Le Conseil norvégien pour les réfugiés (NRC) est une organisation humanitaire indépendante qui aide les personnes contraintes de fuir. Nous intervenons dans des situations de crise dans plus de 31 pays, fournissant chaque année une aide d’urgence et une assistance à long terme à des millions de personnes. Nous défendons les personnes contraintes de fuir, défendant leurs droits. NORCAP, notre fournisseur mondial d’expertise, aide à améliorer la capacité internationale et locale à prévenir, préparer, répondre et se remettre des crises. Le NRC gère également l’Observatoire des déplacements internes à Genève, un chef de file mondial dans le domaine des rapports et de la défense des personnes déplacées dans leur propre pays.
RESPONSABILITÉS
- Rôle et responsabilités
Logistics Officer est en charge de la mise en œuvre quotidienne de la logistique et de l’administration.
Responsabilités générales :
- S’assurer de l’adhérence aux politiques, manuels et directives NRC.
- Mettre en œuvre les fonctions support qui lui sont déléguées en accordance avec le plan d’action
- Rédiger les rapports sur l’avancée des activités support sur demande du superviseur ou de la direction.
- S’assurer de l’archivage correct des documents.
- Encourager et être force de proposition pour favoriser l’amélioration des fonctions support
- Faciliter l’accès des services étatiques dans le cadre des activités de NRC
- Contribuer à la bonne gestion du service administratif.
- Collecter et consolider les rapports administratifs pour la mission
Responsabilités spécifiques :
- Assurer la gestion des achats pour répondre aux demandes, selon les politiques et outils du NRC ;
- Responsable de la gestion de la chaine d’approvisionnement de la base : demande et suivi des achats, réception des biens,
- Saisir toutes les données nécessaires à toutes les étapes de la passation de marchés dans le système de passation de marchés d’Agresso.
- Responsable de la soumission des rapports périodiques pour la base ;
- Responsable de la gestion du catalogue des prix et mise à jour/compilation de la liste des fournisseurs de la base ;
- Inventaire et gestion des biens : en collaboration avec le coordinateur logistique, réceptionne les biens commandés et assure l’inventaire et le suivi des assets de la base ;
- Gestion du transport et assure le suivi des mouvements des personnes et des biens en conformité avec les procédures établies (tableaux des mouvements…).
- Gestion du parc de véhicule (voitures, motos, générateurs, camions…): assure l’approvisionnement, fait le suivi de la consommation de carburant et la maintenance du parc.
- Entretien et maintenance générale : assure l’entretien et la maintenance des bureaux, résidences et centres des projets et équipements divers.
- Participer à l’organisation des marchés publics de fournitures, transport et transferts conformément aux procédures de NRC
- Point focal pour toutes les activités logistiques dont il/elle est responsable et assure le lien avec les fournisseurs et stations carburant.
- Rédige et soumets – selon des échéances définies – les différents rapports en lien avec les activités dont il est responsable : rapport de stock, consommation de carburant, suivi des contrats, suivi des achats, registre des assets et inventaires des immobiliers, etc.
- Assurer le bon acheminement des marchandises jusqu’à la livraison aux services concernés ;
- Préparer une copie papier du dossier d’approvisionnement avec les documents de paiement et s’assurer qu’il est soumis aux Finances.
- Assurer le bon archivage physique et électronique des documents de la logistique en conformité avec les standards NRC en collaboration avec l’assistant aux achats.
- Évaluer la performance des fournisseurs et complété le tableau de performance.
- Assurer la mise à jour de toutes les bases de données « Admin Tracker » par rapport aux : contrats de bail, visas, liste de contact, Prestataires, communication, liste de présence, etc ;
- Assurer la gestion des contrats de bail, visas, liste de contact, Prestataires ; communication, etc, dans les délais requis, sous la supervision du supérieur hiérarchique ;
- Archiver sur le Filling Tree (Office 365) dans le dossier Admin, les correspondances, importance et tout document important pour le classement ;
- Assurer une bonne gestion des correspondances arrivées, des courriers, dispatching dans les départements et envoie des correspondances à l’extérieur à travers un bon système de traçabilité des courriers ;
- Assurer la gestion du stock des fournitures de bureau à travers le fichier de gestion de stock dont le suivi des alertes est bien exécuté ;
- Faire les demandes d’achats des fournitures de bureaux, des achats de la guest house et des maisons et toute autre demande d’achat relevant de l’Administration ;
- Gérer tous les aspects de planification d’événements, des ateliers, séminaires, formations, team building (y inclus les pauses-café, déjeuners et diners) ;
- S’occuper de la propreté du bureau ainsi que la maintenance effective des installations (bureau et guest house) et de leur approvisionnement correct en produits de bases en relation avec la logistique et le département ;
- Faire des propositions pour l’amélioration de la propreté du bureau ;
- Travailler en étroite collaboration avec les départements de la logistique, de la finance et des programmes ;.
- Effectuer toutes autres tâches assignées par son supérieur hiérarchique Toutes autres tâches confiées par son superviseur.
QUALIFICATIONS
Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte :
- Expérience professionnelle dans une organisation non gouvernemental international un atout.
- Diplôme ou autre qualification pertinente en logistique ou gestion administrative ou dans une discipline apparentée
- Expérience en qualité de responsable moyens généraux dans une entreprise ou organisation internationale ;
- Au minimum 3 années d’expérience à un poste similaire ;
- Expérience de la gestion des achats et appels d’offres
- Expérience en gestion de documents papier et électronique
- Expérience de la gestion des fournisseurs et autres
- Bonnes compétences informatiques, notamment utilisation de la messagerie électronique, Microsoft Excel et Word. Expérience de Microsoft 365 un atout.
