Le Conseil danois pour les réfugiés recrute pour ce poste (26 Septembre 2023)

But

Fournir un soutien au programme en entreprenant des tâches opérationnelles techniques et pratiques pour assurer un fonctionnement fluide, sûr et efficace des activités de la flotte de la chaîne d’approvisionnement conformément au manuel des opérations et au manuel du programme, en respectant les directives des donateurs.

Devoirs et responsabilités

Les principales tâches et responsabilités comprendront, sans toutefois s’y limiter :

• Acquérir tous les matériaux et équipements commandés par les projets de manière rentable et transparente, conformément aux politiques spécifiques de la RDC et des donateurs, en collaboration avec les demandeurs de programmes et SC-Procurement TL.
• Aider à assurer la liaison avec les fournisseurs pour créer des calendriers de livraison réalistes et comparer les livraisons réelles pour évaluer les performances et la réactivité des fournisseurs.
• Assurez-vous que toutes les demandes d’achat, bons de commande et demandes de prix sont suivies depuis le point de demande jusqu’à la réception finale.
• Examiner, mettre à jour et partager régulièrement les bases de données et les trackers de gestion de l’information avec le SC -Procurement TL.
• Aider à la préparation des contrats et aux modifications des contrats si nécessaire.
• Participer à la vérification conjointe des biens, services et travaux acquis et vérifier la conformité des articles aux spécifications techniques et aux quantités.
• Recherchez périodiquement sur le marché de nouveaux fournisseurs susceptibles de fournir un meilleur service ou un meilleur rapport qualité-prix pour la RDC.
• Maintenir et mettre à jour la liste des fournisseurs à l’aide du profil du fournisseur et du formulaire d’inscription.
• Participer et faciliter le processus de pré-qualification des fournisseurs
• Veiller à ce que les dossiers de passation des marchés soient exacts et que les enregistrements soient conformes aux politiques de passation des marchés de la RDC et des donateurs, que le système de classement soit correctement établi et que toutes les copies électroniques et papier des dossiers de passation des marchés soient accessibles et gérables à des fins d’audit.
• Assurer un système d’archivage à jour des documents physiques et électroniques des documents d’approvisionnement (contrat, profil des fournisseurs, contrat de location, etc.)
• Mettre à jour quotidiennement les trackers PR/PO pour garantir que tous les PR sont correctement suivis sur le tracker.
• Numérisation et téléchargement des dossiers et documents d’approvisionnement selon les bases de cas.
• Soutenir et participer périodiquement aux réunions d’appel d’offres ouvertes et aux évaluations.
• Préparer et soumettre les paiements des fournisseurs à financer en temps opportun
• Effectuer le suivi en interne entre la chaîne d’approvisionnement et les finances de l’état des paiements des fournisseurs.
• Vérification des fournisseurs en RDC, recherche dans les bases de données antiterroristes approuvées.
• Mettre en œuvre une diligence raisonnable pour les fournisseurs, cela comprend la réalisation de vérifications de références, de visites de fournisseurs, etc.
• Fournir un soutien cohérent et constructif aux autres départements pour assurer le respect des politiques et des procédures
• Effectuer les tâches conformément aux procédures opérationnelles standard (SOP) du programme RDC Nigeria ;
• Accomplir les tâches conformément au Code de conduite de la RDC.
• Identifier et signaler les signaux d’alarme en matière d’approvisionnement au SC-TL, au responsable et à l’unité de conformité.
• Toute autre tâche assignée par le SC-TL et le gestionnaire.

Exigences

Essentiel:

• Bsc dans n’importe quel diplôme dissipatif ou minimum (ND) en cours de logistique liés à la gestion.
• Expérience/compétences dans MS Excel (expérience de travail avec des formules)
• Une expérience de travail ERP (dynamique) est un avantage supplémentaire.
• Prêt à respecter les délais avec un minimum de supervision.
• Capacité à travailler sous pression et à réagir lorsqu’un approvisionnement d’urgence est demandé dans les bureaux extérieurs.
• Autonome et prêt à prendre des initiatives pour s’améliorer dans son domaine de responsabilité
• Bon en anglais écrit et parlé, en haoussa et dans toute langue locale de l’État de Borno.
• Pour réussir dans ce rôle, le candidat doit être honnête, fortement motivé et faire preuve d’un haut niveau d’intégrité dans le travail humanitaire, discipliné et axé sur l’équipe.

Souhaitables :

• Flexible et disposé à travailler dans un environnement distant et à voyager vers d’autres sites sur le terrain.
• Expérience des procédures et de la documentation standard en matière de passation des marchés.
• Il/elle possède de bonnes compétences en mathématiques.
• Bonne communication et esprit d’équipe
• Excellentes compétences organisationnelles, motivé, proactif et capable de respecter les délais fixés.
• Au moins un (1) an d’expérience professionnelle dans la logistique/approvisionnement de la chaîne d’approvisionnement dans une (I)ONG
• Il/elle doit être originaire de l’État de Borno.