SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association humanitaire internationale qui, depuis plus de 40 ans, apporte son aide aux populations touchées par les conflits armés et les catastrophes naturelles en répondant à leurs besoins fondamentaux en alimentation, eau et abri.
Agent administratif
Objectif principal
- Sous la supervision du responsable administratif, l’agent administratif contribue à la formation et au développement professionnel du personnel de Solidarités International.
- Il/Elle contribuera à doter les employés de SI des connaissances, des compétences pratiques et de la motivation nécessaires pour mener à bien leurs activités professionnelles.
- Il/Elle assistera la direction des ressources humaines dans l’évaluation des besoins de formation des employés, la mise en place de programmes de formation et l’organisation de journées de formation.
- Il/Elle veille à la parfaite tenue de la caisse et des livres de caisse, ainsi qu’au suivi, à la saisie et à l’archivage des documents comptables.
- Il/Elle est responsable de la sécurité de sa caisse.
Suivi des activités des employés :
- Sous la supervision de son responsable hiérarchique, il/elle prépare les contrats, les avenants et les fins de contrat régulières des employés de la zone assignée.
- Après validation et signature par le responsable RH, organise la signature des documents requis par l’employé à la date d’échéance et conformément aux procédures du donateur et de Solidarités International.
- Mise à jour et garantie d’une documentation complète et appropriée des dossiers RH et des fichiers numériques RH conformément aux procédures de Solidarités International (contrat de travail, description de poste, avantages sociaux, congés, dossier administratif personnel, etc.)
- Contribue à assurer la conformité aux politiques des donateurs et de SI Fin/HR, dans la préparation administrative quotidienne des employés de sa zone assignée, y compris les indemnités journalières, les remboursements médicaux, les indemnités de déplacement, les demandes de congés et autres exigences des employés.
- Mise à jour hebdomadaire du suivi mensuel des employés, enregistrement des avances sur salaire et des données dans le logiciel HOMERE
- Paie : vérifie les variables mensuelles de chaque employé en fonction des feuilles de présence, du planning mensuel et des avantages sociaux (primes de fin de carrière, indemnités de mutation…), saisit les données pour la paie mensuelle dans Homere et, après validation, assure, en collaboration avec le service Finance, la préparation et le paiement des salaires pour le secteur concerné.
- Collecte et compile les informations, et met à jour régulièrement le suivi des patients.
- Assurer le suivi de l’évaluation, mettre à jour le plan de formation et appuyer l’identification des besoins de formation en fonction des résultats de l’évaluation.
- Planifier et évaluer le « retour sur investissement » de tout programme de formation ou de perfectionnement en surveillant et en examinant les progrès des stagiaires au moyen de questionnaires et de discussions avec les gestionnaires.
- Participer aux activités de cohésion d’équipe et à l’organisation d’événements.
Recrutement:
- Appuyer le processus de recrutement en assurant la liaison avec le responsable et le superviseur des ressources humaines afin de garantir un suivi rigoureux :
- Rédaction des offres d’emploi
- Diffuser les offres d’emploi conformément à la stratégie de diffusion décidée par son/sa responsable hiérarchique.
- recevoir et trier les candidatures, informer régulièrement le responsable hiérarchique de leur avancement,
- Classer et archiver correctement les dossiers de recrutement.
- Participe aux entretiens des candidats (niveau A1 à B2) pour le secteur assigné.
- Prépare le plan d’intégration en collaboration avec son responsable hiérarchique et le chef de département, oriente les nouveaux employés recrutés (niveau A1 à B2) sur la politique RH de SI (règlement intérieur du personnel, indemnités spécifiques et avantages…) et explique le contenu des documents et processus RH de SI pour le domaine assigné.
Comptabilité / Tenue de livres :
- Établir un état des besoins en liquidités en consultation avec l’administrateur.
- Effectuer les retraits et les paiements d’avances, conformément aux procédures établies.
- Tenez les livres comptables des avances et le journal de caisse.
- Consignez les affectations budgétaires et les codes comptables des dépenses.
- Avant l’enregistrement, vérifiez que les pièces justificatives sont conformes aux procédures de Solidarités International.
- Veillez à ce que les documents comptables soient traduits si nécessaire.
- Vérifiez quotidiennement les soldes de trésorerie et signalez toute anomalie à votre responsable hiérarchique.
- Archiver les documents comptables conformément aux procédures de Solidarités International, après une vérification finale des pièces justificatives.
- Garantir la sécurité de la caisse et la confidentialité des informations.
- Rassembler, vérifier et transférer toutes les demandes de paiement bancaire du terrain au bureau régional.
- Calculer les impôts et taxes et établir les fiches de paie pour les organismes concernés.
Rapports / Communication :
- Participer à la présentation du règlement intérieur du personnel et assurer les séances de rafraîchissement pour le secteur assigné.
- Participer à la réunion hebdomadaire et à la rédaction du rapport hebdomadaire.
- Veiller à ce que les informations soient affichées sur le panneau d’information.
- Signaler à son supérieur hiérarchique toute information ou tout problème lié à son activité.
- Signalez tout problème concernant un employé à son supérieur hiérarchique.
- Appuyer l’administration de l’enquête annuelle sur l’engagement des employés et contribuer à l’analyse des données et à l’identification des principaux résultats.
Qualifications
- Études : Licence/BTS en finance, économie, administration des affaires, administration publique ou diplômes connexes.
- Expérience : 2 ans d’expérience pertinente à un poste similaire au sein d’une autre ONG internationale.
- Bonne connaissance de l’archivage et de la gestion des fichiers/dossiers, du traitement de la paie, de la gestion des contrats, du suivi des congés, de la gestion de la caisse, des rapports mensuels RH et financiers et expérience d’audit auprès de différents donateurs.
- Compétences informatiques : Excellente maîtrise des logiciels MS Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint). Une bonne connaissance d’Homère et de Saga serait un atout.
- Compétences transversales : Rigueur, organisation, capacité à gérer une charge de travail importante, bonne capacité d’apprentissage, excellentes aptitudes à la communication, réactivité, esprit d’équipe, assurance, souci du détail et résistance au stress. Le/la candidat(e) doit être fiable, honnête et responsable, avoir l’esprit d’équipe et être proactif(ve).
- Langue : L’anglais est obligatoire et la maîtrise d’un des dialectes locaux (haoussa) est un atout supplémentaire.
Ce que nous proposons
- Salaire + participation aux frais de transport et de logement + avantages sociaux (couverture médicale, 24 jours de congés annuels par an, congés de compassion, jours fériés annoncés par le gouvernement, prime de fin d’année, assurance-vie – couvrant le décès et l’invalidité permanente), etc.
Méthode d’application
Intéressé(e) et qualifié(e) ? Rendez-vous sur le site de Solidarités International (docs.google.com) pour postuler.
