Travailler à la Banque mondiale vous offre une occasion unique d’aider nos clients à résoudre leurs plus grands défis de développement. La Banque mondiale se compose de deux entités : la Banque internationale pour la reconstruction et le développement (BIRD) et l’Association internationale de développement (IDA).
Il s’agit d’une coopérative de développement mondiale détenue par 189 pays membres. En tant que plus grande banque de développement au monde, la Banque mondiale fournit des prêts, des garanties, des produits de gestion des risques et des services de conseil aux pays à revenu intermédiaire et à faible revenu solvables, et coordonne les réponses aux défis régionaux et mondiaux. Visitez www.worldbank.org
Rôles et responsabilité
Les tâches et responsabilités de l’adjoint de programme comprennent, sans toutefois s’y limiter, les éléments suivants :
Support opérationnel et administratif :
Le candidat sélectionné sera chargé de soutenir un ensemble de secteurs, ainsi que des tâches associées au programme de travail global de l’unité pour lesquelles un soutien ad hoc peut être nécessaire de temps à autre. L’assistant de programme devra :
• Travaillez sur l’interprétation des procédures et processus existants, déterminez indépendamment ceux qui doivent être utilisés et appliquez-les de manière appropriée.
• Assurer une coordination approfondie avec les autres unités du Groupe de la Banque mondiale (GBM) et assurer fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe, quel que soit leur emplacement, et avec des homologues externes.
• Fournir une assistance principale dans la mise en œuvre du programme de travail de l’unité, y compris un soutien spécialisé dans un ou plusieurs domaines spécifiques, par exemple la gestion des tâches, les achats, la gestion de la base de données, la gestion des connaissances, les technologies de l’information, etc.
• Travailler régulièrement et substantiellement dans plus d’une langue, y compris la traduction/rédaction d’une variété de documents standard, l’application de compétences efficaces de relecture et de grammaire en anglais et en français.
• Identifier et résoudre divers problèmes/problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent, tout en suivant et en appliquant de manière indépendante les procédures et processus existants.
• Suggérer des façons d’améliorer l’organisation et l’efficacité du travail.
• Exercer une fonction d’amélioration de la qualité du projet et d’autres documents en veillant au respect des directives du département, de l’unité du vice-président (VPU) et de l’établissement.
• Participer à l’élaboration des échéanciers des projets/produits, à l’aide des logiciels appropriés.
• Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer l’approbation et la distribution en temps opportun.
• Servir de source d’information sur l’état du projet/des produits (par exemple, passation des marchés, décaissement, audit, fonds fiduciaire/cofinancement et questions juridiques) et rédiger une variété de correspondances standard liées au projet.
• Surveiller le budget des tâches/les fonds fiduciaires pour des projets spécifiques au nom de l’équipe.
• Entreprendre des enquêtes ponctuelles dans des bases de données standard et non standard, récupérer, manipuler et présenter des données.
• Participer au travail sur le terrain de la mission selon les besoins.
• Coordonner les horaires en tenant compte des priorités, surveiller les changements et communiquer les informations au personnel approprié, à l’intérieur et à l’extérieur de l’unité de travail immédiate, y compris les fonctionnaires extérieurs au GBM.
• Aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple des conférences, des ateliers, des négociations, etc.
• Tenir à jour les listes de distribution, les listes de numéros de téléphone/d’adresses des contacts du projet/du produit et distribuer les documents à l’équipe.
• Maintenir à jour le projet de l’unité de travail et les autres fichiers (papier et électroniques).
• Responsable de la soumission des demandes de voyage, du suivi des approbations et de l’organisation des réservations par l’intermédiaire de l’agent de voyage du bureau désigné.
• Encadrez le personnel moins expérimenté.
• Entreprendre des affectations ponctuelles et fournir un soutien aux autres membres du personnel de l’unité, au besoin.
Les critères de sélection
- Baccalauréat avec 4 ans d’expérience ou combinaison équivalente d’études et d’expérience.
- Une expérience préalable en assistance administrative dans une organisation multinationale ou internationale est préférable.
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais écrits et parlés, y compris la capacité de rédiger de manière indépendante une variété de correspondance formelle et informelle ; pour relire/corriger des documents.
- Gestion efficace du temps et compétences organisationnelles
- Capacité à récupérer des documents de référence à partir de diverses sources (par exemple, bases de données ou autres systèmes de classement, Internet, etc.)
- Initiative et débrouillardise démontrées.
- Aptitude avérée à établir des relations et à interagir positivement avec des homologues seniors des secteurs public et privé, en français et en anglais.
- Esprit d’équipe engagé avec de bonnes compétences interpersonnelles et capacité à travailler efficacement dans un environnement multiculturel.
- Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression.
Compétences
• Connaissance de la technologie et des systèmes – Démontre des connaissances avancées et une expérience de travail avec les applications Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, etc.). A la capacité et la volonté de maintenir des connaissances et des compétences à jour en tant que technologie.
• Gestion de projets et de tâches – Démontre de bonnes capacités d’organisation, de résolution de problèmes et une capacité à travailler avec compétence avec un minimum de supervision. Démontre une attention aux détails et à la qualité. A la capacité de gérer plusieurs tâches et de terminer les tâches dans les délais convenus.
• Politiques, processus et procédures institutionnels – Démontre une connaissance des programmes et des produits de son propre département, connaît les acteurs clés, comprend son propre rôle. Affiche une compréhension des politiques et procédures de WB Job Details pertinentes pour le domaine de responsabilités assigné et est capable de les appliquer/mettre en œuvre.
• Polyvalence et adaptabilité – Démontre de la flexibilité et est réceptif à la mise en place de nouvelles solutions. Est prêt à étendre ses propres capacités. Démontre une motivation à profiter et à s’adapter pour effectuer des changements.
• Orientation client – Démontre une attitude de service client positive et professionnelle; est capable de comprendre les besoins des clients et de les compléter de manière professionnelle.
• Drive for Results – Prend la responsabilité personnelle et la responsabilité de respecter les délais et d’obtenir les résultats convenus et dispose de l’organisation personnelle pour le faire.
• Travail d’équipe (collaboration) et inclusion – Collabore avec les autres membres de l’équipe et contribue de manière productive au travail et à la production de l’équipe, en respectant les différents points de vue.
• Connaissances, apprentissage et communication – Avoir une bonne connaissance de la ou des langues officielles de l’unité. Capable d’écrire clairement, d’éditer et de relire des projets de communication. Capable d’apprendre et de partager des connaissances/informations au sein de l’unité.
• Jugement commercial et prise de décision analytique – Capable de gérer l’information et de soutenir la conservation et l’élimination de l’information et des dossiers. Peut rechercher, rapporter et fournir des informations de base à partir de diverses sources et répondre de manière indépendante aux demandes de renseignements de base
Les candidatures doivent être envoyées en anglais.
Remarque : Si vous êtes actuellement un membre du personnel du Groupe de la Banque mondiale avec un engagement régulier ou à durée indéterminée, vous conserverez ce statut. Tous les autres se verront offrir un mandat de 3 ans.
