Le Programme alimentaire mondial (PAM) des Nations Unies, une organisation humanitaire très prestigieuse, réputée et la plus grande au monde, opère dans plus de 120 pays et territoires, apportant une aide vitale dans les situations d’urgence, créant des voies vers la paix, la stabilité et la prospérité pour les personnes qui se rétablissent des conflits, des catastrophes et de l’impact du changement climatique et en soutenant des moyens de subsistance durables et résilients pour un monde sans faim.
POSTE 1 : Business Support Assistant (Réceptionniste) GS3 Niamey
RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)
- Recueillir, trier et diffuser de la correspondance, des rapports et d’autres documents pour répondre aux exigences du personnel selon les normes de temps.
- Répondre aux demandes de renseignements courantes reçues et intensifier, le cas échéant, afin de fournir un service rapide et précis aux clients.
- Corriger les documents écrits, tels que les rapports standard et la correspondance, pour contribuer à l’exactitude des informations écrites développées par le personnel.
- Fournir, au besoin, un ensemble d’activités de soutien aux entreprises afin de contribuer au bon fonctionnement des opérations commerciales.
- Prendre des dispositions pour les voyages et soutenir des événements, etc. pour aider le personnel à travailler efficacement.
- Soutenir l’entretien des dossiers, des documents et des dossiers de bureau conformément aux systèmes et aux processus établis afin que les renseignements soient à jour et facilement accessibles au personnel.
- Effectuer des tâches normalisées de saisie de données conformément aux systèmes définis, afin de s’assurer que les informations sont organisées et facilement accessibles à l’équipe commerciale.
4P CAPACITÉS PRINCIPALES D’ORGANISATION
Mission
- Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques :Comprend les objectifs stratégiques du PAM.
- Être une force pour un changement positif :Approche des tâches et des responsabilités individuelles avec une attitude et un comportement positifs.
- Faire de la mission une source d’inspiration pour notre équipe : Comprend l’impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires.
- Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Relie les tâches et les responsabilités individuelles aux objectifs et à la mission de l’unité.
Equipe
- Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Recherche des occasions de construire et d’améliorer les compétences individuelles.
- Créer une culture inclusive : Démontre le respect et la compréhension de la diversité et des différences culturelles.
- Developper et fournir une rétroaction constructive : Identifie et approche les collègues ou les superviseurs pour servir d’entraîneurs.
- Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Définit des objectifs clairs et des objectifs mesurables pour les tâches et les responsabilités propres.
Performance
- Encourager l’innovation et les solutions créatives : Évalue ses propres tâches et responsabilités pour trouver des façons d’être plus efficaces.
- Se concentrer sur l’obtention de résultats: Maintient des registres précis des temps d’exécution et des tâches dans les domaines de responsabilité propres.
- Prendre des engagements et les respecter : Comprend les responsabilités et les métriques associées à ses propres tâches.
- Être décisif :Avise les superviseurs des situations dangereuses ou des problèmes potentiels qui peuvent survenir sur le terrain ou au bureau.
Partenariat
- Connecter et partager entre les unités du PAM: Comprend la structure organisationnelle du PAM, y compris l’objet et la mission de chaque unité.
- Établir des partenariats externes solides : Soutient l’équipe en travaillant avec ses collègues et les partenaires du PAM sur le terrain vers des objectifs communs.
- Être politiquement agile et adaptable : Maintient une relation professionnelle et courtoise avec d’autres employés et partenaires du PAM sur le terrain.
- Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Comprend les contributions de ses propres équipes dans ses partenariats avec les intervenants internes et externes.
QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD
| Education:
Experience: |
Diplôme d’études secondaires. Un diplôme BAC+2 en Administration ou Secrétariat serait un atout.
Trois (3) années d’expérience ou plus dans le travail administratif général.
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| Langue: | Service général (terrain): Maîtrise de la communication orale et écrite dans la langue de l’ONU utilisée au lieu d’affectation et dans la langue du lieu d’affectation, si elle diffère.
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QUALIFICATIONS REQUISES POUR L’ENTRÉE DANS CE RÔLE
- Capacité d’utiliser des équipements de bureau standard tels que des photocopieurs et des scanners.
- Connaissance des routines et des méthodes normalisées de travail d’appui aux entreprises.
- Connaissance des logiciels bureautiques standard, Ex. Microsoft Word.
- Utilise le tact et la courtoisie pour donner et recevoir de l’information auprès de diverses personnes.
- Bonne attention aux détails afin d’identifier les écarts de données.
- Capacité de respecter les délais et de suivre des instructions claires.
POSTE 2 : Responsable des risques et de la conformité CST
QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD
Éducation : Diplôme universitaire supérieur en administration des affaires/publique, finance, comptabilité, développement international, audit ou autre domaine pertinent, ou premier diplôme universitaire avec des années supplémentaires d’expérience de travail pertinente et/ou une formation/des cours en audit, en gestion de la performance et des risques ou autre domaines connexes.
Expérience : Typiquement cinq ans d’expérience pertinente à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans la direction, l’exécution et/ou la contribution à des activités de gestion des risques, y compris l’évaluation et la recommandation de contrôles internes efficaces et de mesures d’atténuation, dans diverses organisations qui utilisent des cadres, des techniques et des systèmes modernes de gestion des risques d’entreprise.
Langue : Maîtrise (niveau C) de la langue anglaise. Connaissance intermédiaire (niveau B) d’une deuxième langue officielle de l’ONU : arabe, chinois, français, russe, espagnol et/ou la langue de travail du PAM, le portugais. Professionnel national : Maîtrise (niveau C) de la langue anglaise et de la langue du lieu d’affectation, si différente
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Ces emplois sont situés dans des bureaux régionaux (RB) ou des bureaux de pays (CO) couvrant à la fois les responsabilités en matière de risque et de conformité. Dans les RB, les titulaires de poste font partie d’une équipe régionale et rendent compte au conseiller régional en matière de risques et de conformité ou au point focal régional des risques. Dans les bureaux de pays, les titulaires de poste rendent compte au directeur de pays ou au directeur de pays adjoint sous la supervision fonctionnelle du conseiller régional en matière de risques et de conformité, le cas échéant, ou du chef de l’unité de gestion des risques d’entreprise. Les titulaires de poste opèrent individuellement ou peuvent faire partie d’une équipe de risque et de conformité.
OBJECTIF DU POSTE
Fournir des conseils et un soutien spécialisé dans la mise en place d’activités efficaces d’évaluation et de gestion des risques ; application des contrôles et respect des politiques et procédures ; et contribution à l’efficacité globale des opérations et à l’optimisation des ressources du PAM en défendant l’intégration du cadre de risque et de conformité du PAM.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (non exhaustives)
1. Veiller à ce que l’évaluation des risques soit intégrée à la planification et à la prise de décision en élaborant et en surveillant les principales mesures d’appétit pour le risque et les indicateurs de risque, et en mettant à jour régulièrement les registres des risques, y compris les progrès vers la mise en œuvre des mesures d’atténuation des risques. 2. Fournir des conseils à la direction et au personnel de RB et CO pour améliorer les processus existants sur les questions de risque et de conformité et sur le maintien d’un environnement de contrôle interne efficace pour soutenir l’efficacité opérationnelle.
CAPACITÉS ORGANISATIONNELLES DE BASE 4Ps
Nom de la capacité Description du comportement attendu pour le niveau de compétence Objectif Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques Utilise la compréhension des objectifs stratégiques du PAM pour communiquer les liens avec les objectifs et le travail de l’équipe. Être une force de changement positif Identifie et développe de manière proactive de nouvelles méthodes ou améliorations pour soi-même et pour l’équipe immédiate afin de relever les défis professionnels dans son propre domaine de travail. Rendre la mission inspirante pour notre équipe Identifie les opportunités d’aligner davantage les contributions individuelles sur la mission du PAM d’avoir un impact sur les communautés locales. Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes Aide les collègues à voir le lien entre leurs tâches individuelles et les contributions des objectifs de leur unité au contexte plus large de la mission du PAM.
