Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et les abus sexuels, tout type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents.
SOCIETE GENERALE recrute 02 stagiaires pour ces postes (01 Juin 2023)
- Fournir un soutien à la gestion des activités de projet en cours
- Appui aux services administratifs et logistiques
- Soutien à la maintenance du projet et à la gestion des actifs
- Appui à la construction et au partage des connaissances
Toute autre tâche assignée par le Superviseur
1. Assure la fourniture d’un soutien à la gestion des activités du projet en cours, en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants :
- Contribue à l’élaboration des plans de travail liés aux budgets opérationnels.
- Aide à organiser la logistique, à préparer l’ordre du jour et à coordonner avec les parties prenantes concernées pour organiser des ateliers au besoin.
- Aide à la coordination des événements planifiés des activités du programme de pays.
- Fournit des informations sur demande et paiement au PNUD pour les biens et services requis.
- Aide à la rédaction de procès-verbaux pour les programmes/projets et à la rédaction de rapports de recherche, au besoin.
Aide à rédiger des contributions aux rapports de programme / projet, en particulier en ce qui concerne les questions administratives et financières.
2. Assure des services administratifs et logistiques efficaces, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
- Contacts avec les visiteurs et le personnel du projet, organisation de rendez-vous et de réunions, et rédaction de procès-verbaux si nécessaire.
- Prépare et organise la logistique des missions, selon les besoins, y compris les arrangements de voyage et les réservations d’hôtel, la préparation des autorisations de voyage, le traitement des demandes de visas, de cartes d’identité des Nations Unies et d’autres documents.
- Tient à jour les dossiers/documents/fichiers liés aux projets et programmes de manière conviviale.
- Est responsable de la correspondance assignée et d’autres tâches administratives, y compris la création de demandes électroniques.
- Fournit un soutien administratif aux réunions, conférences, ateliers et/ou retraites.
- Supervise la logistique liée au transport des véhicules et assure l’entretien et l’assurance réguliers des véhicules.
-
Aide au contrôle approprié des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers.
- Vérifie que les formulaires connexes remis par les partenaires d’exécution d’ONU-Habitat sont remplis.
- Assure la bonne réception des biens et services.
- Prend en charge la préparation de la correspondance de routine, des lettres, des notes de service et des rapports aux partenaires.
- Assure l’extraction, la saisie, la copie et le classement des données provenant de diverses sources, au besoin.
- Maintient un système de classement approprié pour les dossiers financiers assurant la protection des documents confidentiels.
- Participe à l’organisation, à l’exécution et à la coordination des besoins logistiques en établissant un calendrier de l’événement, un calendrier du programme et une liste de contrôle pour la tenue réussie des événements.
- Agit en tant que gardien de la gestion des fournitures de bureau, y compris la tenue de la liste des stocks de papeterie, la distribution de la papeterie selon les besoins du personnel et la tenue d’un journal de distribution.
- Assurer le suivi des délais, des engagements pris, des mesures prises et de la coordination de la collecte et de la soumission des rapports à la haute direction d’ONU-Habitat au Ghana.
- Aide à la préparation du budget et à la programmation ; organise les informations requises pour les audits.
3. Fournit un soutien à l’entretien des bureaux et à la gestion des actifs, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
- Agir en tant que remplaçant du point focal des actifs dans la tenue des dossiers sur la gestion des actifs
- Tient à jour les fichiers et les enregistrements relatifs à l’entretien du bureau
- Fournit un soutien à l’entretien des locaux communs et des services communs
. 4. Soutenir le renforcement des connaissances et le partage des connaissances au sein du CO, en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants :
- Participe à la formation du personnel des opérations/programmes
- Fournit des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.>
Compétences corporatives :
- Démontre son engagement envers la mission, la vision et les valeurs d’ONU-Habitat et du PNUD.
- Affiche une sensibilité et une adaptabilité culturelles, de genre, de religion, de race, de nationalité et d’âge
- Démontrer/sauvegarder l’éthique et l’intégrité
- Démontrer une connaissance de l’entreprise et un bon jugement
- Développement personnel, prise d’initiative
- Agir comme un joueur d’équipe et faciliter le travail d’équipe
- Faciliter et encourager une communication ouverte au sein de l’équipe, communiquer efficacement
- Créer des synergies par la maîtrise de soi
- Gérer des conflits
- Apprendre et partager les connaissances et encourager l’apprentissage des autres.
- Prise de décision éclairée et transparente
Compétences fonctionnelles :
Construire des partenariats stratégiques
Analyse les informations générales et sélectionne les documents à l’appui des initiatives de création de partenariats.
Promouvoir l’apprentissage organisationnel et le partage des connaissances
Recherchez les meilleures pratiques et posez de nouvelles façons plus efficaces de faire les choses.
Connaissances professionnelles/Expertise technique
- Comprend les principaux processus et méthodes de travail liés au poste.
- Possède une connaissance de base des politiques et procédures organisationnelles relatives au poste et les applique de manière cohérente dans les tâches de travail
- Démontre une bonne connaissance de la technologie de l’information et l’applique dans les affectations de travail.
Promouvoir le changement organisationnel et le développement
Démontre sa capacité à identifier les problèmes et à proposer des solutions.
Conception et mise en œuvre de systèmes de gestion
Utilise des informations/bases de données/autres systèmes de gestion.
Orientation client
- Faire rapport aux clients internes et externes en temps opportun et de manière appropriée
- Organise et priorise le calendrier de travail pour répondre aux besoins et aux délais des clients.
- Répond rapidement aux besoins des clients.
Promouvoir la responsabilisation et la gestion axée sur les résultats
- Recueille et diffuse des informations sur les meilleures pratiques en matière de systèmes de responsabilisation et de gestion axée sur les résultats.
Compétences et expérience requises
Éducation secondaire. Un diplôme BA / BSc en administration des affaires, un baccalauréat en commerce, ressources humaines, finances, sciences sociales, relations internationales et tout autre domaine connexe serait souhaitable, mais ce n’est pas une exigence.
Expérience:
Minimum cinq (5) ans (avec éducation secondaire), ou minimum trois (3) ans (avec baccalauréat) d’expérience pertinente en administration ou en service de soutien aux programmes.
Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.).
Expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web.
Exigences linguistiques :
Maîtrise de l’ONU et de la langue nationale du lieu d’affectation.
