L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation du Programme 2030 à travers le Cadre stratégique de la FAO en soutenant la transformation vers des systèmes agroalimentaires PLUS efficaces, inclusifs, résilients et durables, pour une meilleure production, une meilleure nutrition, une meilleure environnement et une vie meilleure, sans laisser personne de côté.
POSTE : Assistant(e) Administratif(ve)
Cadre organisationnel
L’objectif principal des bureaux pays de la FAO, dirigés par un Représentant FAO, est d’aider les gouvernements à élaborer des politiques, des programmes et des projets visant à assurer la sécurité alimentaire et à réduire la faim et la malnutrition, pour aider à développer l’agriculture, la pêche et la pisciculture, et d’utiliser leurs ressources environnementales et naturelles d’une manière durable.
Dans le cadre de l’appui technique pour le Développement de l’Économie Bleue en Côte d’Ivoire au travers de la conduite des Études visant à l’élaboration d’un Cadre Stratégique pour l’Économie Bleue (CaSUEB), la préparation d’un Plan National d’Investissement Économie Bleue (PNIEB) et la préparation d’un Programme de Développement de l’Économie Bleue (PRODEB) et de la composante FAO de Soutien au Programme de Sécurité sanitaire mondiale (GHSA) de l’Agence des Etats Unis pour le développement international (USAID) dans la lutte contre les zoonoses et le renforcement de la santé animale en Afrique, à travers son centre d’urgence pour la lutte contre les maladies transfrontalières (ECTAD), la FAO appuie la mise en œuvre du GHSA en Côte D’Ivoire pour redynamiser le Système National de Surveillance des Maladies pour appuyer les stratégies nationales, les programmes de gestion des maladies émergentes et ré-émergentes, zoonotiques et non zoonotiques à fort impact en ligne avec les priorités nationales et les objectifs stratégiques de la FAO.
Ces programmes seront mis en œuvre par le Centre d’Urgence de lutte contre les maladies animales transfrontalières de l’Organisation des Nations Unies pour l’alimentaire et l’agriculture (FAO-ECTAD). Pour assurer le fonctionnement de ces projets, la FAO recrute un ( e ) Assistant ( e ) Administratif ( ve ).
Position hiérarchique
L’Assistant(e) Administratif(ve) sera placée sous la supervision générale du Représentant de la FAO, et sous la supervision directe des coordonnateurs de projets (PPF Economie bleue et ECTAD). Il/Elle travaillera en collaboration avec les consultants nationaux, le personnel administratif et opérationnel de la Représentation de la FAO.
Domaine de spécialisation
L’appui administratif, la tenue des dossiers financiers et l’appui aux achats sont les principales responsabilités qui assurent la cohérence avec la politique de la FAO en matière de finances et d’opérations.
Tâches et responsabilités
L’assistant administratif et financier du projet s’acquitte des tâches suivantes :
• Assister les coordonnateurs des projets PPF Economie Bleue et ECTAD dans tous les aspects (administrative, logistique, financier) liés à la mise en œuvre de leur projet ;
• Assurer le suivi des documents administratifs transmis, jusqu’à l’approbation finale et paiements (contrats de prestation de service, protocoles d’accord, Termes de référence, dossier d’appels d’offres, bon de commandes, etc.) ;
• Maintenir un système d’archivage de documents en format papier et électronique, rédaction des projets de correspondances, réception et enregistrement des correspondances ;
• Vérifier la conformité des factures lors des ateliers et missions et les soumettre aux chargés des projets ;
• Tenir à jour le répertoire des interlocuteurs et partenaires fonctionnaires du Gouvernement, et personnels des services et des organisations en relation avec les activités des deux projets ;
• Effectuer les paiements de primes de transport et autres frais des participants aux activités des deux projets ;
• Aider à l’organisation des ateliers, des réunions et des formations, y compris l’hébergement des participants etc ;
• Organiser les voyages et les réservations d’hôtel, préparer les formulaires d’autorisation de voyage et rassembler toutes les informations pertinentes pour le voyage ;
• Faire les demandes de visa pour la sécurité et à la fin de la mission, aider à préparer les différents documents ;
• Insérer dans GRMS ou appuyer l’insertion des documents de voyages et les justificatifs de mission et des dépenses du personnel du projet ;
• Appuyer les voyageur(euse)s pour leurs demandes de visa relatives au missions internationales, aider à préparer les différents documents post-mission ;
• Coordonner et gérer la publication des appels à manifestation d’intérêt visant à pourvoir les postes réservés au personnel hors fonctionnaires national et international, en veillant à leur bonne diffusion en vue d’attirer des candidats possédant les qualifications requisesAssister pour assurer la logistique des rendez-vous (suivi avec l’administration et le chauffeur désigné)
• Effectuer toutes autres tâches jugées raisonnables et pertinentes par les équipe nationales, l’unité de la coordination régionale des deux projets, et par la Représentation de la FAO en Côte d’Ivoire.
LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES EN REGARD DES CRITÈRES SUIVANTS:
Conditions minimales à remplir
• Avoir au moins un diplôme BAC+2 en comptabilité, finance, gestion financière, contrôle de gestion, ou tout diplôme équivalent
• Avoir une expérience professionnelle d’au moins cinq (05) ans en matière de comptabilité, finance et gestion
• Connaissance courante du français et connaissance moyenne de l’anglais ;
• Nationalité ivoirienne
Compétences de base exigées par la FAO
• Être axé aux résultats
• Avoir l’esprit d’équipe
• Sens de la communication
• Établissement de relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue
Aptitudes techniques/fonctionnelles
• Expérience du travail dans au moins deux lieux d’affectation ou domaines d’activité différents
• Capacité à prioriser les tâches ;
• Capacité à travailler d’une manière harmonieuse et efficace dans une équipe multidisciplinaire et multiculturelle ;
• Excellentes qualités relationnelles et aptitude à entretenir des relations de travail efficaces avec les partenaires internationaux et nationaux
• Utiliser efficacement tous les logiciels de bureautique Ms Office Word, Outlook, Excel, Powerpoint et tous les autres logiciels de comptabilité, d’informatiques, collecte et compilation des données.
Critères de sélection
• Maîtriser l’outil informatique (traitement de texte, tableur, internet) ;
• Avoir collaboré pendant au moins un (01) an avec le Système des Nations Unies serait un atout ;
• Nombre d’année d’expérience dans le suivi administratif et financier de projets multi bailleurs ;
• Etendue des connaissances des procédures de gestion administrative et financière du système des Nations Unies ;
• Etendue des connaissances et de l’expérience dans l’utilisation des logiciels de gestion comptable et financière ;
• Etendue l’expérience dans la rédaction de rapports financiers, dans l’élaboration de plans de travail et de budgets ;
• Avoir un niveau supérieur en finance sera un atout.
