Le Groupe de la Banque Mondiale recrute pour un nouveau poste. Vous souhaitez bâtir une carrière qui ait du sens......
Date limite : 27/08/2026
Contexte VPU :
L’Unité de gestion pays (UGP) pour la région Afrique de l’Est, Centre-Est 1 (AECE1) comprend la Tanzanie, le Malawi, la Zambie et le Zimbabwe. Le bureau de l’UGP AECE1 est situé à Dar es Salaam, en Tanzanie, et couvre les pays suivants :
Contexte de l’unité :
Contexte du programme du Groupe de la Banque mondiale (GBM) en Zambie :
Le programme du GBM en Zambie est vaste et stratégique. Il combine les opérations de l’IDA et de la BIRD, les activités financées par le Fonds fiduciaire, l’engagement du secteur privé de la SFI, les instruments de la MIGA (le cas échéant), l’analyse de données, les services de conseil et le dialogue politique.
Le bureau de pays de Lusaka joue un rôle central dans la mise en œuvre du programme, le maintien de relations solides avec les clients, la coordination entre les institutions du Groupe de la Banque Mondiale et la collaboration avec le gouvernement, les partenaires au développement et les acteurs du secteur privé.
Afin de soutenir cette mission, le bureau de pays de Zambie recherche un(e) assistant(e) de direction rigoureux(se), discret(e) et proactif(ve) pour épauler le/la responsable pays du Groupe de la Banque Mondiale et contribuer au bon fonctionnement de son bureau.
La personne retenue apportera un soutien administratif de haut niveau, facilitera la coordination entre les équipes et les institutions du GBM, optimisera la circulation de l’information et le suivi, et contribuera à un environnement de travail efficace, collaboratif et axé sur les besoins des clients.
Fonctions et responsabilités :
La personne retenue travaillera sous l’autorité du/de la responsable pays. Ce poste implique des interactions fréquentes avec d’autres unités institutionnelles, le personnel d’autres bureaux (au niveau local et international), les représentants du gouvernement, les consultants et les organisations externes.
Plus précisément, l’assistant(e) de direction sera responsable des tâches suivantes :
(i) Gestion du bureau du CM
Gère l’agenda du/de la CM ; organise et coordonne les documents d’information et de préparation aux réunions.
Filtre et priorise le courrier et les messages destinés au/à la CM, répond de manière autonome à des demandes nombreuses et variées, assure la liaison avec les autres membres de l’unité de gestion de pays (UGP), y compris à Washington, et prend des décisions indépendantes lorsque plusieurs options s’offrent à lui/elle.
Suit les dossiers relatifs aux fonctions du/de la CM et veille à ce que les membres du personnel concernés soient informés. Gère les informations sensibles et confidentielles.
Garantit la soumission et la vérification en temps voulu des documents d’information et les actions de suivi appropriées, en s’assurant que ces documents soient présentés au/à la responsable pays pour examen avant les réunions.
Initie et coordonne tous les aspects des déplacements du/de la CM (SAP, réservations de billets et d’hôtels, demandes de visa, etc.), y compris la coordination des besoins liés aux déplacements et au protocole pendant sa mission.
Rédige la correspondance et veille au respect des directives administratives et à la qualité globale des documents nécessitant la signature du/de la CM.
Apporte un soutien général à la recherche et utilise tous les logiciels informatiques pertinents, y compris les outils d’intelligence artificielle, pour extraire, gérer et manipuler des données, répondre de manière autonome à diverses demandes et prendre des décisions lorsque plusieurs options sont possibles.
Crée et tient à jour les fichiers et bases de données pertinents pour le bureau de pays.
Garantit la qualité et la diffusion rapide des informations provenant du bureau principal ; décide de manière autonome et assure le suivi de la diffusion appropriée des informations au personnel en partageant les rapports, les mises à jour et autres informations nécessaires.
Constitue le premier point de contact et assure la liaison avec un vaste réseau de contacts aux plus hauts niveaux, tant en interne qu’en externe. Assure le suivi des actions requises et contrôle la conformité.
Répond à diverses demandes et prend des décisions lorsque plusieurs options sont possibles. Établit et entretient un réseau efficace de contacts avec les représentants gouvernementaux au plus haut niveau.
(ii) Représentation et liaison
Fournir des conseils, un leadership et une orientation au sein de l’unité de gestion de la coopération (UGC) afin de faciliter un environnement de travail en constante évolution et une communication fluide entre les équipes virtuelles.
Assurer une coordination régulière avec les assistants de direction en Tanzanie, au Malawi et au Zimbabwe, ainsi qu’avec le personnel basé à Nairobi et à Washington, afin de garantir le bon fonctionnement du bureau de pays.
Contribuer au maintien de relations de travail efficaces avec les homologues gouvernementaux, les partenaires au développement, les acteurs du secteur privé, les équipes régionales et le personnel du Groupe de la Banque mondiale, tous secteurs et institutions confondus, en assurant un suivi rigoureux et un engagement professionnel au nom du bureau du chef de pays.
Organiser de manière autonome des événements de haut niveau tels que des réunions et des ateliers avec les clients et les donateurs, ainsi que des visites de haut niveau.
(iii) Bureau de pays
Assurer le bon fonctionnement du bureau du chef de pays, la fluidité du courrier et, plus particulièrement, la gestion des documents. Collaborer étroitement avec le ou les responsables des opérations du bureau de pays et les appuyer, selon les besoins.
Appuyer le chef de pays dans la supervision du programme Zambie en assurant le suivi des principales actions, en coordonnant les contributions aux réunions d’information de la direction, en appuyant la planification des missions et en veillant à la circulation rapide des informations sur les priorités opérationnelles, de portefeuille et institutionnelles.
Appuyer la coordination efficace entre les institutions du Groupe de la Banque mondiale en Zambie, notamment la BIRD/IDA, la SFI et la MIGA, le cas échéant, en facilitant la circulation de l’information, la planification, la logistique des missions, la préparation des réunions et le suivi des questions d’intérêt commun.
(iv) Activités de sensibilisation
Assurer la coordination quotidienne, l’encadrement et le contrôle qualité du personnel du service administratif et d’assistance à la clientèle (SAC) du bureau de pays de Lusaka, en favorisant des normes de service uniformes, une gestion efficace de la charge de travail, le partage des connaissances et la collaboration entre les équipes. Assurer la liaison avec l’unité de Washington et l’unité de gestion de la communauté (UGC).
Critères de sélection
Remarque : La préférence sera accordée aux candidats locaux, c’est-à-dire aux personnes autorisées à travailler sur le lieu d’affectation pour n’importe quel employeur. Les candidats internes peuvent postuler conformément aux directives en vigueur.
Les candidats doivent posséder les qualifications suivantes et démontrer les compétences nécessaires pour réussir dans ce rôle :
Niveau d’études minimum : Baccalauréat ou qualification professionnelle en gestion de bureau ou en soutien administratif. Les candidats titulaires d’une licence en administration des affaires, en sciences sociales ou dans un domaine connexe seront privilégiés.
Minimum de sept ans d’expérience pertinente.
Bonne compréhension de la mission du Groupe de la Banque mondiale, de son modèle d’engagement pays et de son environnement opérationnel, notamment de l’importance de la collaboration entre les secteurs public et privé de l’institution.
Expérience des relations avec de hauts fonctionnaires ; une expérience ou une formation antérieure en tant qu’assistant(e) de direction est un atout.
Excellentes compétences en communication orale et écrite, notamment la capacité à rédiger et à corriger divers types de correspondance et à garantir la qualité des documents écrits pour une clarté optimale du message.
Capacité à rédiger de la correspondance sur divers sujets et à garantir la qualité des documents nécessitant une approbation et/ou une signature.
Excellentes compétences interpersonnelles et interculturelles ; maturité et capacité à interagir avec tact et réactivité avec le personnel à tous les niveaux, faisant preuve de discernement et de discrétion.
Solides compétences organisationnelles et capacité avérée à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser dans des délais extrêmement serrés.
Capacité avérée à garantir une discrétion totale, la confidentialité et une éthique personnelle irréprochable.
Capacité avérée à faire preuve de proactivité, de discernement et d’aptitudes à résoudre les problèmes face à des situations imprévues, souvent sous pression.
Outre une expérience réussie en matière de jugement, de fiabilité, d’ingéniosité et de flexibilité, il est important que le/la candidat(e) ait une attitude positive, soit autonome et sache garder son sang-froid en situation de stress.
Aptitude à encadrer et à former les collaborateurs juniors d’ACS.
Capacité à créer un environnement d’équipe positif et cohésif au sein du bureau pays et dans les relations avec les autres unités du département pays.
Maîtrise des logiciels informatiques pertinents et de leurs fonctions avancées, notamment la suite Microsoft Office et SAP.
Capacité à utiliser efficacement les outils d’intelligence artificielle.
Excellentes aptitudes d’analyse, de recherche, d’innovation et de résolution de problèmes.
Grande autonomie, motivation, esprit d’initiative et fiabilité.
Flexibilité et volonté d’adapter son périmètre de responsabilités.
Flexibilité horaire et disponibilité pour effectuer des heures supplémentaires.
Compétences requises
Outre les critères de sélection mentionnés ci-dessus, les compétences suivantes sont attendues du candidat retenu :
Maîtrise des technologies et des systèmes : Excellente connaissance des applications Microsoft Office et maîtrise des technologies et/ou systèmes pertinents à son domaine fonctionnel. Capacité à former le personnel moins expérimenté sur les technologies et systèmes concernés.
Gestion de projets et de tâches : Capacité à mener à bien des missions diverses et complexes avec un minimum de supervision et à gérer des demandes concurrentes. Bonnes compétences organisationnelles, capacité à planifier et prioriser son propre travail et celui des clients internes (ex. : gestion de l’agenda du gestionnaire de projet).
Politiques, processus et procédures institutionnels : Connaissance fonctionnelle et compréhension pertinentes des priorités, politiques, procédures opérationnelles et administratives, et du personnel de l’institution. Capacité à appliquer concrètement les politiques et à guider les autres dans leur application.
Polyvalence et adaptabilité : Esprit d’initiative et motivation pour se tenir informé des nouveautés en matière de politiques, procédures et technologies pertinentes. Capacité à identifier, prévenir et/ou résoudre les problèmes de manière proactive. Capacité à participer aux activités et initiatives de gestion du changement.
Encadrement d’équipe (ACS) : Capacité à soutenir les membres de l’équipe ACS, en leur fournissant des instructions si nécessaire pour améliorer leur performance et favoriser la collaboration au sein de l’équipe. Capacité à organiser et/ou animer des formations pour les membres de l’équipe sur les procédures, les politiques et les activités professionnelles.
Sens du service client : Adopte une attitude positive et professionnelle envers la clientèle ; comprend les besoins des clients et y répond avec professionnalisme.
Orientation résultats : S’engage personnellement à respecter les échéances et à atteindre les résultats convenus, et possède l’organisation nécessaire pour y parvenir.
Travail d’équipe (collaboration) et inclusion : Collabore avec les autres membres de l’équipe et contribue de manière productive au travail et aux résultats de l’équipe, en faisant preuve de respect pour les différents points de vue.
Connaissances, apprentissage et communication : Capable de rechercher et de rédiger des documents de qualité ou de vérifier la conformité des documents rédigés par d’autres aux exigences administratives. Capable d’encadrer, de guider et d’organiser des activités d’apprentissage dans son domaine de responsabilité.
Esprit d’analyse et prise de décision : Capable d’utiliser ses compétences analytiques et de résolution de problèmes, ainsi que son ingéniosité, pour prendre des décisions éclairées et pratiques dans le cadre de son travail.
Capable de conseiller sur l’utilisation et le stockage de l’information, ainsi que sur les politiques en vigueur dans son domaine de responsabilité.
Les candidatures doivent être envoyées en anglais.
Attributs culturels du Groupe de la Banque mondiale :
1. Sens de l’urgence : Anticiper et répondre rapidement aux besoins des parties prenantes internes et externes.
2. Prise de risques réfléchie : Remettre en question le statu quo et repousser les limites pour un impact accru.
3. Responsabilisation : Se donner les moyens d’agir et responsabiliser chacun quant aux résultats.
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