L’Organisation des Nations unies pour l’alimentation et l’agriculture est une organisation spécialisée du système des Nations unies, créée en 1945 à Québec. Son siège est à Rome, au Palazzo FAO, depuis 1951.
Position hiérarchique
L’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) du Projet travaillera sous la supervision générale de la Représentante de la FAO en République du Congo, en collaboration avec l’Assistant de la Représentante, Chargé de l’Administration, et sous la supervision technique directe du Conseiller Technique Principal des projets. Il/Elle articule son activité avec celle de l’équipe administrative du Bureau de la FAO en République du Congo.
Domaine de spécialisation
L’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) appuiera l’exécution du projet PROREP et PREFOREST par la préparation des éléments administratifs et financiers nécessaires aux processus de recrutement, d’achat, de passation de marchés et d’établissement de partenariats, au suivi des dépenses et cofinancements du projet, dans le strict respect des normes du CAFI et du FVC ainsi que des règles opérationnelles et orientations de la FAO concernant l’exécution des budgets des projets.
Tâches et responsabilités
• Appuyer le Chargé des opérations dans toutes les tâches (administratives, logistiques et financières) liées à la mise en œuvre des projets ;
• En collaboration avec les équipes des projets, élaborer les documents administratifs (contrats, protocoles d’accord, termes de référence, documents des appels d’offre, ordres d’achat etc.) ;
• Proposer les formats de suivi des activités de passation de contrats et protocoles d’accord; suivre l’avancée de ces activités ;
• Proposer la structure d’archivage des documents liés au projet, y compris la correspondance, et s’assurer de son application, veillez à la complétude des documents administratifs et financiers archivés, à tout moment du projet ;
• Suivre l’état financier du projet, en étroite collaboration avec les experts administratifs du bureau de la FAO en République du Congo, afin d’assigner les dépenses et les engagements en fonction des résultats et selon les procédures de la FAO ;
• Participer à l’élaboration du budget annuel des projets en relation avec les plans de travail annuels et participer à une révision budgétaire en cas de besoin ;
• Appuyer le suivi et l’évaluation des achats de matériel et d’équipements pour le bureau (y compris pour les démarches auprès des Douanes), s’assurer de l’identification des actifs acquis (inventaire) et en réaliser un contrôle périodique, un stockage et un usage correct, appuyer le transport du matériel jusqu’au lieu d’utilisation le cas échéant ;
• Appuyer la préparation de la documentation et l’élaboration des rapports financiers, notamment mensuels, à la fois pour les activités mises en œuvre directement par la FAO et pour celles déléguées à des partenaires, en sollicitant les informations nécessaires auprès de ceux-ci ;
• S’assurer que les dépenses et les engagements des prestataires sont tous payés selon les calendriers accordés dans les conventions et contrats passés entre la FAO et eux, et que tous les justificatifs correspondants sont remis à la FAO et dument archivés ;
• Assurer la réception de toutes les pièces comptables, relatives aux entrées et aux sorties, vérifier leur conformité et les enregistrer en temps réel ;
• Selon autorisation, procéder aux paiements depuis la petite caisse et enregistrer ces paiements ; selon demande, procéder aux petits achats nécessaires au fonctionnement des projets ;
• Préparer les missions d’évaluation des projets en fournissant les informations, les documents, les pièces comptables et les explications nécessaires ;
• Appuyer la préparation des missions internationales et nationales, notamment pour les aspects logistiques (transport, hébergement, etc.), pour la prise en charge des frais de mission, l’établissement des formulaires de justification et l’enregistrement des justificatifs de dépenses ;
• Etablir et tenir à jour une liste de contacts de tous les partenaires du projet, y compris au sein du Gouvernement et de ses structures impliquées dans le projet ;
• Appuyer l’organisation de réunions, ateliers et autres espaces d’échange, qu’ils soient présentiels ou virtuels, en particulier des instances de gouvernance prévues pour le projet ; en particulier appuyer le Conseiller Technique Principal pour les convocations, l’envoi de documents préparatoires, le respect des règles de protocole et de procédure, la prise de note et l’élaboration de compte-rendu ;
• Superviser la gestion des véhicules et du carburant ainsi que les dépenses d’entretien avec les chauffeurs des projets (veiller aux périodes d’entretien/vidanges du Groupe Electrogène et des Véhicules et de renouvellement des documents administratifs, s’assurer du remplissage du carnet de bord et suivre la consommation);
• Renseigner le personnel recruté dans les projets sur les aspects administratifs et financiers ;
• S’acquitter de toute autre tâche demandée par la représentation de la FAO.
LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES EN REGARD DES CRITÈRES SUIVANTS:
Conditions minimales à remplir
• Diplôme universitaire BAC+3 en administration, finance, gestion de projets ou assimilé
• Cinq années d’expérience professionnelle pertinente en comptabilité, finance, gestion
• Connaissance courante du français et moyenne de l’anglais.
• Nationalité congolaise.
Compétences de base exigées par la FAO
• Attention portée aux résultats
• Avoir l’esprit d’équipe
• Sens de la communication
• Établissement de relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue
Aptitudes techniques/fonctionnelles
• Maîtrise de l’outil informatique, maitrise de MS Office 365 (notamment Excel, Word et PowerPoint) et des outils de communication à distance (Internet, mail, plateformes de visio-conférence et espaces de travail virtuels partagés) ;
• Étendue et pertinence de l’expérience en gestion administrative et financière appliquées par les bailleurs de fonds internationaux pour les projets de coopération
• Étendue et pertinence de l’expérience en gestion administrative de projet, notamment la connaissance et le maniement des logiciels usuels de gestion administrative, financière et comptable de projets (ORACLE…)
• Aptitude à travailler en équipe et efficacement avec les homologues nationaux et internationaux, en réseaux et avec les organisations partenaires internationales et nationales ;
• Bonne connaissance en matière de rédaction de rapports financiers, dans l’élaboration de plans de travail et de budgets ;
• Une expérience de travail en lien avec le Ministère en charge des Forêts serait un atout ;
• Une expérience au sein des Nations Unies serait un atout.
• Capacité à travailler sous pression.
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