L’Alliance pour l’Action Médicale Internationale recrute pour ce poste (09 Mai 2023)

ACTIVITÉS PRINCIPALES:

Objectif 1 : Responsable de la clôture comptable mensuelle de la mission

• Diffuser les informations sur les procédures comptables de la mission et veiller au respect de ces procédures
• l’exhaustivité et la précision des écritures et la bonne imputation budgétaire des dépenses
• S’assurer que les livres de mission sont fermés sur une base mensuelle vers la fin du mois
• Transmission en temps opportun des informations comptables au responsable des finances et au siège.
• Assurez-vous que tous les comptages de trésorerie et les rapprochements bancaires sont effectués à la fin du mois pour la mission.
• Superviser et s’assurer que toute la documentation comptable est mise à jour quotidiennement et conciliée avec les livres de banque et les livres de caisse.
• Examiner la comptabilité mensuelle de la mission pour s’assurer de l’exactitude des codes de compte, des lignes budgétaires et des descriptions utilisées et des commentaires sont envoyés à toute l’équipe financière de la mission sur la comptabilité.
• Assurez-vous que les documents originaux des sites sur le terrain sont reçus à la coordination sur une base mensuelle. Examinez les documents, y compris ceux de coordination, les commentaires sont donnés aux administrateurs de terrain et les corrections sont effectuées en temps opportun.
• Assurez-vous que tous les documents originaux sont correctement classés et archivés (électroniquement et physiquement)
• Préparer le fichier des coûts partagés avec une allocation budgétaire compétente et s’assurer que l’importation est effectuée dans SAGA
• S’assurer que les nouveaux contrats sont entrés dans SAGA et que les paramètres sont corrects et envoyés à toutes les bases
• Demander des informations supplémentaires aux deux bases et à l’agent des finances et à l’adjoint au besoin.
• Assurez-vous que le rapport mensuel de classe 4+ est préparé et partagé avec l’agent des finances.
• S’assurer que toutes les corrections d’écritures de journal sont effectuées en conséquence après la clôture mensuelle
• Responsable de la mise à jour de Saga avec les chiffres Odoo partagés par le coordinateur financier sur une base mensuelle et de la réconciliation de Saga et Odoo.
• Contribuer à la mise à jour de tout nouvel outil financier lorsque requis ou demandé par le responsable des finances.

Objectif 2 : Contribuer à la gestion financière de la subvention, à la conformité des donateurs et à l’analyse budgétaire

• Responsable de la préparation mensuelle du BFU et des coûts partagés, puis partagé avec le coordinateur des finances.
• Recevoir et intégrer les prévisions budgétaires dans BFU.
• Accompagner les porteurs de budget dans l’élaboration de leurs prévisions et le suivi de leurs lignes
• Surveiller le niveau de dépassement/sous-dépenses par ligne budgétaire et fournir des commentaires au coordinateur des finances.
• Informer le coordinateur des finances de toute information ayant un impact sur la situation financière de la subvention.
• Examiner les directives des donateurs et s’assurer que la flexibilité est respectée
• Assurer le bon classement des bons de subvention (examiner les documents papier, examiner le processus d’archivage avec l’équipe des finances de Capital en étroite coordination avec le coordonnateur des finances.
• Objectif 3 : Gestion de la paie et impôts
• Responsable de s’assurer que toutes les taxes de mission sont préparées et remises à temps aux autorités compétentes (WHT, PAYE, etc.).
• Responsable de s’assurer que toutes les pensions de la mission et le NSITF sont préparés et remis à temps pour le personnel national.
• Contribuer à la préparation mensuelle de la paie du personnel national
• Générer mensuellement des informations sur les transferts de salaire du NSITF, du PAYE, des pensions et du personnel à partir de la paie
• Partagez les informations finales sur la pension / PAYE avec le coordinateur des finances et les administrateurs de la base
• En collaboration avec le coordinateur des finances, fournir une allocation budgétaire pour tout le personnel national sur une base mensuelle aux RH.
• Assurez-vous que les avances sur salaire des expatriés sont classées et enregistrées dans SAGA. Envoyez la copie numérisée au responsable des finances.

Interne:

• Directement rattaché au coordinateur financier.
• Rattaché techniquement au responsable comptable du siège
• Assurer la liaison avec la mission
• Assurer la liaison avec l’équipe de coordination du journal.
• Assurer la liaison avec le service RH.

Externe:

• Interaction avec les fournisseurs, les prestataires de services des institutions bancaires et financières, les bureaux des impôts et autres autorités ou institutions nationales avec lesquelles ALIMA entretient des relations de travail pour les besoins administratifs et financiers

RESPONSABILITÉS DE RAPPORT :

• Rapports financiers mensuels comme la clôture (contribution/soutien au responsable des finances en préparation)
• Mise en place de mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles :
• S’assure que son équipe, ses partenaires et les membres de la communauté connaissent la politique d’ALIMA et ont accès aux informations (mécanisme d’escalade des plaintes, point focal…).
• Facilite l’organisation de sessions de formation et de sensibilisation
• Met en œuvre les normes relatives à la prévention des abus de pouvoir, des violences basées sur le genre et des violences sexuelles.
• S’assure que les membres de l’équipe et les partenaires impliqués dans le projet (Ministère de la Santé, partenaires nationaux, etc.) suivent des sessions de formation et de sensibilisation et appliquent les règles de prévention des abus.
• Contribue à créer et à maintenir un environnement stimulant et protecteur pour son équipe, les membres de la communauté et les partenaires du projet.

Compétences et l’expérience:

ESSENTIEL:

• 3+ années d’expérience dans un ou plusieurs des domaines suivants : Administration, RH, Finance, Logistique
• Compétences exceptionnelles en matière d’organisation et de planification, capacité à gérer et à suivre des plans de travail
• Excellentes relations interpersonnelles, communication, capable de négocier, d’influencer, de donner une rétroaction efficace, d’être un joueur d’équipe
• Capable de gérer efficacement le stress, de jongler avec des priorités concurrentes, d’équilibrer divers besoins programmatiques, logistiques et d’équipe
• Éducation BSc. Comptabilité, Baccalauréat en gestion, en finance ou dans un domaine connexe ; MBA ou diplôme supérieur similaire un atout