UMO Bénin recherche pour l’un de ses clients, acteur majeur du secteur de la production de ciment, un(e) Assistant(e) de Direction Bilingue Expérimenté(e) qui aura pour mission principale d’accompagner le Directeur Général ainsi que les membres du Comité de Direction dans la gestion et l’optimisation de leurs activités, tout en assurant la coordination des informations et le bon fonctionnement administratif dans le respect de la confidentialité.

MISSIONS

• Assurer la gestion et l’optimisation de l’agenda du Directeur Général (prise de rendez-vous, courriers, e-mails, congés, etc.).
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les visiteurs et partenaires.
• Préparer et organiser la logistique des réunions, déplacements professionnels et visioconférences.
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions du Directeur Général.
• Assurer la préparation et le suivi administratif des dossiers.
• Assister les membres du Comité de Direction dans la gestion de leurs activités.
• Gérer les agendas et organiser les rendez-vous du Comité de Direction.
• Prendre les dispositions nécessaires pour la tenue des réunions.
• Produire les comptes rendus de réunions.
• Assurer le suivi des décisions prises en réunion.
• Gérer le secrétariat de la Direction Générale (courriers, rendez-vous, etc.).
• Assurer la confidentialité, l’archivage et le classement des documents.
• Collecter, traiter et mettre à jour les informations administratives.
• Assurer la transmission des informations en interne et en externe.
• Structurer et répartir les documents provenant des différents services.
• Assurer la coordination entre la Direction Générale et les différents services.
• Veiller à la bonne organisation administrative des activités de la Direction Générale.

PROFIL

• Être titulaire d’un diplôme BAC +4 en secrétariat de Direction Bilingue ou équivalent.
• Être parfaitement bilingue français / anglais.
• Justifier d’au moins deux (02) ans d’expérience professionnelle à un poste similaire.
• Avoir une excellente culture générale.
• Avoir une aisance rédactionnelle confirmée.
• Maîtriser les techniques de communication.
• Maîtriser les techniques d’élaboration de documents administratifs.
• Savoir rédiger des comptes rendus et documents professionnels.
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…).
• Savoir gérer son activité dans un environnement exigeant et à priorités multiples.
• Avoir le sens de l’organisation et de la planification.
• Faire preuve de discrétion et de confidentialité.
• Avoir un bon relationnel, une bonne adaptabilité et de la diplomatie.
• Être à l’écoute et disponible.
• Être rigoureux(se), autonome et proactif(ve).