Le Bureau de la coordination des affaires humanitaires (OCHA) recrute pour ces 3 postes (24 Mars 2023)

Sous la supervision directe du Chef de l’Unité Administration et Finances, le/la Chargé(e) National(e) de l’Administration et de la Gestion des Ressources Humaines travaillera à l’Unité Administration du Bureau régional OCHA qui couvre le bureau du Sénégal et assiste, en cas de nécessité, les bureaux pays opérationnels couverts par ROWCA (Burkina Faso, Cameroun, Mali, Niger, Nigeria, RCA, RDC et Tchad).

Le/La titulaire du poste sera principalement en charge des activités qui se rapportent à l’administration et aux ressources humaines telles que décrites ci-dessous, supervisera les tâches du personnel d’appui de l’Administration et s’associera étroitement avec le Chef de l’ ‘Unité pour la résolution de problèmes complexes relatifs à l’administration, aux ressources humaines et au partage de l’information.

Il/elle promouvra une éthique de services préservée sur la satisfaction du client tout en respectant les règles, règlements et procédures des Nations Unies.

Le/la Chargé(e) National(e) de l’Administration et de la Gestion des Ressources Humaines assure :

• la gestion du personnel et des opérations administratives du bureau ;
• la mise en place de procédures visant à renforcer la bonne pratique des règles administratives ;
• la participation aux processus de recrutement du personnel local et les formalités administratives qui y sont liées ;
• l’analyse des besoins en formation, la recherche d’opportunités de formation offertes par le bureau ou d’autres structures réputées et le suivi des formations reçues par le personnel ;
• le suivi de la mise en place et de l’évaluation des plans de travail individuels pour le personnel ;
• le suivi de la mise en place des plans de renforcement des capacités du personnel ;
• La mise à jour des dossiers du personnel ;
• l’identification des besoins administratifs et des ressources humaines en vue d’assurer une bonne planification budgétaire ;
• la recherche et la recommandation de solutions fondées sur les directives en vigueur, en matière d’administration et de ressources humaines ;
• la préparation de divers rapports ;
• le contrôle de l’environnement de travail respectant les règles d’hygiène, de sécurité et à l’abri de risques majeurs ;
•  la réflexion et la discussion avec le Management à propos des questions liées au bien-être du personnel, au genre, à l’intégrité et au harcèlement sur les lieux de travail.

• Intégrité
• Professionnalisme
• Respect de la diversité
• Compétences-clé :

Compétences-clé :

• Esprit d’équipe
• Aptitude à planifier et à organiser
• Souci du client
• Aptitude à la communication

Compétences techniques :

• Connaissance des pratiques administratives en vigueur au Sénégal
• Aisance avec les règles et règlement administratif et RH des Nations Unies
• Solides aptitudes en matière de gestion de bureaux de terrain, de sécurité des biens et des personnes, et de prise en charge du personnel dans des cas spécifiques (stress, accident du travail, évacuation médicale, etc.)
• Rigueur dans la gestion des biens, équipements, matériels de bureau et des bâtiments en s’appuyant scrupuleusement sur les règles et procédures édictées en la matière

• Etre titulaire d’un diplôme universitaire Master en Gestion des Ressources Humaines ; Un diplôme universitaire de premier niveau combiné à deux (2) années supplémentaires d’expérience qualifiée peut être accepté en lieu et place du diplôme universitaire avancé.

Expériences

• Avoir au moins deux (2) années d’expérience pertinente au niveau national ou international dans le domaine de l’Administration et de la Gestion des ressources humaines ;
• Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (Pack Office) ;
• Etre de nationalité SÉNÉGALAISE.
• Avoir une expérience dans l’utilisation des Systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP) serait souhaitable ;
• Etre capable de travailler dans un environnement sous pression ;
• Une expérience pertinente au sein du système commun des Nations Unies ou d’une autre organisation internationale comparable. organisation internationale comparable est souhaitable ;

langues

• Maîtrise du français, écrit et parlé.
• Bonne connaissance de l’Anglais.

Les dossiers de candidatures reçus après la date limite de dépôt ne seront pas acceptés. Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.

NB  : Merci de noter que OCHA est dans un environnement non fumeur

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Le/La titulaire du poste sera principalement en charge des activités qui se rapportent aux approvisionnements et à la gestion de la logistique telles que décrites ci-dessous, supervisera le personnel d’appui placé sous sa responsabilité et collaborera étroitement avec le Chef de l’Unité pour la résolution de problèmes complexes relatifs à l’administration, aux approvisionnements des biens et services, à la gestion de la logistique et au partage de l’information.

Il/elle promouvra une éthique de services axée sur la satisfaction du client tout en respectant les règles, règlements et procédures en matière d’achat et de logistique en vigueur des Nations Unies.

Le/la Chargé(e) national(e) des Approvisionnements et de la Logistique assurera spécifiquement les responsabilités suivantes :

• Planifier, élaborer et gérer tous les aspects d’approvisionnement et contractuels des projets de grande complexité liés aux approvisionnements de biens et de services d’OCHA au Sénégal, en tenant compte des conditions économiques et des réalités locales ;
• Formuler des stratégies et concevoir des solutions innovantes pour résoudre les problèmes / conflits pour les projets d’approvisionnement complexes.
• Établir et maintenir un programme de travail et un calendrier l’exécution et le renouvellement, en cas de satisfaction, des contrats en cours et des nouveaux projets.
• Préparer les commandes d’achat jusqu’à la limite autorisée selon la délégation d’autorité et transférer les soumissions pour examen et approbation par les fonctionnaires autorisés.
• Effectuer des études de marché pour se tenir au courant des développements du marché ; rechercher et analyser des données statistiques et des rapports de marché en collaboration avec les autres agences des Nations Unies basées au Senegal ;
• Identifier les nouvelles technologies et les nouveaux produits / services, évaluer et recommander les sources d’approvisionnement potentielles et participer à l’intégration des résultats de la recherche dans le programme d’approvisionnement.
• Vérifier le respect des accords contractuels, recommander des modifications et des extensions de contrats, et conseiller les parties concernées sur les droits et obligations contractuels.
• Préparer divers documents, contrats, communications, lignes directrices, instructions, etc. liés à l’approvisionnement.
• Organiser les réunions régionales en rapport avec les bureaux OCHA des pays d’accueil et les partenaires ;
• Assurer la gestion de l’inventaire des biens et équipements de l’organisation ;
• Assister à la mise en œuvre des recommandations faites par les auditeurs.
• Prendre en charge la préparation de divers rapports selon les besoins de la hiérarchie.
• Fournir des conseils et superviser/former le personnel nouveau / débutant.
• Assurer, en son absence, le back-up du responsable chargé des approvisionnements régionaux;
• Effectuer toute autre tâche demandée par le Chef d’Unité Administration et Finances ou par le service des Acheteurs basé à Genève.

• Intégrité
• Professionnalisme
• Respect de la diversité

Compétences-clé :

• Esprit d’équipe
• Aptitude à planifier et à organiser
• Souci du client
• Aptitude à la communication

Compétences techniques :

• Aisance avec les règles et règlement administratif et RH des Nations Unies
• Solides aptitudes en matière de gestion de bureaux de terrain, de sécurité des biens et des personnes, et de prise en charge du personnel dans des cas spécifiques (stress, accident du travail, évacuation médicale, etc.)
• Rigueur dans la gestion des biens, équipements, matériels de bureau et des bâtiments en s’appuyant scrupuleusement sur les règles et procédures édictées en la matière

• Être titulaire d’un diplôme universitaire : Master en administration des affaires, gestion des approvisionnements, gestion de la logistique, ou gestion des entreprises ou des projets ; Un diplôme universitaire de premier niveau combiné à deux (2) années supplémentaires d’expérience qualifiée peut être accepté en lieu et place du diplôme universitaire avancé.

Expériences

• Avoir au moins  deux (2) années d’expérience au niveau national ou international dans le domaine de la gestion des approvisionnements et de la logistique ;
• Avoir au moins un certificat CIPS, niveau 3.
• Une bonne connaissance de l’ERP SAP ou de tout autre outil similaire est indispensable.
• Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (Excel, Word, Powerpoint, etc)
• Etre de nationalité Sénégalaise
• Une expérience dans un contexte humanitaire au sein du système commun des Nations Unies ou d’une autre organisation internationale comparable. organisation internationale comparable est souhaitable.
• Une connaissance de l’ERP UMOJA serait souhaitable.
• Être capable de travailler dans un environnement sous pression

Langues

• La maîtrise du Français est requise.
• Une bonne connaissance de l’Anglais est souhaitable

Les dossiers de candidatures reçus après la date limite de dépôt ne seront pas acceptés. Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.

NB : Merci de noter que OCHA est dans un environnement non fumeur

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Le/La titulaire du poste sera principalement en charge des activités qui se rapportent à la gestion des finances telles que décrites ci-dessous, supervisera les tâches du personnel d’appui de l’unité et collaborera étroitement avec le Chef de l’Unité pour la résolution de problèmes complexes relatifs à la gestion des finances du Bureau Régional OCHA.

Il/elle promouvra une éthique de services axée sur la satisfaction du client tout en respectant les règles, règlements et procédures des Nations Unies.

L’Associé/e Finances s’acquittera des tâches suivantes :

• Procéder aux paiements des factures dans UMOJA (création de MIR7, MIR4) ;
• Créer des MIGO (goods received) dans UMOJA ;
• Préparation des demandes de paiements par autorisation financière à la réception des documents requis, à envoyer au PNUD ;
• Procéder aux reversements en espèces et par chèques dans le compte du PNUD (gestion des deposits) en préparant toute la documentation à envoyer au PNUD ;
• Effectuer un classement régulier des dossiers de travail, physique et électronique ;
• Assister à la préparation du budget en rapport avec le planning des activités et les règles et procédures financières en vigueur ;
• Apporter un appui à la préparation des demandes d’autorisations financières requises, en rapport avec le budget approuvé ;
• Assister au monitoring des dépenses en rapport avec les autorisations financières approuvées tout en s’assurant que les transactions financières sont conformes aux règles et procédures financières des Nations Unies ;
• Mettre en œuvre des activités planifiées et budgétisées ;
• Assister à la préparation des rapports financiers requis par le Chef d’Unité ;
• Assister, sur demande, les Assistants Administratifs et Financiers des bureaux pays OCHA couverts par ROWCA en vue de la résolution des problèmes auxquels ils font face et pour assurer une gestion efficiente des ressources financières mises à leurs dispositions ;
• Assister à l’appui fourni aux Responsables des Programmes en vue de l’élaboration des projets de budget répondant aux normes requises au sein de l’organisation ;
• Gérer la petite caisse de ROWCA et assister a la bonne gestion des petites caisses des bureaux pays OCHA couverts par ROWCA en s’assurant de leur ouverture, de leur fonctionnement optimal et de leur clôture dans le respect des règles et procédures en vigueur ;
• Vérifier mensuellement les IOVs du bureau du Senegal en collaboration avec le PNUD et faire des propositions de correction pour les anomalies éventuelles relevées ;
• Analyser hebdomadairement la consommation budgétaire du Bureau Régional en relevant les points saillants nécessitant une prise de décision du Chef de l’Unité Administration et Finances ;
• Rechercher des solutions réalistes et conformes aux règles et procédures en vigueur aux Nations Unies, en vue d’améliorer en permanence le rendement des services financiers de l’organisation
• Procéder à l’archivage et la mise à jour régulière des règles et procédures financières en vigueur ;
• Assister à la mise en œuvre des recommandations faites par les auditeurs ;
• Superviser partiellement le/la Commis Administratif/ve ;
• Effectuer toute autre tâche demandée par le Chef d’Unité Administration et Finances ou par Analyste Financier/ère.

• Intégrité
• Professionnalisme
• Respect de la diversité

Compétences-clé :

• Aptitude à planifier et à organiser
• Souci du client
• Aptitude à la communication
• Sens de responsabilités

Compétences techniques :

• Bonne connaissance des règles administratives et financières en vigueur aux Nations Unies ;
• Bonnes aptitudes en matière de gestion comptable, budgétaire et financière ;
• Capacité à élaborer et à assurer le monitoring de plusieurs budgets ;
• Rigueur dans la gestion des ressources, biens, équipements, matériels de bureau et des bâtiments en s’appuyant scrupuleusement sur les règles et procédures édictées en la matière.

Education

• Être titulaire du diplôme d’étude secondaire (Baccalauréat).

Expériences

• Avoir au moins sept (7) années d’expérience pertinente dans le domaine de la Gestion des finances ou être titulaire du diplôme d’une licence et avoir au moins cinq (5) années d’expérience pertinente dans le domaine de la Gestion des finances ;
• Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (Excel, Word, Powerpoint, Access, etc.) ;
• Une expérience pertinente au sein du système commun des Nations Unies ou d’une autre organisation internationale comparable. organisation internationale comparable est souhaitable;
• Une connaissance du ERP UMOJA ou de tout autre outil similaire est souhaitable ;
• Un diplôme en Finance, Comptabilité, Administration des Affaires ou Gestion des Entreprises ou des projets est souhaitable.
• Être capable de travailler dans un environnement sous pression.

Langues

• Maîtrise du Français, écrit et parlé.
• La connaissance de l’Anglais est un atout.

Les dossiers de candidatures reçus après la date limite de dépôt ne seront pas acceptés. Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.

Merci de noter que OCHA est dans un environnement non fumeur

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.