Le Fonds international de développement agricole (FIDA) recrute pour ces 2 postes (18 Mars 2022)

Les candidats à ce poste doivent être ressortissants du pays dans lequel se situe le poste (Burkina Faso). Le FIDA s’est engagé à réaliser la diversité des sexes. Les femmes sont particulièrement encouragées à postuler.

Le Fonds international de développement agricole (FIDA) est une institution financière internationale et une agence spécialisée des Nations Unies dédiée à l’éradication de la pauvreté et de la faim en milieu rural. Il le fait en investissant dans les populations rurales. Le FIDA finance des programmes et des projets qui augmentent la productivité agricole et augmentent les revenus ruraux, et plaide aux niveaux local, national et international pour des politiques qui contribuent à la transformation rurale.

Le Département de la gestion des programmes (PMD), sous la direction d’un vice-président associé, est responsable de l’ensemble du programme de prêts et dons du Fonds et est composé de cinq divisions régionales et d’une division des politiques opérationnelles et des résultats.

Le poste d’assistant de programme de pays (CPA) est situé dans un bureau régional ou dans un MCO/ICO et relève directement du directeur de pays (CD)/chef du bureau multipays du FIDA ou du directeur de pays à la tête du bureau ou d’un programme de pays. (CPO) ou à un analyste de programme pays (COA).

Rôle de l’emploi

L’assistant de programme de pays est responsable d’une gamme de fonctions administratives et de soutien au programme relatives à la coordination et à l’exécution des opérations sur le terrain.

Il/elle travaille en collaboration avec le siège régional de liaison du programme et avec les collègues de l’équipe régionale, et avec l’analyste des opérations pays, le cas échéant, pour assurer la cohérence, la cohésion et la synergie dans les questions administratives et liées au programme.

Les principaux résultats/activités principales peuvent inclure

• Appui au programme/projet (COSOP, conception, mise en œuvre, achèvement)
• Gestion des ressources et soutien administratif
• Fonctions managériales

Fonctions clés et résultats

1. SOUTIEN AU PROGRAMME/PROJET: L’assistant de programme de pays veille à ce que des informations et des données soient disponibles en temps opportun, complètes et exactes pour soutenir l’exécution efficace et efficiente des projets appuyés par le FIDA, au nom de leurs équipes de pays assignées à toutes les phases du projet (COSOP, Conception/Mise en œuvre/Achèvement) pour ces activités dans la Région.

Les responsabilités peuvent inclure :

• Assistance à la rédaction des Termes de Référence préparation des membres des missions (COSOP, conception, appui à la mise en œuvre, réalisation)
• Soutenir la préparation des documents et leur alignement sur les normes et procédures du FIDA (par exemple pour le rapport de conception de projet), le suivi pour assurer la soumission en temps opportun aux processus d’examen internes et la présentation aux organes directeurs ;
• Organiser des réunions dans le pays avec les parties prenantes internes et externes du projet/programme (par exemple, réunions de l’équipe de projet, négociations, réunions avec les gouvernements, visites de pays de la haute direction, événements d’apprentissage, etc.), y compris la préparation et la diffusion de la documentation pertinente et la recherche de lieux et activités connexes (par exemple, conservation des données dans les systèmes institutionnels du FIDA) ;
• Saisie de la base de données des nouveaux projets/dons/programmes d’investissement dans le système de dons et de projets d’investissement (GRIPS) du FIDA et dans le système de gestion des résultats opérationnels (ORMS) pendant la phase de conception (par exemple, cadre logique et étapes prévues) ainsi que saisie et mise à jour des données dans les dons du FIDA et le système des projets d’investissement (GRIPS) et le système de gestion des résultats opérationnels (ORMS), et l’extraction des informations sur les projets et les stratégies nationales, le cas échéant ;
• Télécharger et profiler les documents requis à des fins de gestion des archives et de gestion des connaissances (par exemple dans la Bibliothèque des opérations (ODC), sur xdesk, via le système de gestion des archives électroniques du FIDA), et partager les informations avec les partenaires du projet et les autres parties prenantes, le cas échéant.

2. SOUTIEN DU BUREAU : L’assistant de programme de pays veille à ce que l’ensemble des activités relatives aux opérations administratives du programme de pays suivent les règlements, règles et procédures établis.

Les responsabilités administratives couvrent les voyages, les ressources humaines et financières et les achats. Les responsabilités peuvent inclure :

• Préparer les préparatifs de voyage liés au programme, y compris les transactions liées à la planification des ressources d’entreprise (ERP) de PeopleSoft Financials, pour le personnel situé dans les bureaux régionaux/AGC/bureaux de pays du FIDA, y compris la saisie des dates de mission dans le système d’entreprise, la gestion des visas et les dispositions logistiques, et aider le personnel à se conformer aux recommandations de l’UNDSS sur les voyages ;
• Assistance logistique lors des processus de recrutement de personnel non-fonctionnaire, par exemple des consultants et des stagiaires, et des activités d’approvisionnement connexes, y compris la saisie PeopleSoft et la maintenance des données
• Effectuer les transactions liées à l’ERP des RH et des finances et initier les demandes de paiement ;
• Soutenir l’administration et l’exécution des budgets alloués liés aux programmes et effectuer l’examen de premier niveau des dépenses administratives, au besoin ;
• Fournir une assistance de bureau, s’occuper de l’administration courante des documents (y compris la gestion des communications entrantes et sortantes et la tenue des dossiers du bureau et des systèmes de classement) selon les besoins ;
• Fournir des documents de référence / justificatifs sur demande, formater / rédiger des composants standard de documents garantissant la soumission en temps voulu de la documentation appropriée dans le système de gestion des dossiers du FIDA ;
• Effectuer d’autres activités administratives liées au fonctionnement du bureau, selon les besoins et assignés par le chef du bureau.

3. FONCTIONS DE GESTION : L’assistant de programme de pays est responsable de l’intégrité et de la transparence dans l’administration des ressources du FIDA. Cela comprend la fourniture de contributions aux exercices de préparation du budget du bureau de pays et le suivi des sous-affectations émises ; mettre en œuvre les processus d’approvisionnement et aider aux procédures de clôture des contrats ; utilisation efficace de la fonctionnalité ERP pour de meilleurs résultats commerciaux ; simplification des processus de transaction et de reporting ; et amélioration des services à la clientèle, supervision du personnel de soutien, le cas échéant.

Indicateurs clés de performance

Les principaux résultats ont un impact indirect sur l’efficacité globale de l’équipe dans l’appui aux bureaux de pays et sur le succès de la mise en œuvre des opérations du programme régional. L’exactitude de la saisie des données et de la présentation des informations renforce la position du FIDA en tant que partenaire de développement solide. Les informations fournies facilitent les activités de soutien du projet/programme et la prise de décision du programme.

Relations de travail

L’assistant de programme de pays travaille en étroite collaboration avec le spécialiste régional (P3), l’analyste régional (P-2), l’analyste de données (NOB) et en coordination avec le siège du FIDA (équipe de liaison régionale du programme), pour échanger des informations à l’appui de l’exécution du programme. ainsi qu’un soutien administratif. Le titulaire s’efforce en permanence d’obtenir le soutien et la coopération des unités administratives.

Exigences du profil de poste

Compétences organisationnelles – Niveau 1 :

• Établir des relations et des partenariats – Établit et entretient des relations de travail efficaces
• Communiquer et négocier – Communique efficacement; crée une compréhension entre soi et les autres
• Faire preuve de leadership – Leadership personnel et attitude face au changement
• Se concentrer sur les clients – Se concentrer sur les clients
• Apprendre, partager les connaissances et innover – Cherche continuellement à apprendre, partage les connaissances et innove
• Pilotage de la performance et développement du personnel –
• Gérer son temps, ses ressources et ses informations – Gère efficacement son temps, ses informations et ses ressources
• Résolution de problèmes et prise de décision – Démontre une solide capacité de résolution de problèmes et de prise de décision
• Réflexion stratégique et développement organisationnel – Influence personnelle
• Travail d’équipe – Contribue efficacement à l’équipe

Éducation:

Niveau – Certificat d’études secondaires (par exemple, niveau A et baccalauréat)
Domaines d’intérêt – comptabilité, administration des affaires, économie, finance ou domaines connexes.

Expérience:

• Au moins quatre (4) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans l’administration et l’appui aux programmes dans des agences des Nations Unies, des institutions de développement, des services gouvernementaux et/ou d’autres organisations pertinentes.
• Expérience de travail qualifiante dans le programme de pays Soutien au programme de pays, soutien aux opérations, administration des prêts/subventions, ressources et planification. Une expérience avec les institutions financières internationales, les agences de coopération au développement, etc., serait un atout. Doit être ressortissant ou détenir un permis de travail valide pour le pays d’affectation.

Langues :

• Requis : Français et Anglais (4 – Excellent)
• Souhaitable : espagnol ou arabe

Compétences:

• Gestion logistique : savoir-faire en matière de soutien logistique spécifique au poste, tel que la gestion des voyages (y compris les préparatifs de voyage, l’administration des visas, etc.), l’organisation d’événements (par exemple, l’organisation de conférences, de réunions (virtuelles), de retraites, de formations), etc.
• Respect des procédures : capacité à respecter strictement les directives formelles établies, y compris dans de nouvelles situations
• Passation des marchés : savoir-faire dans l’application des politiques, règles et réglementations en matière de passation des marchés applicables au siège du FIDA et/ou aux programmes/projets de pays, y compris pour les cas individuels complexes
• Gestion des dossiers : savoir-faire en matière de tenue de dossiers (par exemple, gestion appropriée des dossiers et des systèmes pour préserver la mémoire institutionnelle, y compris les journaux de correspondance, les systèmes de classement et de référence du bureau, etc.)
• Gestion du temps : respect des délais sous contraintes de temps et sous pression (par exemple, remettre à temps les documents de l’organe directeur) ; capacité à coordonner et à gérer des flux de travail complexes et des équipes internes et externes
• Maîtrise de base des TIC et du numérique : expertise pertinente pour le rôle spécifique (par exemple, systèmes d’information approfondis, y compris les logiciels de systèmes d’exploitation pour micro-ordinateurs, le matériel et les logiciels d’application et autres équipements de technologie de bureau), gestion de la configuration informatique de l’utilisateur final
• Initiative et bon jugement : sens élevé de l’initiative proactive et bon jugement (y compris en matière de sécurité)
• Compétences interpersonnelles : capacité à traiter patiemment et avec tact avec les autres (par exemple, les visiteurs, les clients, les appelants, etc.), y compris les personnes âgées (par exemple, les participants à des réunions de haut niveau)
• Écoute : écoute efficace et active des autres ; comprendre et agir sur les déclarations indirectes
• Résolution de problèmes : Forte pensée systémique et structurée, capacité à identifier et à disséquer les problèmes en composants et à formuler un ensemble complet de solutions et de stratégies créatives, viables et durables
• Communication verbale : Communication verbale claire, succincte et convaincante ; langage hautement professionnel, équilibré et diplomatique
• Communication écrite : Communication écrite claire, succincte et convaincante dans la langue nécessaire pour un rôle spécifique ; langage hautement professionnel, équilibré et diplomatique (par exemple pour la rédaction de prises de position, de briefings, etc.)

les autres informations

Afin d’optimiser l’utilisation des fonds et des ressources, nous ne pouvons répondre qu’aux candidats présélectionnés pour un entretien. Les candidats qui ne reçoivent aucun retour dans les trois mois doivent considérer leur candidature comme non retenue.

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