Arrière-plan
Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde luttant contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro de notre vivant. Chaque jour, le PAM œuvre dans le monde entier pour garantir qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent accéder aux aliments nutritifs dont ils ont besoin. En tant que membre de l’unité administrative du PAM en RCA, le consultant international, sous la direction générale et la supervision du chef d’unité, soutiendra la gestion globale des services administratifs, administrera et exécutera les processus et les transactions garantissant une haute qualité et précision du travail.
AVIS DE VACANCE DE POSTE INTERNE ET EXTERNE
TITRE DU POSTE 1 : Agent administratif
TYPE DE CONTRAT : Consultant Junior International
UNITÉ/DIVISION : RBD-CAR CO
LIEU D’AFFECTATION : Bangui, République Centrafricaine
DURÉE : 11 mois
Devoirs et responsabilités (non exhaustif)
Résumé des principales fonctions :
Le portefeuille de l’Unité administrative, qui couvre le bureau principal de Bangui et les bureaux extérieurs, comprend, sans toutefois s’y limiter : les installations, les actifs, la flotte, les transports, les voyages, le protocole, l’hébergement, les achats et les contrats, l’occupation de l’espace, le covoiturage et la mobilité des passagers. , Durabilité environnementale, ingénierie, sécurité et santé au travail/diligence raisonnable, réforme de l’ONU, gestion d’événements, contrôles internes, analyse et visualisation de données.
Le titulaire du poste sera chargé de soutenir le chef de l’unité d’administration dans la mise en œuvre des stratégies administratives, d’assurer l’exécution efficace et efficiente des fonctions administratives conformément aux réglementations, procédures et normes du PAM, et d’assurer le renforcement des capacités du personnel en général et de l’administration. en particulier. H/Elle soutiendra la mise en œuvre des stratégies à moyen et long terme et l’amélioration des politiques, des systèmes et des procédures pour garantir que les services fournis soutiennent les objectifs stratégiques du PAM et sont conformes aux politiques, normes, réglementations et processus de l’organisation tout en opérationnaliser la stratégie des services de gestion.
Le livrable de cette consultation sera
- Gestion des contrats : soutenir la mise en place des contrats et des accords à long terme (LTA) requis avec les fournisseurs concernés et développer une base de données de suivi pour ceux-ci. Soutenir la mise en place et la gestion du protocole d’accord (MOU) avec d’autres agences des Nations Unies et suivre le recouvrement des coûts et le paiement.
- Gestion du carburant et de la flotte : Réconcilier toutes les données relatives à tous les carburants en vrac du CO et des bureaux sur le terrain dans et en dehors du FMS et travailler avec l’expert et le chef d’unité pour mettre en place un mécanisme approprié pour gérer le carburant et assurer un approvisionnement constant et une réduction des coûts. Soutenir la bonne coordination et la gestion de la flotte.
- Gestion des actifs : rapprocher toutes les données concernant la gestion des actifs dans et en dehors de GEMS, préparer la cession des actifs et la vente aux enchères de tous les actifs, y compris les mécanismes de recherche pour recycler et éliminer localement les actifs qui ne peuvent pas être mis aux enchères.
- Voyages et protocole : Réconcilier toutes les données concernant les voyages locaux et internationaux et les avantages du personnel, y compris la mise en place d’un système de suivi et de paiement des billets et la mise en œuvre des SOP de voyage pour le bureau de pays. Soutenir le bureau de pays dans la gestion du protocole, y compris la formation du personnel sur Protocole et communication avec les différents bureaux du gouvernement pour créer des contacts et des processus.
- Surveillance et conformité : Soutenir la facilitation de la conformité des services fournis (par exemple, les installations, les actifs et la gestion des voyages gérés par le PAM, etc.) avec la politique de l’entreprise en matière de sécurité et de santé au travail et fournir des recommandations à la direction sur toute amélioration/changement, le cas échéant. . Poursuivre le travail sur la création et l’examen des SOP pour l’administration et la mise en œuvre des recommandations de surveillance et d’audit.
- Numérisation et analyse des données : Soutenir la gestion et effectuer des analyses de données complexes pour fournir à la direction et aux clients des informations et des rapports précis pour une planification et une prise de décision efficaces, et examiner et améliorer les outils de suivi et de reporting des activités administratives et des rapports sur le carburant, les voyages, consommables de bureau, prestation de services de bureau, etc. Renforcer la conformité des pratiques numériques et l’utilisation des outils numériques pour la prestation de services.
- Gestion des ressources : Soutenir la gestion des ressources existantes dans le domaine de responsabilité (par exemple, les installations gérées par le PAM, les actifs, la gestion du carburant et des voyages, etc.) et estimer les nouveaux besoins visant l’efficacité, la rentabilité et la rapidité des opérations et des services. Prendre les devants avec le soutien des installations du siège dans la refonte du bureau de coordination, y compris la disposition des sièges, la redécoration et l’image de marque du bureau.
- Soutien sur le terrain, formation et renforcement des capacités : veiller à ce que le maximum de soutien requis soit fourni aux bureaux sur le terrain pour garantir que leurs besoins soient satisfaits à temps. Former tout le personnel aux processus administratifs et à l’utilisation des différents systèmes au sein du PAM
- Soutenir la collaboration du bureau de pays avec le bureau régional du PAM à Dakar et le siège du PAM à Rome sur diverses initiatives visant à automatiser les fonctions administratives ; participer activement et contribuer aux diverses demandes et initiatives du siège et du bureau régional, tout en fournissant des commentaires en temps opportun pour garantir que les intérêts du bureau de pays sont protégés.
- Toute autre tâche assignée selon les besoins du bureau de pays.
Qualification et expérience requises
- Diplôme universitaire en administration des affaires/administration publique, finance, ingénierie ou dans d’autres domaines pertinents liés à la gestion des services généraux et à l’administration de bureau.
- Deux (2) années ou plus d’expérience en administration au sein du système du PAM ou autre sont requises.
- Une expérience du PAM et du système des Nations Unies, ainsi qu’une maîtrise des systèmes de gestion ou d’autres logiciels de gestion administrative, seraient un atout considérable.
- Bonne maîtrise de Word, Excel et PowerPoint et expérience de l’utilisation de l’ERP et des logiciels du PAM, notamment WINGS, FMS, GEMS, GSMT, ARCHIBUS, entre autres, et analyse de données complexes.
- Expérience du programme de réforme de l’ONU et capacité à opérationnaliser en particulier le BOS et les locaux communs dans le pays.
Langue
- Maîtrise (niveau B) du français et de l’anglais.
- La connaissance de la langue locale serait un atout.
Aptitudes et compétences requises
- Orientation client et solution, proactivité, feedback et communication efficace.
- Travaillez de manière indépendante tout en favorisant le travail d’équipe et la gestion efficace du temps, des conflits et du changement.
- Faire preuve d’intégrité en modélisant des valeurs et des normes éthiques.
- Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques.
- Comprendre la région et le contexte et être capable d’établir les relations de travail requises avec les autorités et les partenaires locaux.
DATE LIMITE DE CANDIDATURE : 21 mai 2024
Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer aux normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs antécédents en interne ou par l’intermédiaire de tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des informations supplémentaires dans le cadre de l’exercice de vérification. Toute fausse déclaration sur les informations fournies lors du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.
Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l’offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités policières locales pour que les mesures appropriées soient prises.
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