L’UNICEF travaille dans plus de 190 pays et territoires pour sauver la vie des enfants, défendre leurs droits et les aider à réaliser leur potentiel, de la petite enfance à l’adolescence.
À l’UNICEF, nous sommes engagés, passionnés et fiers de ce que nous faisons. Promouvoir les droits de chaque enfant n’est pas seulement un travail : c’est une vocation.
L’UNICEF est un lieu où se construisent des carrières : nous offrons à notre personnel diverses opportunités de développement personnel et professionnel qui les aideront à développer une carrière épanouissante tout en accomplissant une mission enrichissante. Nous sommes fiers d’une culture qui aide le personnel à s’épanouir, associée à une rémunération et des avantages sociaux attractifs.
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Pour chaque enfant, Engagement.
Poste 1 : Assistant de programme – Guinée équatoriale
Contexte organisationnel du travail
Conformément au programme de pays, sous la supervision du spécialiste de la santé, ce poste couvrira un large éventail de fonctions, nécessitant une connaissance approfondie des procédures, processus et politiques administratifs et opérationnels de l’UNICEF. L’assistant de programme fournira un soutien aux sections d’éducation, de santé et de communication. Cependant, selon le contexte, l’assistant de programme peut se concentrer sur tous, certains ou plusieurs domaines avec une grande profondeur. De plus, il peut y avoir des fonctions supplémentaires non mentionnées dans le GJP. Si tel est le cas, cela peut être clairement indiqué dans les plans de travail et/ou le plan de performance individuel.
Comment pouvez-vous faire une différence ?
Sous la supervision générale et les conseils du spécialiste de la santé, l’assistant de programme fournit un soutien administratif de bureau et de programme aux sections d’éducation, de santé et de communication en effectuant une série de tâches procédurales, administratives et opérationnelles, pour aider à développer, mettre en œuvre et surveiller la Guinée équatoriale. programme de pays, en garantissant une exécution rapide et efficace, conforme aux règles et règlements de l’UNICEF.
Fonctions clés, responsabilités et tâches/tâches connexes :
- Faciliter le traitement des contrats pour les consultants, les fournisseurs et les partenaires externes qui soutiennent le bureau dans l’exécution des programmes. Cela comprend la préparation et le dépôt des documents, le remplissage des formulaires et modèles nécessaires, le téléchargement des termes de référence dans VISION et la prise des dispositions logistiques nécessaires. Maintient à jour les listes de fournisseurs, de partenaires et de consultants.
- Collecte des factures et dépôt des documents pour approbation puis traitement dans VISION et FIORI.
- Préparer, maintenir et fournir des dossiers, des documents et des plans de contrôle pour le suivi de la mise en œuvre du projet/programme et des dépenses financières pour les sections d’éducation, de santé et de communication. Tenir les superviseurs informés et conseillés sur les actions de décision/suivi.
- Soutenir la gestion des fournitures administratives et du matériel de bureau.
- Tenir à jour le calendrier du bureau et organiser les réunions des sections de soutien. Prendre les procès-verbaux des réunions et garder la correspondance de l’équipe bien organisée.
- Fournir une assistance en matière de voyage aux membres du personnel des sections Éducation, Santé et Communication pour l’organisation des voyages et les droits en fonction des règles et politiques de l’organisation. Assurer la liaison avec les points focaux de voyage concernés pour garantir que l’organisation obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.
- Préparer et conserver les dossiers relatifs à la planification et au développement des programmes pour les sections respectives.
- Fournit un soutien pour la révision/préparation du budget, l’état de mise en œuvre, la détermination de la position d’utilisation du financement, la clôture opérationnelle et financière.
- Préparer les bons de commande et les contrats dans VISION et les soumettre aux approbations pertinentes, en garantissant l’exhaustivité de la documentation dans les systèmes de l’UNICEF.
- Tenir les parties prenantes/partenaires informés de l’avancement des processus d’approvisionnement. Assurer la liaison avec les fournisseurs, assurer un suivi en temps opportun des calendriers de livraison. Mettre en œuvre des pratiques appropriées de gestion des fournisseurs.
- Effectuer un suivi en interne au sein du bureau de pays et en externe avec les homologues pour garantir que les fournitures nécessaires à la mise en œuvre du programme sont livrées en temps opportun et de manière précise.
- Faciliter la gestion systémique de l’information dans les sections en fournissant des informations consolidées et mises à jour, des documents de référence, des listes de contacts, des adresses et des numéros de téléphone des homologues, des agences des Nations Unies, des agences bilatérales et des ONG.
- Effectuer des transactions dans VISION en garantissant que les résultats du programme, les activités et le codage du programme sont conformes aux plans de travail annuels (AWP) et apporter des modifications conformément aux révisions des sections si nécessaire.
- Aider à l’approvisionnement et à l’organisation des arrangements logistiques pour les ateliers du programme, les conférences, les événements de renforcement des capacités et les retraites pour le personnel interne et avec des partenaires externes, y compris contacter les vendeurs et les fournisseurs pour les services connexes tels que le lieu, le transport, la restauration, l’interprétation, l’équipement, les hôtels, etc. Y compris l’organisation des horaires en assurant la liaison avec les participants concernant la disponibilité ; assurer la liaison avec les points focaux budgétaires et la section sur les coûts et les besoins ; et préparer des documents de référence pour les participants.
Impact sur les résultats
L’assistant de programme soutient la section dans la compilation et la coordination des principaux produits de travail, en s’assurant que les délais sont respectés et que les règles et procédures établies sont suivies. Le soutien fourni par l’assistant de programme crée donc la plate-forme administrative la plus solide possible à partir de laquelle le programme de pays peut ensuite être exécuté. Les principaux résultats ont un impact sur la performance globale du bureau de pays et sur le succès de la mise en œuvre des activités du projet/programme.
Exigences minimales :
Éducation:
- Un diplôme d’études secondaires est requis, complété de préférence par des cours techniques ou universitaires liés au travail de l’organisation.
Expérience professionnelle :
- Un minimum de cinq années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans l’administration de programmes et de bureau, la comptabilité, les finances ou le budget est requis.
- Une connaissance approfondie des politiques et procédures administratives de l’UNICEF est requise.
- Une expérience de l’utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et d’autres logiciels de l’UNICEF tels que SharePoint est considérée comme un atout.
Exigences linguistiques :
- La maîtrise de l’espagnol et de l’anglais est requise.
- La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU ou d’une langue locale du lieu d’affectation est considérée comme un atout.
Pour chaque Enfant, vous démontrez…
Les valeurs fondamentales de l’UNICEF que sont l’attention, le respect, l’intégrité, la confiance, la responsabilité et la durabilité (CRITAS) sous-tendent tout ce que nous faisons et la manière dont nous le faisons. Familiarisez-vous avec notre Charte des valeurs : les valeurs de l’UNICEF.
Les compétences de l’UNICEF requises pour ce poste sont…
(1) Établit et entretient des partenariats
(2) Fait preuve d’une conscience de soi et d’une conscience éthique
(3) Volonté d’obtenir des résultats pour avoir un impact
(4) Innove et adhère au changement
(5) Gère l’ambiguïté et la complexité
(6) Pense et agit de manière stratégique
(7) Travaille en collaboration avec les autres
Familiarisez-vous avec notre référentiel de compétences et ses différents niveaux.
Des informations supplémentaires sur le travail pour l’UNICEF peuvent être trouvées ici .
Annoncé : 22 janvier 2025 Heure standard de l’Afrique centrale occidentale
Date limite: 05 février 2025 Heure standard de l’Afrique centrale occidentale
