L’AMBASSADE DES USA recrute pour ces 02 postes (23 Avril 2024)

Une mission diplomatique est un groupe de personnes d’un État ou d’une organisation intergouvernementale internationale (telle que les Nations Unies) présentes dans un autre État pour représenter officiellement l’État/l’organisation d’envoi dans l’État d’accueil. En pratique, une mission diplomatique désigne généralement la résidente, à savoir le bureau des représentants diplomatiques d’un pays dans la capitale d’un autre pays. En plus d’être une mission diplomatique auprès du pays dans lequel elle est située, il peut également s’agir d’une mission permanente non résidente auprès d’un ou de plusieurs autres pays. Il existe ainsi des ambassades résidentes et non résidentes.

Devoirs

Le poste est situé au bureau des ressources humaines (RH), à la réception et, à ce titre, le titulaire doit être professionnel pour accueillir et aider tous les visiteurs et appelants au bureau. Le titulaire du poste sera le fournisseur de service à la clientèle pour toutes les visites sans rendez-vous à la section des ressources humaines ainsi que pour répondre aux demandes de renseignements téléphoniques. Effectuer ou fournir une assistance au soutien général du bureau, y compris, mais sans s’y limiter, la gestion du flux papier, la préparation des documents de routine et l’assurance que les informations sont correctement partagées entre les différentes sous-sections du bureau des ressources humaines. Répond aux questions générales relatives aux ressources humaines des visiteurs et appelants externes, coordonne la logistique des visites officielles et des événements de représentation.

Tâches administratives : 90 %
• Accueille et assiste les visiteurs et les appelants au bureau des ressources humaines, et accompagne les visiteurs au besoin. Fournit une réponse utile aux requêtes des clients, soit en leur donnant des conseils, soit en les référant à d’autres membres du personnel du bureau des ressources humaines.
•Aider le bureau des ressources humaines en recevant, tamponnant, distribuant, contrôlant et classant les documents relatifs aux ressources humaines dans les dossiers indiqués. Reçoit et envoie de la correspondance via le bureau de poste diplomatique (DPO), Pouch et FedEx. Aide à la logistique des réunions RH, des événements spéciaux, etc. Sert d’organisateur de voyages pour le personnel RH.
•Commandes des fournitures, maintient l’inventaire et enregistre les factures. Organise l’entretien de tout équipement cassé directement avec des fournisseurs externes et/ou via les achats. Participer aux préparatifs logistiques du programme de récompenses des employés, y compris, mais sans s’y limiter, en s’assurant que les certificats et les épinglettes sont commandés à l’avance, en préparant les certificats, les rafraîchissements, etc.
• Rédige des mémorandums simples, des lettres et d’autres correspondances RH pour autorisation sur une base très fréquente.
•Prépare, soumet et suit les demandes RH placées via ARIBA et/ou myServices, en s’assurant que les biens et services sont reçus en temps opportun dans la section, et maintient l’organisation de la salle de stockage.
•Agit à titre d’expert en la matière pour la section RH sur l’utilisation de la plateforme myServices.
• Administre le calendrier/horaire du HRO et du spécialiste des ressources humaines. Assiste le HRO et le spécialiste des ressources humaines en préparant les points de l’ordre du jour des réunions, selon les besoins. Saisit et conserve les données dans la base de données RH. Conserve tous les dossiers thématiques et les dossiers du personnel officiel (OPF) pour tout le personnel employé localement (LE). Maintient les bases de données des gardiens d’état-major LE et des localisateurs d’urgence. Conserve les données du personnel LE requises à diverses fins de reporting RH. Tient à jour les tableaux d’affichage, y compris les avis de bureau et autres annonces RH et mises à jour du site Web HR SharePoint.

•Assiste la sous-section des services américains dans leurs activités. Maintient et met à jour les listes d’arrivée/départ. Prépare des notes diplomatiques simples pour l’arrivée/le départ des embauches directes américaines (USDH).
•Répond aux questions générales relatives aux ressources humaines des visiteurs et appelants externes, coordonne la logistique des visites officielles et des événements de représentation.
•Fournit une assistance et un soutien aux autres assistants RH. Prépare les annonces de postes vacants pour les postes dans toutes les agences, contacte les candidats présélectionnés pour organiser des entretiens, organise les autorisations médicales et les certifications/autorisations de sécurité appropriées pour les candidats sélectionnés, prépare les lettres aux candidats non retenus à l’aide de formulaires préformatés, etc.
Autres droits : 10 %
• Sert de chronométreur principal pour l’ensemble de l’ambassade et assume la responsabilité et la gestion globales de la base de données WinT&A du poste. Assurer la liaison avec le Centre de services financiers, au besoin.
•Aide à remettre un dossier complet à l’agent de service.
• Responsable de la création et de l’exécution de rapports spéciaux dans OPS, ERA, OAS ou T&A

**Remarque : Cette description de poste n’indique ni n’implique en aucun cas que ce soient les seules tâches à accomplir par le titulaire du poste. Le titulaire du poste devra effectuer d’autres tâches assignées par l’agence.

Qualifications et évaluations

Exigences:

EXPÉRIENCE : Un minimum de deux (2) années d’expérience dans un domaine administratif ou de bureau est requis.

CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES  : Une connaissance de base des fonctions RH et des lois du pays d’accueil relatives aux fonctions du personnel exercées est requise.

Exigences de formation :

Un diplôme d’études secondaires est requis.

Évaluations :

LANGUE :

ANGLAIS : Niveau 3 – Bonnes connaissances pratiques ; l’écrit et l’oral sont requis. « Cela peut être testé »

FRANÇAIS : Niveau 3 – Bonnes connaissances pratiques ; l’écrit et l’oral sont requis. « Cela peut être testé ».

COMPÉTENCES ET APTITUDES : Connaissance de Microsoft Office (Word, Excel, Power point, Outlook et Internet). Doit posséder d’excellentes compétences en service à la clientèle et en communication pour gérer les contacts en personne et par téléphone. Doit être organisé, diligent et capable de travailler sous pression. De bonnes relations interpersonnelles sont requises.

ÉGALITÉ DES CHANCES D’EMPLOI (EEO) : La mission américaine offre des chances égales et un traitement juste et équitable en matière d’emploi à toutes les personnes sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d’origine nationale, d’âge, de handicap, d’affiliation politique, d’état civil ou d’orientation sexuelle. . Conformément à la norme 29 CFR 1630.4(b), Post peut considérer le handicap comme un facteur positif pour l’emploi.

Qualifications:

Tous les candidats considérés devront passer des certifications médicales et de sécurité.

Comment s’inscrire

Comment s’inscrire:

Tous les candidats doivent être en mesure d’obtenir et de détenir une autorisation d’enquête sur les antécédents de confiance publique.

Pour postuler à ce poste, cliquez sur le bouton « Soumettre votre candidature ». Pour plus d’informations sur la façon de postuler, visitez le site Internet de la Mission.

Documents requis:

Pour vous qualifier sur la base de vos études, vous DEVEZ soumettre le diplôme demandé et/ou les relevés de notes comme vérification des exigences en matière de formation avant la date de clôture de cette annonce. Le fait de ne pas fournir les informations demandées, ou les informations sont insuffisantes pour vérifier l’éligibilité, peut entraîner la disqualification pour ce poste.

Tous les candidats :
• Permis de résidence et/ou de travail (le cas échéant) (obligatoire)

•  Proof of ivoirian citizenship (if applicable) (CNI, Attestation d’identité, passport, certificat de nationalité etc) (required)

• Les employés actuels de la mission qui ne sont pas ivoiriens sont exceptionnellement éligibles et doivent fournir une copie de leur « carte consulaire » ou autre pièce d’identité (le cas échéant).

• Diplôme d’études secondaires (avec/ou relevé de notes)
• Tout diplôme supérieur avec relevé de notes
• Tout certificat ou licence pertinent

Candidats membres de la famille éligibles :
• Copie des commandes/notifications de cession du sponsor (ou équivalent)
• Copie du passeport
• DD-214 – Copie du membre 4, lettre des Anciens Combattants ou autre pièce justificative (le cas échéant)
• SF-50 (le cas échéant)

Prochaines étapes:

Les candidats invités à passer un test de langue ou de compétences, ou sélectionnés pour un entretien, seront contactés par e-mail.

Pour plus d’informations – la description complète du poste énumérant toutes les tâches, responsabilités, qualifications requises, etc. peut être obtenue en contactant le Bureau des ressources humaines.

Merci pour votre candidature et votre intérêt à travailler à l’ambassade des États-Unis à Abidjan, en Côte d’Ivoire.