Le PAM célèbre et embrasse la diversité. Elle s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d’origine nationale, d’origine ethnique ou sociale, d’informations génétiques, de sexe, d’identité et/ou d’expression de genre, d’orientation sexuelle, de religion. ou croyance, séropositivité ou handicap.
À PROPOS DU PAM
Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro de notre vivant. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s’assurer qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent accéder aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.
Assistant de soutien aux entreprises G5, Maiduguri 1
QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD
Éducation : premier diplôme universitaire dans des matières liées à l’administration (administration des affaires/politique/état de droit/finances, etc.) avec une expérience pertinente et/ou une formation/des cours acceptés à la place du premier diplôme universitaire.
Expérience : Cinq ans ou plus d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine des affaires avec une expérience dans le travail administratif général. Connaissances &
Compétences :
• Connaissance des pratiques et méthodes commerciales courantes spécialisées, acquise grâce à une formation technique et à une expérience pertinentes.
• Capacité à développer et à entretenir des relations avec un éventail de personnes afin de fournir un service de soutien de haute qualité.
• Capacité d’effectuer une analyse de base des données et de corriger de manière indépendante les problèmes nécessitant une attention particulière.
• Capacité de surveiller et d’enregistrer les transactions financières.
• Bonnes compétences en communication nécessaires pour donner et recevoir des informations et travailler avec une variété de personnes.
• Capacité à maintenir la confidentialité.
Langue : Services généraux (Siège) : Maîtrise (niveau C) de la langue anglaise. La maîtrise (niveau C) ou une connaissance intermédiaire (niveau B) d’une autre langue officielle peut être requise selon le lieu du poste ou le domaine de responsabilité.
Services généraux (terrain) : Maîtrise de la communication orale et écrite dans la langue des Nations Unies en usage au lieu d’affectation et dans la langue du lieu d’affectation, si elle est différente.
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Ces emplois se trouvent dans les bureaux de pays (CO), les bureaux régionaux (RB) et le siège (HQ). Les titulaires de poste exerçant des fonctions de gestion de front office relèvent généralement des directeurs adjoints ou des chefs de bureau. Dans les cas où ces postes soutiennent un domaine d’activité spécifique, la ligne hiérarchique peut être celle du chef d’unité, du chef ou de la personne désignée.
À ce niveau, les titulaires de poste sont censés assumer la responsabilité de l’exécution d’une gamme d’activités de soutien aux entreprises nécessitant une certaine interprétation des directives / pratiques standard. Les titulaires de poste sont en mesure de recommander un plan d’action au personnel à différents niveaux et peuvent attribuer des tâches à des collègues moins expérimentés.
OBJECTIF DU POSTE
Fournir un large éventail de processus et d’activités de soutien aux entreprises pour un domaine de travail professionnel spécifique, afin de faciliter une prestation de services efficace.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (non exhaustives)
1. Rassembler les informations à inclure dans les rapports, les documents et la correspondance, pour soutenir le travail efficace des autres membres du personnel.
2. Répondre aux requêtes standard et fournir des conseils opportuns et précis.
3. Traiter et gérer les tâches administratives et financières de routine dans divers domaines fonctionnels, afin de contribuer à la gestion efficace et opportune des ressources
4. Gérer et tenir à jour les dossiers et les bases de données, pour s’assurer que les informations sont organisées et facilement disponibles pour le personnel.
5. Maintenir des relations avec un éventail de personnes en fournissant un soutien commercial pour aider au partage d’informations et à la prestation de services au personnel.
6. Relisez les rapports, la documentation, la correspondance, etc., en apportant des modifications conformément aux directives établies, le cas échéant.
7. Contribuer à l’amélioration des procédures et processus d’affaires.
8. Recueillir et effectuer une analyse de base des données pour contribuer à une gestion de l’information commerciale de qualité.
9. Fournir des conseils aux collègues subalternes dans l’exercice de leurs fonctions. différent.
CAPACITÉS ORGANISATIONNELLES DE BASE 4Ps
But
Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : aide les coéquipiers à articuler les objectifs stratégiques du PAM
. Être une force de changement positif : Suggère au superviseur des améliorations potentielles aux processus de travail de l’équipe
. Rendre la mission inspirante pour notre équipe : Explique l’impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires aux coéquipiers
. Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de sa propre unité serviront la mission du PAM.
Personnes
Cherchez des moyens de renforcer les compétences des personnes : formez vos coéquipiers juniors à de nouvelles compétences et capacités.
Créer une culture inclusive : Cherche des opportunités de travailler avec des personnes d’horizons différents.
Soyez un coach et fournissez des commentaires constructifs : Sert de coach pour les collègues dans le même domaine de travail.
Créer un esprit « Je vais »/« Nous allons » : suit les progrès vers les objectifs et partage régulièrement ces informations avec le superviseur.
Performance
Encourager l’innovation et les solutions créatives : explore des moyens d’être constamment plus efficace et précis dans ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues.
Concentrez-vous sur l’obtention de résultats : concentrez-vous sur l’obtention de résultats et suivez les tendances des taux d’achèvement pour vos propres tâches afin d’identifier les opportunités d’efficacité.
Prendre des engagements et respecter ses engagements : assume la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards potentiels dans le respect des délais ou des engagements.
Soyez décisif : décidez indépendamment des mesures à prendre face à des choix critiques sur le lieu de travail ou à des situations dangereuses sur le terrain.
Partenariat
Connectez-vous et partagez entre les unités du PAM : Suggère des opportunités de partenariat avec d’autres unités au superviseur.
Construire des partenariats externes solides : Identifie les opportunités de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs.
Être politiquement agile et adaptable : développe une compréhension de la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l’équipe.
Soyez clair sur la valeur que le PAM apporte aux partenariats : aligne ses propres activités sur les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.
CAPACITÉS FONCTIONNELLES
N / A
AUTRES EXIGENCES SPÉCIFIQUES DE L’EMPLOI
Cette section est facultative pour décrire les responsabilités et les connaissances supplémentaires requises pour le travail spécifique
EXPÉRIENCES SOUHAITÉES POUR L’ENTRÉE DANS LE RÔLE
Un minimum de 5 ans d’expérience pertinente en soutien administratif est requis dans les domaines suivants :
• A soutenu les activités administratives et opérationnelles qui maintiennent les fonctions opérationnelles et alimentent les objectifs stratégiques globaux.
• A rassemblé des données, aidé à organiser des formations, des conférences, des ateliers et à rédiger des rapports qui informent les activités administratives et opérationnelles. Doit avoir des connaissances en informatique
• Une expérience dans des contextes de développement et humanitaires est un atout supplémentaire.
• Maîtrise de l’utilisation des équipements de bureau et des progiciels informatiques, tels que la suite Microsoft Office.
• Expérience à utiliser le tact et la courtoisie pour communiquer avec un large éventail de personnes (internes et externes).
• Possède une bonne expérience dans la gestion des flux d’informations confidentielles.
TERMES ET CONDITIONS
Les candidates qualifiées sont encouragées à postuler. Seuls les ressortissants nigérians ou les titulaires de permis de séjour et de travail valides sont éligibles pour postuler à ce poste. Les candidatures doivent être soumises et reçues en ligne et en anglais uniquement.
Seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Le démarchage est strictement interdit. Tout démarchage entraînera automatiquement la disqualification du candidat concerné. Le candidat retenu sera engagé dans le cadre d’un contrat à durée déterminée avec une période d’essai d’un an.
Le PAM propose une rémunération attractive. Pour plus de détails, veuillez consulter le site Web de la Commission de la fonction publique internationale : http://icsc.un.org (lien : http://www.un.org/Depts/OHRM/salaries_allowances/salaries/nigeria.htm).
DATE LIMITE POUR LES CANDIDATURES
23h59 le 21 août 2023.
