Le Bureau des Nations Unies pour l’Afrique de l’Ouest et le Sahel (UNOWAS) se voit confier le mandat global de renforcer les contributions de l’ONU à la réalisation de la paix et de la sécurité en Afrique de l’Ouest. Cela comprend la gouvernance, l’intégration de la réforme du secteur de la sécurité dans les stratégies de développement, la définition d’une approche sous-régionale intégrée des questions humanitaires, des droits de l’homme et de genre, la lutte contre la corruption, la réduction de la pauvreté et la lutte contre le chômage des jeunes ainsi que le trafic illicite transfrontalier et la criminalité organisée. . Ces problèmes déstabilisateurs émergents peuvent être considérés comme de nouvelles menaces pour la sécurité.
Le poste est situé au sein de l’unité des ressources humaines. L’assistant aux ressources humaines (RH) relèvera directement du directeur des ressources humaines.
Responsabilités
Fonctions et responsabilités : Sous la direction et la supervision du directeur des ressources humaines, le titulaire du poste est responsable des tâches suivantes :
Prépare un large éventail de rapports et de statistiques liés aux ressources humaines, tels que, sans toutefois s’y limiter : rapport sur les contrats expirés, la répartition par sexe et géographique. , postes vacants à long terme, rapports sur l’état du recrutement, rapports de performance électroniques, etc.
Effectuer une analyse des données des mesures de performance des RH et mettre en œuvre des mécanismes pour mieux surveiller et suivre les activités de recrutement et d’administration des droits de la section.
Conçoit et développe des modèles de rapports basés sur des exigences d’information nouvelles ou ponctuelles.
Développe des mécanismes pour enregistrer et suivre les problèmes en suspens et les plaintes des membres du personnel de l’UNOWAS/CNMC et assurer la liaison avec le Centre de services régional d’Entebbe (RSCE) pour résoudre les requêtes en attente ; sert de point focal entre la mission et la ligne de services de prestation de services aux clients du RSCE.
Traite les candidatures aux postes vacants, notamment en préparant et en conservant les dossiers des candidats, en assurant et en surveillant le transfert des dossiers de candidats entre les bureaux, en organisant les entretiens et en saisissant les données sur les candidats dans la liste automatisée.
Aider à l’analyse, à la modélisation et à l’interprétation des données en appui à la prise de décision
Aider à pourvoir les postes, y compris en lançant et en suivant les vérifications de références et les vérifications académiques, en assurant l’achèvement des formalités préalables au recrutement, en calculant les salaires et avantages connexes, et en préparant et en envoyant les offres d’engagement et les relevés d’émoluments.
Aide à l’évaluation et à la sélection des candidatures aux postes de secrétaire, de bureau et de catégories connexes.
Tient à jour les fichiers d’annonces de postes vacants et rend compte de l’état des annonces de postes vacants.
Prépare l’ordre du jour et fournit la documentation pertinente requise pour les réunions liées au recrutement.
Effectuer d’autres tâches selon les besoins.
Support d’application:
Demande et conserve un enregistrement du mappage des accès des utilisateurs du personnel des ressources humaines pour diverses applications, notamment Inspira, FSS, UMOJA et les lecteurs réseau locaux.
Agit comme point d’escalade des problèmes pour les utilisateurs finaux des systèmes RH ; Assure la liaison avec les bureaux CITS locaux du RSCE, de l’UNLB, de l’UNSB-V et du DoS pour garantir une résolution rapide des problèmes empêchant la section RH de se connecter aux différents systèmes d’information RH.
Servir de point focal pour la coordination et le déploiement de nouveaux systèmes/applications d’information RH impliquant la liaison avec les équipes d’appui technique de la BSLB, du DOS et de l’équipe UMOJA.
Surveille les mouvements continus du personnel et les changements d’unités organisationnelles en ce qui concerne la cartographie des accès des utilisateurs après la mise en œuvre d’Umoja.
Demande les numéros BP pour le personnel non-fonctionnaire.
Enquête sur les problèmes liés aux enregistrements BP qui empêchent la section des finances de traiter les paiements.
Agir en tant que point focal de la section pour garantir que les systèmes RH installés dans la mission sont correctement inclus dans le plan de reprise après sinistre et de continuité des activités.
Administration du tableau des effectifs et gestion des postes :
• Assurer la liaison étroite avec le DOS/ODCU, les responsables du recrutement, le CHRO et le bureau du budget, pour maintenir le tableau des effectifs et les fonctions de gestion des postes, en garantissant que tous les postes autorisés sont créés conformément au document budgétaire approuvé.
• Met constamment à jour les redéploiements de postes et déclenche les actions de personnel pertinentes, pour garantir qu’il n’y a pas de divergences entre les différents systèmes RH utilisés pour enregistrer les informations de dotation et de poste.
• Coordonne étroitement avec d’autres collègues RH, DOS/ODCU en s’assurant que la documentation appropriée est soumise et que la dotation en personnel et les changements de poste sont mis en œuvre en temps opportun pour des informations en temps réel.
• Prépare et soumet les tableaux d’effectifs et les rapports standardisés sur les questions liées aux ressources humaines au CHRO, aux responsables du recrutement, au DOS et aux autres parties prenantes, selon les besoins.
Général :
• Fournit un support pour l’archivage électronique des documents.
• Fournit d’autres fonctions de soutien RH/administratif au sein de l’unité.
Compétences
Professionnalisme : connaissance des politiques, pratiques et procédures en matière de ressources humaines et capacité de les appliquer dans un contexte organisationnel. Capacité à identifier les problèmes, à formuler des opinions et à formuler des conclusions et des recommandations. Posséder des compétences analytiques et une expérience pour aider à organiser, gérer et diffuser des informations avec une attention aux détails et à l’exactitude.
connaissance des progiciels d’application Microsoft (Excel, Access, Visio, PowerPoint, etc.) et des outils de reporting tiers tels que Business Objects, Crystal.
Créer des rapports pour la rédaction de rapports, des présentations, la conception d’organigrammes, le travail avec des données volumineuses et des formules complexes, des tableaux croisés dynamiques, etc. Est fier du travail pour l’organisation et comprend l’impact qui peut être apporté à l’organisation en permettant l’utilisation de données et des décisions fondées sur des données probantes. Démontre sa capacité à planifier son travail et à s’adapter aux priorités changeantes. Se montre fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes.
Orientation client : considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des revers des projets ; respecte les délais de livraison des produits ou services au client.
Travail d’équipe : Travailler en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation ; Sollicite des commentaires en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres ; Place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; Soutient et agit conformément à une décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
Conscience technologique : se tient au courant de la technologie disponible ; comprend l’applicabilité et les limites de la technologie au travail du bureau ; cherche activement à appliquer la technologie à des tâches appropriées ; montre une volonté d’apprendre de nouvelles technologies.
Éducation
Au moins six (6) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine de la gestion des ressources humaines, de l’administration des affaires, de l’analyse de données, de la gestion de l’information, du reporting/analyse ou dans tout domaine connexe sont requises.
Emploi – Qualification spécifique
Une formation pertinente en [Analyse des données] est [‘souhaitable’].
Une formation pertinente en [Gestion des ressources humaines] est [‘souhaitable’].
L’expérience professionnelle
• Au moins six (6) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine de la gestion des ressources humaines, de l’administration, de l’analyse de données, de la gestion de l’information, du reporting/analyse ou dans tout domaine connexe sont requises.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit, est requise.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
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