Objectif du rôle :

• Relevant du directeur pays, le responsable des opérations aura la responsabilité de favoriser l’excellence dans toutes les fonctions opérationnelles de tous les bureaux de SCON au Nigeria, y compris les ressources humaines, les achats, la logistique, les actifs, la flotte, l’administration, les technologies de l’information, la sûreté et la sécurité et la liaison avec le gouvernement. Assurer la conformité interne et des donateurs, analyser et améliorer les processus organisationnels, la qualité, la productivité et l’efficacité. S’assurer que l’organisation est alignée sur les directives et la législation du gouvernement et sur les exigences des donateurs dans tous les domaines clés.
• Le responsable des opérations est membre de l’équipe de direction du pays (SMT) avec des responsabilités de supervision et de gestion. Le responsable des opérations jouera un rôle clé en soutenant les gestionnaires de programmes, grâce à la coordination efficace des ressources, de l’équipement et des informations pour les projets en cours. Ils seront également chargés de fournir des informations en temps opportun sur la situation financière des opérations au coordonnateur du programme.
• Le responsable des opérations est chargé d’organiser des contrôles ponctuels réguliers en interne et avec les partenaires, d’examiner tous les processus et d’assurer leur alignement avec les politiques de l’organisation. Contribuer au renforcement des capacités des partenaires locaux dans leur domaine de responsabilités. Ce rôle comportera des responsabilités de gestion hiérarchique pour le responsable des opérations, de l’administration/des ressources humaines et du responsable des achats et de la logistique.
• Le candidat retenu sera organisé, professionnel, connaît parfaitement ces processus et ces meilleures pratiques, un gestionnaire solide capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois, un gestionnaire aimable, solidaire et pourtant ferme, et quelqu’un qui apporte beaucoup d’énergie et une éthique de travail élevée. le rôle. Ce rôle est l’un des principaux conseillers du directeur pays et collabore également en étroite collaboration avec d’autres collègues aux niveaux régional et mondial.

Principales responsabilités:

Stratégie et vision

• Fournir un soutien opérationnel global aux programmes et faciliter la coordination, la supervision et le suivi des activités de soutien conçues pour aider à atteindre les objectifs du programme.
• Travailler en étroite collaboration avec le directeur pays, le responsable des interventions d’urgence et le responsable financier pour garantir que tous les départements opérationnels travaillent en étroite collaboration avec les programmes afin de faciliter une mise en œuvre fluide, efficiente et efficace.
• Faire preuve de créativité dans la recherche d’une meilleure efficacité des services opérationnels en fonction des contraintes en utilisant de nouveaux systèmes ou technologies

Ressources humaines

• Diriger et coordonner le recrutement du personnel national, l’intégration et coordonner avec les RH du siège le recrutement et l’intégration du personnel international.
• Coordonner et surveiller le suivi des performances du personnel national, la gestion des griefs, etc.
• Travailler avec les finances pour préparer la paie mensuelle du personnel national.
• Fournir un support aux demandes d’audit interne et externe.
• Agir en tant que point focal de gestion de projet dans le pays pour tous les RH.
• Aider l’équipe du programme et les départements à comprendre leurs rôles et responsabilités en termes d’interaction avec les départements administratifs. Celles-ci comprennent des formations, des réunions de coordination régulières, la résolution de problèmes et les activités de planification nécessaires pour garantir une mise en œuvre efficace et opportune du programme.
• Ce rôle constituera un élément clé de l’équipe de direction et supervisera toutes les tâches RH, telles que l’attraction de talents et l’établissement de normes de formation et de procédures d’embauche.
• Gérer et motiver une équipe informée, compétente et efficace si nécessaire ; intégrer des systèmes de gestion des performances et des stratégies de développement du personnel dans le processus de constitution d’équipe.

Juridique et conformité

• Assurez-vous que tous les documents juridiques et réglementaires nécessaires sont déposés auprès des autorités nationales pour maintenir les enregistrements de SCON dans le pays.
• Créez un tracker pour le renouvellement des documents d’enregistrement du SCON ainsi que des visas et permis de travail du personnel.
• Développer et superviser des systèmes de contrôle pour prévenir les violations des directives légales et des politiques internes.
• Diriger le suivi des audits et mettre en œuvre les recommandations dans tous les domaines des opérations.
• Accompagnement dans la revue des politiques (RH, sécurité, achats, finances, etc.)
• Assurer le respect des réglementations des agences des Nations Unies et des réglementations des ministères nigérians
• Veiller à ce que des mécanismes de contrôle interne adéquats soient en place.

Gestion des installations et des actifs

• Gérer l’ensemble de la gestion des installations.
• Préparer et maintenir les baux et les contrats du bureau de pays avec les fournisseurs.
• Équiper et entretenir toutes les installations et véhicules du personnel.
• Établir et maintenir un registre central des actifs.
• Établit la stratégie de renouvellement des actifs (véhicules, équipements informatiques, groupes électrogènes).

Achats et logistique

• Veiller au respect des réglementations en matière d’approvisionnement et de logistique.
• Superviser la mise en œuvre complète des processus d’approvisionnement.
• Appliquer tous les contrôles pour prévenir la fraude et la corruption.
• Réaliser des études de marché locales de routine pour les biens et services.
• Effectuez des contrôles auprès des fournisseurs et comparez-les aux listes antiterroristes ou aux sanctions.
• Gérer et mettre en œuvre la politique des lignes directrices de la flotte INSO.
• Contribuer aux rapports des donateurs dans le domaine de la gestion des actifs/logistique/approvisionnement
• Superviser les réservations et les arrangements de voyages intérieurs en temps opportun et entretenir des relations solides avec les prestataires de transport.
• Superviser l’équipe de la flotte et garantir que des systèmes sont en place pour suivre les calendriers de maintenance, la consommation de carburant et la planification des véhicules, comme décrit dans les directives de gestion de la flotte sur le terrain.

Travailler avec des partenaires locaux

• Soutenir les efforts de localisation de SCON
• Superviser la conformité et la responsabilité des partenaires avec le soutien du coordonnateur des propositions et des partenariats.
• Effectuer des vérifications ponctuelles internes et des partenaires dans le cadre de la transparence et du renforcement des capacités.

Influence et représentation

• En tant qu’interface appropriée avec les autorités gouvernementales compétentes responsables des ONG internationales, du travail, du développement du personnel et des taxes sur le personnel (en coordination avec le directeur financier).
• Participer à des groupes de travail pertinents avec d’autres ONG.

Exigences

Expérience et connaissances

Essentiel:

• Au moins 5 ans d’expérience progressive en opérations, au moins 2 ans dans une ONG ou une organisation internationale.
• Solide compréhension du contexte opérationnel d’urgence humanitaire, y compris Sphère, le système humanitaire, les donateurs, la sécurité, la liaison civilo-militaire et la gestion des programmes.
• Expérience dans la gestion de programmes de secours humanitaire et d’après-conflit dans les zones touchées par le conflit et l’insécurité.
• Expérience en gestion du personnel
• Capacité à fournir un leadership technique et/ou une orientation stratégique.
• Souci démontré du détail, capacité à suivre les procédures, à respecter les délais et à travailler de manière indépendante et en coopération avec les membres de l’équipe.
• Connaissance des principales exigences des donateurs et des problèmes de conformité

Souhaitable:

• Expérience préalable en logistique et approvisionnement.
• Connaissance générale des réglementations en matière de passation des marchés par les donateurs.
• Expérience en tant qu’utilisateur ou administrateur du SIRH
• Une expérience préalable sur le terrain au Nigeria/Afrique de l’Ouest dans un poste similaire est un plus.

Compétences et aptitudes

Essentiel:

• Excellentes compétences en anglais parlé et écrit.
• Excellentes capacités relationnelles, d’écoute et de communication.
• Capacité à influencer positivement les autres et à concilier les différences.
• Une personne entreprenante avec une forte orientation vers les résultats et avec des niveaux élevés d’intégrité, de crédibilité et de fiabilité.
• Un joueur d’équipe énergique, capable de collaborer efficacement et de rester seul lorsque cela est nécessaire.
• Capacité démontrée à travailler et à livrer de manière indépendante et sous pression et dans des délais serrés.
• Engagé et familier avec les approches de protection, y compris la lutte contre le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels.
• Utilisation maîtrisée de MS Office et expérience en gestion de bases de données.

Éducation / Diplômes

• Un baccalauréat dans un domaine pertinent d’un établissement universitaire reconnu.

Autre:

• Poste ouvert au personnel national et international.