Sous la direction et la supervision du spécialiste des finances et du superviseur direct, l’assistant financier fournit des services financiers garantissant une qualité, une exactitude et une cohérence élevées du travail. L’assistant financier favorise une approche orientée client, conforme aux règles et réglementations du PNUD.
L’assistant financier travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets du bureau de pays (CO) ainsi qu’avec le personnel du siège du PNUD et du GSSC pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente.
Devoirs et responsabilités
Soutenir la mise en œuvre des stratégies opérationnelles.
- Assurer la pleine conformité des processus financiers et des dossiers financiers avec les politiques et procédures des programmes et opérations du PNUD (POPP) et les stratégies.
- Fournir une contribution à l’unité des finances et à la direction du bureau dans la préparation et l’examen de la cartographie des processus opérationnels du CO et de l’élaboration du contenu des procédures opérationnelles standard internes en matière de finances, en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau.
Soutenir le fonctionnement du système optimal de recouvrement des coûts.
- Fournir des éléments pour la préparation du recouvrement des coûts et des factures dans QUANTUM pour les services fournis par le PNUD, et assurer le suivi du recouvrement des coûts.
Fournir un soutien comptable et administratif à l’unité des Finances .
- Fournir un soutien pour assurer un contrôle approprié des pièces justificatives des factures de paiement et une bonne gestion des documents, y compris un archivage systématique.
- Préparer des rapports financiers pour les projets non liés au développement et la gestion des fonds/solde budgétaire.
- Préparer tous types de factures pour les projets et les agences non QUANTUM.
- Maintenir un système de classement approprié pour les dossiers et documents financiers.
- Maintenir le système de contrôle interne des dépenses qui garantit que les factures traitées sont appariées et complétées ; les transactions sont correctement enregistrées et comptabilisées dans QUANTUM ; et les demandes de remboursement de voyage et autres droits sont dûment traités.
- Fournir des informations sur l’état des ressources financières, au besoin.
- Gérer les encaissements et la petite caisse.
- Tenir à jour les comptes clients des projets du PNUD dans QUANTUM.
Assurer le bon fonctionnement des systèmes de gestion de la trésorerie et de la trésorerie du CO.
- Servir de remplaçant à l’associé financier pour examiner en temps opportun la situation de trésorerie des comptes locaux afin de garantir des fonds suffisants pour les décaissements et de maintenir le niveau de liquidité approuvé par le Trésor. Identifiez et enregistrez les reçus et créez des dépôts pour l’application des revenus en temps opportun.
- Identifiez et enregistrez les contributions.
Soutenir le développement et le partage des connaissances au sein du bureau de pays.
- Participer à la formation du personnel des opérations/projets sur la finance.
- Fournir des contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Le titulaire exécute d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation.
Compétences
Obtenir des résultats
NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais.
Pensez de manière innovante
NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations.
Apprendre en continu
NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires.
Adaptez-vous avec agilité
NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible .
Agir avec détermination
NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable d’agir avec calme face à l’adversité, confiant.
S’engager et s’associer
NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives.
Favoriser la diversité et l’inclusion
NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination.
Compétences transversales et techniques
Gestion d’entreprise
- Satisfaction du client/Gestion des clients : Capacité à répondre en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients. Contribuer à l’élaboration de la stratégie de service client. Recherchez des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients. Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client.
- Travailler avec des preuves et des données : Capacité à inspecter, nettoyer, transformer et modéliser des données dans le but de découvrir des informations utiles, d’éclairer les conclusions et de soutenir la prise de décision.
Développement des affaires
- Génération de connaissances : Capacité à rechercher et à transformer des informations en connaissances utiles, pertinentes pour le contexte ou répondant à un besoin exprimé.
Administration et opérations
- Gestion des documents et des dossiers : Gestion globale des documents (matériels ou électroniques) ; politique de registre et de conservation, y compris le stockage et l’archivage.
Finance
- Comptabilité (générale) : Connaissance des concepts, principes, réglementations, politiques comptables et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.
- Rapports et analyses financiers : Capacité à extraire, évaluer des données financières, à en tirer des conclusions pertinentes et à les présenter de manière significative et cohérente pour faciliter une prise de décision efficace et un suivi des performances.
- Audit : Capacité d’examiner et de vérifier les comptes et les registres.
Compétences et expérience requises
- Enseignement secondaire avec certification spécialisée en comptabilité et/ou finance. Un diplôme universitaire en finance ou en comptabilité est souhaitable. Les comptables partiellement qualifiés d’un institut comptable accrédité au niveau international auront un net avantage.
- Les candidats titulaires d’un certificat en comptabilité d’un institut de comptabilité accrédité au niveau international auront un net avantage. Les candidats sans certification mais possédant une expérience pertinente doivent suivre le programme de formation et de certification en finance du PNUD (FTCP), s’ils sont recrutés.
- 5 ans (avec diplôme d’études secondaires) ou 2 ans (avec baccalauréat) d’expérience en finance et en comptabilité, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, au niveau national ou international sont requis.
- Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et connaissance avancée des feuilles de calcul et des systèmes de gestion Web tels que les progiciels financiers ERP et les progiciels de bases de données.
- Une connaissance des normes IPSAS et/ou IFRS est souhaitée.
Langues :
- La maîtrise du français est requise.
- La connaissance de l’anglais est un atout.
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