L’Organisation internationale du travail ou OIT est depuis 1946 une agence spécialisée de l’ONU. Sa devise, si vis pacem, cole justitiam, est gravée dans la pierre de ses locaux. Le Bureau international du travail est le secrétariat permanent de l’OIT.
La procédure de recrutement pour les postes d’agent des services généraux est soumise à la réglementation locale en matière de recrutement et à l’article 4.3 du Statut du personnel de l’OIT.
Les personnes suivantes peuvent présenter une demande :
- Candidats internes du BIT conformément aux paragraphes 31 et 32 de l’annexe I du Statut du personnel.
- Candidats externes
L’OIT valorise la diversité au sein de son personnel et accueille les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons également les candidats handicapés. Si vous n’êtes pas en mesure de remplir notre formulaire de demande en ligne en raison d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à [email protected].
*Conditions d’emploi pour les candidats externes : Conformément à la pratique existante de l’OIT, la nomination d’un candidat externe se fera normalement au premier échelon de ce grade.
Cadre organisationnel
Le poste est à pourvoir au sein de l’unité de travail du commandant de la région d’Abuja, au Bureau de pays d’Abuja (CO Abuja). Cette unité de travail couvre les bureaux de l’OIT au Nigeria, au Ghana, au Libéria et en Sierra Leone.
Objectif principal
En tant que membre de l’équipe, le (la) titulaire fournit un appui de haut niveau en matière de programmes et est chargé(e) d’exécuter, d’achever et/ou de superviser les services administratifs et de programmation spécialisés liés à la mise en œuvre du programme de travail du Bureau. Le titulaire du poste travaille de manière efficiente, efficace et axée sur le client en exécutant une gamme de mesures administratives liées à la conception, à la planification, à la gestion, au suivi et à l’évaluation des activités. Le travail implique l’utilisation du système de planification des ressources de l’entreprise (ERP). Le titulaire du poste applique les principes de la gestion axée sur les résultats (GAR) et veille à l’application correcte des règles, règlements, politiques, procédures et lignes directrices établis. Le titulaire du poste évalue et contribue à la conception et à l’élaboration de services de programmation et de processus de prestation améliorés.
Le (la) titulaire travaille sous la supervision de l'(de la) Chargé(e) principal(e) de programme. La supervision reçue vise à faciliter la prestation des services, à s’assurer que les résultats convenus sont atteints et que le travail est coordonné et intégré aux services connexes. Les tâches sont généralement exécutées sous une supervision minimale, le titulaire du poste faisant preuve d’un degré élevé d’indépendance, en particulier en ce qui concerne les questions d’exécution opérationnelle. Les travaux sont examinés pour s’assurer de la faisabilité des recommandations et de l’exactitude des résultats finaux. Le travail portant sur des questions de programmation complexes et complexes, y compris celles qui touchent d’autres activités connexes de l’unité de travail, est également examiné.
Relations de travail
Les contacts internes sont établis avec le personnel et les responsables des bureaux extérieurs, des sites de projet et du siège afin de fournir un soutien et des conseils en matière de programmes et d’administration et de conseils pour la résolution de problèmes complexes conformément aux normes applicables. Le (la) titulaire assure régulièrement la liaison avec le (la) Groupe(trice) régional(e) de la programmation et reçoit des conseils de celle-ci.
Les contacts extérieurs se font principalement avec des homologues gouvernementaux, des organisations d’employeurs et de travailleurs, des organismes des Nations Unies (ONU) et d’autres organisations internationales et donateurs en ce qui concerne la coordination des activités conjointes. Le titulaire du poste partage de l’information et collabore à l’intégration de processus ou d’activités, et anticipe et contribue à résoudre des questions complexes de soutien administratif et de programmation.
Principales tâches et responsabilités
1. Fournir un appui spécialisé en matière de programmation pour l’élaboration du programme de travail du Bureau et l’identification des initiatives, en veillant à ce que les informations requises soient incluses dans les activités proposées. Effectuer des recherches d’informations sur des sujets définis en rapport avec les résultats du programme de pays qui lui sont assignés. Procéder à une analyse préliminaire de l’information, y compris l’identification des questions prioritaires et des besoins potentiels en matière d’assistance technique, en vue d’une éventuelle inclusion dans les notes d’information et les rapports nationaux.
2. Compiler, analyser et diffuser des données et d’autres informations en vue de l’élaboration des programmes et du budget et de l’examen des besoins financiers et des ressources humaines. Coordonner les propositions de programmes et les prévisions budgétaires et proposer les ajustements nécessaires.
3. Assurer la coordination des questions administratives relatives aux programmes et/ou aux projets. Initier les demandes, préparer les termes de référence standard en rapport avec les objectifs du programme et/ou du projet, obtenir les autorisations nécessaires, traiter et suivre les mesures administratives et résoudre les problèmes liés à la mise en œuvre du programme et/ou du projet. Assurer la liaison avec les partenaires externes et assister aux réunions pour fournir et recueillir des informations.
4. Examiner les rapports, les propositions et les données sur les dépenses reçus des partenaires de mise en œuvre pour s’assurer que les transactions financières, les engagements et les autorisations sont conformes aux règles et règlements financiers. Préparer des rapports sur l’exécution du budget, en comparant les budgets approuvés aux dépenses réelles et en indiquant les écarts.
5. Maintenir et mettre à jour les bases de données.
6. Répondre aux questions administratives complexes sur le programme et le budget, ou les rediriger vers la source la plus appropriée. Rédiger la correspondance et les communications relatives à tous les aspects de l’administration du programme et/ou du projet.
7. Se tenir au courant des changements apportés aux politiques, procédures, directives et processus relatifs aux programmes, et fournir des conseils et dispenser une formation au personnel en vue d’acquérir des connaissances. Superviser et guider le travail du personnel de programmation et d’autres membres du personnel de soutien, au besoin.
8. Évaluer et proposer des améliorations aux méthodes et processus de travail. Évaluer l’impact des changements et faire des recommandations sur les mesures de suivi. Assurer une liaison étroite avec d’autres secteurs administratifs afin d’assurer une conception et une prestation de services efficaces et fluides, en recommandant des améliorations aux processus interdépendants.
9. Fournir un appui administratif pour l’organisation de séminaires, d’ateliers, de réunions et d’autres événements. Participer à des missions pour fournir un soutien en matière de programmation et d’administration, au besoin.
10. S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées.
Exigences minimales
Éducation
Diplôme d’études secondaires. Formation à l’administration de programmes et/ou de projets.
Expérience
Au moins six ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’appui administratif, dont la majorité dans le domaine de l’appui aux programmes et au budget et de l’administration de projets. Expérience de travail avec un progiciel de gestion intégré (ERP), en particulier des modules de suivi et de gestion de programmes.
Traduction
Excellente maîtrise de l’anglais. Connaissance pratique d’une autre langue officielle de l’Organisation ou d’une langue nationale officielle du lieu d’affectation.
Connaissances et compétences (techniques/comportementales)
Bonne connaissance de l’administration de programmes et/ou de projets.
Bonne connaissance de la gestion axée sur les résultats (GAR).
Connaissance et compréhension de la nature matérielle des programmes et activités de l’OIT.
Connaissance des méthodes et techniques d’évaluation de la qualité et de l’efficacité de l’exécution des processus.
Bonne connaissance des logiciels informatiques (y compris les logiciels de traitement de texte, de tableur et de présentation) tels que Microsoft Office.
En plus des compétences de base de l’OIT [Intégrité et transparence, Sensibilité à la diversité, Orientation vers l’apprentissage et le partage des connaissances, Orientation client, Communication, Orientation vers le changement, Assumer la responsabilité de la performance, Orientation vers la qualité, Collaboration], le titulaire du poste exige :
Capacité d’interpréter et de travailler dans le respect des règles, règlements, politiques et procédures applicables.
Capacité à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes.
Compétences en rédaction.
Capacité d’analyse et souci du détail.
Capacité à coordonner le travail du personnel de soutien.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter des comportements et des attitudes non discriminatoires et sensibles à l’égalité des sexes.
Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour postuler, rendez-vous sur le site web de l’OIT Emplois. Le système fournit des instructions pour les procédures de demande en ligne.
Avertissement de fraude
L’OIT ne facture aucun frais à aucun stade du processus de recrutement, que ce soit au stade de la candidature, de l’entretien, du traitement ou de la formation. Les messages provenant d’un compte de messagerie extérieur à l’OIT – @ilo.org – ne doivent pas être pris en compte. En outre, l’OIT n’exige ni n’a besoin de connaître les coordonnées bancaires des demandeurs.
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