace et efficiente dans la région du Pacifique. Pour atteindre ces objectifs, les résultats du projet comprennent le renforcement des rapports publics et du droit aux systèmes d’information servant d’outils de lutte contre la corruption, ainsi que le renforcement des capacités institutionnelles.
Ce cabinet de conseil vise à fournir un soutien au Bureau du Médiateur des Tonga (https://ombudsman.to/) afin d’améliorer ses rapports publics et de contribuer à l’amélioration globale du droit à l’information des citoyens des Tonga. Ayant pour mission de fournir des services de règlement des plaintes impartiaux et efficaces à tous les Habitants des Tonga, le Bureau du Médiateur a besoin d’un site Web révisé et amélioré qui fournit à la fois un système de plaintes en ligne qui permet aux citoyens de déposer des plaintes concernant tous les services gouvernementaux qui relèvent de la compétence du Bureau du Médiateur tongien, et améliore les rapports publics grâce à un meilleur accès aux informations officielles. Dans ce contexte, le Bureau du PNUD pour le Pacifique est à la recherche d’un consultant informatique individuel expérimenté (à domicile) pour fournir une assistance à distance afin de réviser et d’améliorer la conception et la fonctionnalité du site Web actuel du Bureau du Médiateur des Tonga.
Devoirs et responsabilités
Portée des travaux
L’objectif de ce cabinet de conseil est de soutenir la refonte et la mise à niveau technique du site Web actuel du Bureau du Médiateur des Tonga afin d’améliorer l’accès du public et les rapports publics. Une partie importante du travail consiste à élaborer et à mettre en place une nouvelle fonction de dépôt de plaintes en ligne directement liée aux agents concernés spécifiés par le Bureau du Médiateur des Tonga. À l’heure actuelle, le formulaire de dépôt des plaintes est disponible sous forme de copie papier imprimable qui doit être soumise séparément au Bureau. En plus de faciliter la présentation de plaintes en ligne par le public, le site Web mis à niveau et les nouvelles fonctionnalités permettront un meilleur enregistrement et une meilleure analyse des plaintes déposées et des réponses officielles, ainsi qu’un meilleur rapport public du Bureau du Médiateur des Tonga.
Le site Web devra être hautement accessible, conforme à la politique officielle des Tonga en matière d’invalidité, ainsi que a) conçu pour les utilisateurs à faible bande passante, b) largement conforme aux normes du W3C, c) sécurisé et d) permettre la traduction en langue automatique (bien que la langue principale soit l’anglais). Les options de conception devraient être centrées sur l’utilisateur, la navigation sur le site Web étant organisée de manière à garantir que le site Web convient à la fois aux utilisateurs publics et aux administrateurs du site Web du Bureau de l’Ombudsman. Les informations clés devront être placées stratégiquement pour rendre le site Web convivial avec une apparence attrayante, fraîche et propre.
Pour atteindre ces objectifs, les services du consultant se concentreront sur les tâches suivantes:
1) Sur la base de discussions avec le Bureau du Médiateur des Tonga et l’équipe pacifique du PNUD, élaborer des options pour améliorer le site Web afin d’améliorer l’accessibilité du public et ajouter un système de dépôt, d’enregistrement et d’analyse des plaintes.
2) Présenter au Bureau du Médiateur des Tonga et au Bureau du PNUD pour le Pacifique les solutions techniques et les options de conception proposées.
3) À la suite de discussions et de l’approbation du Bureau du Médiateur des Tonga et de l’équipe pacifique du PNUD, développer davantage et/ou mettre en œuvre la conception et la ou les solutions techniques convenues, y compris le système de dépôt, d’enregistrement et d’analyse des plaintes en ligne.
4) Présenter au Bureau du Médiateur des Tonga et à l’équipe du Bureau du PNUD pour le Pacifique une version en ligne complète du nouveau site Web et du ou des systèmes d’analyse des plaintes.
5) Recueillir et recueillir les commentaires du Bureau du Médiateur des Tonga, de l’équipe du Bureau du PNUD pour le Pacifique et d’un ensemble informel d’environ 20 utilisateurs publics, et apporter toute autre modification et tout changement si nécessaire.
6) Présenter au Bureau du Médiateur des Tonga et à l’équipe du Bureau du PNUD pour le Pacifique une version en ligne complète du nouveau site Web et du ou des systèmes de dépôt, d’enregistrement et d’analyse des plaintes, incorporant toutes les modifications et changements supplémentaires requis.
7) Fournir une formation et de la documentation au Bureau du Médiateur des Tonga pour s’assurer que les administrateurs autorisés du site Web sont confiants et bien équipés pour gérer et mettre à jour le contenu et les fonctionnalités du site Web et du portail de plaintes en ligne à l’avenir, conformément à la documentation fournie.
Le site Web doit être compatible avec plusieurs navigateurs (par exemple, Internet Explorer, Safari, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera) et accessible sur plusieurs appareils, y compris les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les tablettes et les smartphones / appareils mobiles (iOS, Android).
Le système de traitement des plaintes en ligne devrait être relié à un système de gestion des plaintes qui permette l’enregistrement et l’analyse des plaintes par période, type, sexe du plaignant, objet de la plainte, lieu, etc., et la production de rapports connexes. Actuellement, le Bureau du Médiateur reçoit environ 150 plaintes par an. Une disposition peut être nécessaire pour permettre au personnel du Bureau de l’Ombudsman d’entrer les détails des plaintes reçues sur papier ou par téléphone dans le système afin de faciliter le suivi et l’analyse des plaintes.
Le consultant veillera à ce que des tests de stress et de contrôle de la qualité suffisants soient effectués pour s’assurer que tous les composants du site Web, y compris le système de plaintes en ligne, sont débogués et pleinement fonctionnels. Les tests devraient inclure la génération et la présentation de rapports analytiques pertinents. Les résultats des tests doivent être présentés au Bureau du Médiateur des Tonga et au Bureau du PNUD pour le Pacifique, avec des modifications mises en œuvre selon les besoins.
REMARQUE: Le site Web actuel du Bureau de l’Ombudsman utilise un CMS WordPress, et les agents de l’Ombudsman ont déjà une certaine familiarité avec les fonctions back-end d’administration. Il est prévu que le nouveau site Web continuera d’utiliser un système WordPress re-stylisé, avec des fonctionnalités supplémentaires, et restera avec l’organisation d’hébergement actuelle. Au moment opportun, le Bureau de l’Ombudsman fournira au consultant un accès administratif au serveur Web existant, mais le consultant devrait être prêt à mettre en place le processus de développement pour permettre le développement en privé pendant que le site Web actuel continue d’être accessible sous sa forme actuelle et / ou d’avoir son propre accès à un serveur pour le développement. Le consultant devra être prêt à résoudre tout problème côté serveur qui ne relève pas de la responsabilité contractuelle de l’organisation d’hébergement.
On s’attend à ce que, dans un premier temps, le contenu actuel du site Web soit transféré au nouveau système par le consultant, qui communiquera ensuite avec les agents de l’Ombudsman pour apporter les modifications de contenu requises. Cela peut faire partie du processus de formation. De même, le formulaire de plaintes (.pdf) actuel, disponible sur le site Web actuel, sert de modèle utilement indicatif du nouveau formulaire en ligne requis, mais certaines modifications devraient être prévues.
Outre la possibilité pour les administrateurs autorisés de créer et de modifier facilement des pages de contenu, le CMS WordPress offre la possibilité importante d’afficher ou de masquer le contenu et les éléments et options de menu si nécessaire, et de suivre les créations et les modifications de pages de contenu et de les attribuer à des administrateurs spécifiques.
Documentation and training
The Consultant is to provide all relevant documentation and training to the designated officers of the Ombudsman Office remotely. The training will cover but is not restricted to the following areas:
Mise à jour du contenu du site Web à l’aide de divers formats de contenu source, notamment .pdf, .jpeg / .png, MS Word .docx, MS Excel .xlsx, ainsi que vidéo, audio et tout autre format source courant.
Génération de tous les rapports pertinents à partir du site Web et du système d’analyse des plaintes.
Dépannage et accès aux statistiques et diagnostics des utilisateurs pour le site Web.
Une explication détaillée de la documentation utilisateur fournie par le Consultant. EXTRANTS ET LIVRABLES ATTENDUS
Livrables
Activités clés
Nombre de jours de consultation
Élaboration et présentation de nouvelles options de conception et de fonctionnalités pour le site Web en liaison étroite avec le Bureau du Médiateur des Tonga et l’Équipe pacifique du PNUD.
Consultation du Bureau du Médiateur des Tonga et du Bureau du PNUD pour le Pacifique afin de préparer une présentation complète avec la conception du site Web et les options de fonctionnalité.
Présentation des options par le biais d’une réunion consultative pour toutes les équipes et accord sur les prochaines étapes.
5 jours
Mise en œuvre de la conception approuvée et de la nouvelle fonctionnalité pour améliorer les rapports publics et la livraison en ligne des plaintes du public liées au système de courrier électronique interne du Bureau de l’Ombudsman et au système de gestion des plaintes.
Révision de la production du site Web sur la base de la réunion de consultation et des conceptions et solutions techniques convenues.
Développement d’un site Web en ligne fonctionnel, y compris un système de gestion des plaintes du public en ligne.
15 jours
Mise en œuvre des révisions requises par le Bureau du Médiateur des Tonga, l’Équipe du PNUD pour le Pacifique et les résultats de la collecte des commentaires.
Recueillir les commentaires du Bureau du Médiateur des Tonga, de l’équipe du Bureau du PNUD pour le Pacifique et d’un ensemble informel de 20 utilisateurs publics et apporter d’autres modifications et changements au besoin.
5 jours
Documentation et formation
Fournir de la documentation et de la formation aux agents désignés sur la mise à jour du contenu et des fonctionnalités du site Web et du système de gestion des plaintes en ligne.
10 jours
Test et assistance post-livraison. Assurer la fiabilité du site Web pour améliorer les fonctions de signalement public et le portail de plaintes en ligne grâce à des tests et à la génération de rapports pertinents.
Tester et déboguer tous les aspects pertinents du site Web avec des résultats présentés à la satisfaction du Bureau du Médiateur des Tonga et du Bureau du PNUD pour le Pacifique.
Répondre aux questions du Bureau du Médiateur des Tonga et du Bureau du PNUD pour le Pacifique afin de résoudre tout problème restant avec le site Web et le portail de plaintes en ligne.
Présentation du rapport final.
5 jours
ARRANGEMENTS INSTITUTIONNELS ET LIGNES HIÉRARCHIQUES
Le Consultant relèvera du Conseiller anti-corruption du PNUD – Bureau du Pacifique.
Le consultant devra également assurer une liaison étroite avec les fonctionnaires du Bureau du Médiateur des Tonga afin d’obtenir des contributions afin de garantir la pertinence, la convivialité et la participation, en particulier dans la phase de formation.
Le Consultant travaillera également en étroite collaboration avec d’autres consultants du PNUD, selon les besoins, pour améliorer les fonctions de signalement public et le système de plaintes en ligne.
Rapports
Les rapports d’avancement sont soumis au PNUD dans un délai d’une semaine à compter de la fin de chaque livrable. Le rapport final est soumis dans un délai d’une semaine à compter de la fin de la consultation sur les livrables.
Durée des travaux
Le délai envisagé pour le conseil ne devrait pas dépasser 40 jours-personnes au cours de la période globale allant de juin à septembre 2022.
Lieu d’affectation
Le consultant travaillera à domicile. Si le Consultant a besoin de voyager, tous les frais de voyage supplémentaires (DSA, billets, etc.) seront couverts par le PNUD sur accord du Conseiller anti-corruption du PNUD – Pacifique.
Compétences
Solides compétences interpersonnelles et de communication;
Solides capacités d’analyse, de reporting et de rédaction;
Ouverture au changement et capacité de recevoir/intégrer des commentaires;
Capacité de planifier, d’organiser, de mettre en œuvre et de rendre compte du travail;
Capacité de travailler sous pression et dans des délais serrés;
Connaissance approfondie des processus électoraux et de la gestion électorale
Maîtrise de l’utilisation des applications informatiques de bureau et d’Internet dans la conduite de recherches;
Compétences exceptionnelles en communication, en gestion de projet et en organisation;
Excellentes compétences en présentation et en facilitation.
Faire preuve d’intégrité et de normes éthiques;
Attitude positive et constructive à l’égard du travail;
Affiche la sensibilité et l’adaptabilité culturelles, de genre, de religion, de race, de nationalité et d’âge.
Compétences et expérience requises
Qualifications scolaires:
Le consultant doit posséder au moins les qualifications suivantes :
Diplôme universitaire minimum ou qualification équivalente en informatique, en génie logiciel, en conception de sites Web ou dans des domaines connexes.
Expérience
Minimum de trois (3) ans d’expérience pertinente dans le développement de sites Web et / ou de plates-formes Web / systèmes de gestion de contenu. Une liste des sites Web de référence et/ou des plateformes Web/systèmes de gestion de contenu élaborés par le consultant devrait être fournie;
Une expérience dans la création / conception de sites Web et / ou de systèmes de gestion de contenu dans des endroits où l’accès à Internet est lent et peu fiable, y compris en Asie et / ou dans le Pacifique, sera un atout;
· L’expérience de travail avec les agences de développement / organisations des Nations Unies sera un atout.
Exigences linguistiques
La maîtrise de la langue anglaise est requise;
La connaissance de la langue tongane sera un atout.
Proposition de prix et calendrier des paiements
Le consultant doit soumettre une proposition financière basée sur un montant forfaitaire. Le montant total indiqué doit être tout compris et inclure tous les éléments de coût requis pour exécuter les livrables identifiés dans les RPT, y compris les honoraires professionnels, les frais de déplacement, l’indemnité de subsistance (si un travail doit être effectué en dehors du lieu d’affectation du consultant) et tout autre coût applicable à engager par le consultant pour effectuer la mission. Le prix contractuel sera un prix fixe basé sur la production, quelle que soit la prolongation de la durée spécifiée dans les présentes. Les paiements seront effectués à la fin de l’
deliverables/outputs and as per the below percentages:
Deliverables 1 & 2 Development and presentation of new website design and functionality and implementation of the approved solution – 50% of total contract amount.
Deliverables 3 – 5 Implementation of revisions as required, training, testing and post-delivery support – 50% of total contract amount.
In the event of unforeseeable travel not anticipated in this TOR, payment of travel costs including tickets, lodging and terminal expenses should be agreed upon between the respective business unit and the Consultant, prior to travel. In general, UNDP shall not accept travel costs exceeding those of an economy class ticket. Should the Consultant wish to travel on a higher class he/she should do so using their own resources.
Evaluation Method and Criteria
The Individual Consultant (IC) will be evaluated based on the Cumulative Analysis methodology. The award of the contract shall be made to the Consultant whose offer has been evaluated and determined as a) responsive/compliant/acceptable; and b) having received the highest score out of set of weighted technical criteria (70%) and financial criteria (30%). The financial score shall be computed as a ratio of the proposal being evaluated and the lowest priced proposal received by UNDP for the assignment.
Technical Criteria for Evaluation (Maximum 70 points)
Criteria 1: Relevance of education – Max 20 points
Criteria 2: Special skills, language, etc. – Max 10 Points
Criteria 3: Relevance of experience in area of specialization – Max 20 points
Criteria 5: Assessment of approach/methodology to assignment – Max 20 Points
Only candidates obtaining a minimum of 49 points (70% of the total technical points) will be considered for the Financial Evaluation.
Documentation requise
Les consultants individuels Interested doivent soumettre les documents / informations suivants pour démontrer leurs qualifications. Veuillez les regrouper en un (1) seul document PDF car le système de demande ne permet le téléchargement que d’un seul document :
Lettre de confirmation d’intérêt et de disponibilité à l’aide du modèle fourni à l’annexe II.
CV personnel indiquant toute l’expérience passée de projets similaires, ainsi que les coordonnées (email et numéro de téléphone) du candidat et au moins trois (3) références professionnelles.
Proposition technique comprenant a) une brève description des raisons pour lesquelles la personne se considère comme la plus appropriée pour la mission; et b) une brève méthodologie (une page maximum) sur la façon dont ils aborderont et termineront la tâche.
Proposition financière, conformément au modèle fourni à l’annexe II. Remarque: Les consultants nationaux doivent indiquer les prix en dollars américains (USD).
Remarque: La personne qui réussit devra fournir une preuve de couverture d’assurance médicale avant le début du contrat pour la durée de la mission.
Les propositions incomplètes et conjointes peuvent ne pas être prises en considération. Les consultants avec lesquels il y a un intérêt supplémentaire seront contactés. Le Consultant retenu doit choisir de signer un contrat individuel ou un accord de prêt remboursable (RLA) par l’intermédiaire de son entreprise / employeur avec le PNUD.
