Il s’agit d’un poste passionnant et exigeant au cœur des opérations de l’ambassade britannique, fournissant un soutien administratif exécutif au directeur du développement.
1. Fournir un soutien administratif exécutif au directeur du développement (DD) :
- Gérer l’agenda du DD, assurer la liaison avec les équipes de l’ambassade, le gouvernement et les partenaires pour organiser des réunions et la participation à des événements externes ou organiser des événements à l’ambassade.
- Assurer la liaison avec les équipes pour fournir des briefings et des produits de communication externes
- Travailler en étroite collaboration avec l’assistant exécutif de l’ambassadeur britannique et assurer sa couverture chaque fois qu’il est en congé.
- Organiser et fournir les principaux points/compte rendu des actions des réunions du conseil d’administration du programme de l’ambassade présidées par le DD
2. Fournir un soutien flexible à l’ensemble de l’ambassade et contribuer à la réalisation plus large des objectifs de l’ambassade, par exemple en aidant à organiser des visites de haut niveau en RDC depuis le Royaume-Uni.
Pour bien faire ce travail, vous devrez nouer des contacts avec vos collègues de l’ambassade britannique ainsi qu’avec nos partenaires externes.
Rôles et responsabilités:
Nous avons tous la responsabilité d’accepter les changements du FCDO à mesure qu’il se transforme, en construisant la culture que nous souhaitons voir et en transmettant notre déclaration culturelle sur la façon dont nous dirigeons et nous comportons envers les autres ; la façon dont nous prenons des décisions et dont nous accomplissons le travail relève de la responsabilité de chacun.
Dans votre rôle d’adjoint exécutif du DD, vous serez responsable de :
- Diriger l’organisation de toutes les réunions externes et internes qui nécessitent la présence du DD
- S’assurer que l’agenda électronique du DD est toujours à jour et informer de manière proactive le DD et les participants proposés aux réunions en temps utile si les réunions doivent être réorganisées.
- Gérer le processus de briefings pour les réunions importantes auxquelles le DD participera. Cela signifie assurer la liaison avec toutes les équipes de l’ambassade pour s’assurer que (obligatoire) : un briefing est reçu de leur part à l’avance pour que le DD puisse l’examiner en temps utile et fournir des commentaires si nécessaire avant que les réunions n’aient lieu, et s’assurer que les activités de communication sont planifiées à l’avance. – ainsi qu’assurer la liaison avec les équipes concernées et nos responsables de la communication pour s’assurer que les communications de suivi sont complétées et acceptées par le DD
- Gérer toutes les dispositions nécessaires requises pour le travail externe du DD, y compris la réservation de vols et l’organisation d’événements à la résidence de l’ambassade, selon les besoins.
Vous devrez rester flexible pour apporter votre aide dans des domaines de travail spécifiques et discrets lorsque d’autres équipes de l’ambassade l’exigent (par exemple, visites VIP, etc.).
- Est un bon joueur d’équipe et possède l’expérience de l’établissement de relations internes et externes efficaces et de la bonne collaboration au sein des équipes.
- Est un communicateur clair et confiant (écrit et oral), tant interne qu’externe – en français et en anglais. Cela sera testé dans le cadre du processus de recrutement
- Une capacité à prendre l’initiative de manière proactive et positive pour faire avancer les choses, en gérant bien votre propre charge de travail dans un environnement de travail au rythme rapide.
- Une approche flexible de votre travail en général, avec une expérience d’adaptation rapide pour répondre à l’évolution des priorités, des structures et des processus et une ouverture à offrir votre soutien dans l’ensemble du bureau en cas de besoin.
- Bonnes compétences organisationnelles, méthodique et minutieux et capacité de garantir que votre travail est terminé dans des délais serrés.
- Une connaissance pratique de toutes les suites de programmes Microsoft Office
Exigences linguistiques :
Langue : français et anglais
Niveau de langue requis : Avancé/Courant
- Expérience de travail dans un environnement multiculturel
Possibilités d’apprentissage et de développement :
Il existe des possibilités d’apprentissage et de développement sur le lieu de travail. Cela peut inclure des opportunités de formation formelle ou d’observation au travail, etc.
Modèles de travail :
Nous essaierons d’être aussi accommodants que possible, mais la nature de ce rôle signifie que certains modèles de travail flexibles ne peuvent pas être acceptés. Ce rôle nécessitera également du travail ponctuel en dehors des heures de travail.
- Veuillez remplir le formulaire de candidature dans son intégralité, car les informations fournies sont utilisées lors de la sélection.
- Veuillez vérifier attentivement votre candidature avant de la soumettre, car aucune modification ne peut être apportée une fois soumise.
- L’ambassade britannique ne demandera jamais de paiement ou de frais pour postuler à un poste.
- Les employés recrutés localement par l’ambassade britannique à Kinshasa sont soumis aux conditions générales de service conformément au droit du travail local en République démocratique du Congo.
- Tous les candidats doivent être légalement capables de travailler et de résider dans le pays du poste vacant avec le statut de visa/permis de travail correct ou de démontrer leur éligibilité pour obtenir le permis correspondant.
- L’ambassade britannique ne sponsorise pas les visas/permis de travail, sauf lorsque cela est une pratique locale de le faire.
Les employés qui ne sont pas redevables de l’impôt sur le revenu local sur leur salaire de mission peuvent voir leur salaire réduit du montant équivalent de l’impôt sur le revenu local. - Des informations sur les profils de réussite de la fonction publique sont disponibles sur ce lien : https://www.gov.uk/government/publications/success-profiles
- Attention : AA=A1, AO=A2, EO=B3, HEO=C4, SEO=C5
- Une vérification des références et des autorisations de sécurité seront effectuées sur les candidats retenus.
- Les candidats nominables qui n’ont pas été retenus peuvent être inscrits sur une « liste de réserve ». Si, au cours de la période de réserve de 6/12 mois, un rôle identique ou largement similaire devient disponible, ce rôle peut être proposé au deuxième candidat ou au candidat suivant.
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