Peace Corps est une agence internationale autonome du gouvernement des États-Unis avec des opérations dans plus de 60 pays. L’agence internationale PEACE CORPS recrute un.e Assistante voyages et bons d’achat. La mission du Peace Corps est de promouvoir la paix internationale, l’amitié et le développement durable en fournissant des hommes et des femmes formés, des volontaires du Peace Corps (PCV), pour servir dans les pays qui ont demandé de l’aide. Le Corps de la Paix a commencé à opérer au Cameroun à l’invitation du gouvernement du Cameroun en 1962.
Le Corps de la Paix/Cameroun a un protocole d’accord avec les ministères de la Santé, de l’Éducation et de l’Agriculture qui décrit les grands domaines d’accord de coopération concernant le travail des PCV dans le pays. Les volontaires sont affectés à des agences et organisations gouvernementales et non gouvernementales, à des organisations communautaires, à des établissements de santé et à des écoles qui s’associent pour permettre aux volontaires de renforcer les capacités en matière d’éducation et de santé communautaire tout en renforçant la compréhension culturelle entre les Américains et les Camerounais.
Objectif du poste
Sous la supervision directe du Directeur adjoint de la gestion et des opérations (DDMO), l’assistant aux voyages et aux bons d’achat est responsable de tous les aspects des préparatifs de voyage du Peace Corps/Cameroun et du traitement de tous les documents de paiement conformément au manuel du Peace Corps. Procédures du Manuel des Affaires étrangères et du Manuel des opérations du RAMC.
Ce poste exige le strict respect des normes éthiques de confidentialité et de déontologie professionnelle. De plus,
le candidat doit être flexible, hautement organisé, créatif et capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de travailler de manière indépendante.
Salaire : Fourchette 7 478 030 – 13 086 560 FCFA salaire de base annuel.
Ouverture des candidatures : 12 décembre 2023 Clôture des candidatures : 1er janvier 2024 Rôle de
supervision : Aucune tâche ni responsabilité majeure (éléments critiques du poste).
Tâches de déplacement
- Crée et maintient les autorisations de voyage du personnel et des bénévoles;
- Énoncé des travaux : Assistant de voyage et de bons ;
- Organise les vols pour le personnel et les bénévoles, y compris pour les conférences, les voyages de fin de service PCV à HOR, les évaluations médicales, les congés d’urgence;
- Prépare les demandes de véhicules liées aux voyages internationaux;
- Crée les obligations initiales dans FOR Post pour les services de voyage;
- Identifie la conférence sites à travers le Cameroun pour les événements de formation, les conférences régionales périodiques et les points de consolidation du PCV;
- Effectue les réservations d’hôtel pour le personnel et/ou les bénévoles en statut de voyage officiel.
- Examine et valide les bons de voyage du personnel.
- Reste au courant des règles et réglementations de voyage du gouvernement américain, en particulier en ce qui concerne les voyages internationaux/Fly America.Finances.
Tâches liées aux bons
- Examine, analyse, garantit l’éligibilité et recommande le paiement d’une variété de bons difficiles et complexes, y compris les réclamations contre les contrats, les bons de commande, les subventions et les bons de voyage complexes;
- Exprime un jugement indépendant quant à l’exactitude et à l’éligibilité de la demande de bon présentée pour le paiement ; s’assure qu’il est conforme aux dispositions de paiement énoncées dans l’obligation;
- Rejette les demandes de bons incomplètes ou invalides et renvoie les documents aux fournisseurs;
- S’assure que la demande de documents de paiement est valide et exacte ; les dépenses présentées pour remboursement sont conformes aux modalités énoncées dans les contrats ; et qu’ils sont dûment étayés par une documentation appropriée et suffisante;
- S’assure que les approbations administratives, les justifications et/ou les pièces justificatives supplémentaires ont été obtenues avant de traiter les dépenses réclamées.
Garantit que les paiements sont éligibles selon les directives PC actuelles et effectués contre des obligations valides et
des fonds suffisants dans ForPost. Analyse les enregistrements de paiement historiques des dépenses récurrentes et se coordonne avec les assistants financiers pour fournir toute augmentation/ajustement nécessaire des montants engagés.
- S’assure que toutes les factures sont payées à temps et en totale conformité avec les exigences de la Prompt
Payment Act; - Aide les fournisseurs à résoudre rapidement les problèmes de paiement et/ou les demandes de renseignements en suivant tous les paiements;
- Scanne et enregistre tous les colis de paiement sur le disque partagé PC/HQ et assure le suivi avec le Bureau des comptes globaux créditeurs (OGAP) sur les liquidations non payées en temps opportun;
- Répond aux requêtes des fournisseurs sur les demandes d’état de paiement en produisant des rapports FOR Post. et suivre l’état des paiements;
- Communique régulièrement avec le Bureau des comptes globaux créditeurs (OGAP) au PC/HQ sur l’état des paiements;
- Saisir et mettre à jour les informations sur les fournisseurs dans Odyweb.
Autres tâches
- Assurer une confidentialité totale concernant toutes les informations liées au personnel, aux bénévoles et aux opérations du PC.
- Fournir une formation au personnel et aux volontaires du Peace Corps, sur demande.
- Servir de soutien de secours et/ou s’acquitter des tâches et responsabilités du caissier suppléant et/ou de l’agent de liaison bénévole lorsque cela est jugé nécessaire par le directeur pays et/ou le superviseur pour la gestion réussie des opérations du Peace Corps au Cameroun. Par exemple, cela pourrait être pendant les périodes lorsque ces personnes sont en congé et/ou pendant des périodes d’absence de personnel ou de pénurie de personnel.
- Effectue d’autres tâches ou affectations, lorsque le superviseur le juge nécessaire.
Attribution temporaire des tâches
Étant donné qu’en raison de la pandémie de COVID-19, il y aura une longue période où les tâches seront probablement limitées.
Énoncé de travail : Assistant aux voyages et aux bons d’achat Aucun stagiaire et/ou volontaire du Corps de la Paix (appelés conjointement « Volontaires ») au Corps de la Paix/Cameroun, le CPS peut être temporairement affecté pendant la pandémie de COVID – 19, comme déterminé par le directeur du Corps de la Paix. , pour s’acquitter de tâches et de responsabilités supplémentaires dans la poursuite des objectifs du Peace Corps afin de renforcer la capacité des volontaires du Peace Corps à exercer des fonctions en vertu de la loi sur le Peace Corps, notamment en facilitant un environnement sûr afin de permettre le retour réussi des volontaires.
Cette affectation temporaire peut obliger la CFP à fournir des services et/ou un soutien au-delà de ce qui est indiqué dans son énoncé des travaux (EDT) actuel. Les services et/ou le soutien peuvent prendre de nombreuses formes, dont des exemples peuvent inclure, sans toutefois s’y limiter, la formation, la fourniture d’une assistance administrative, technique, médicale et/ou opérationnelle, le renforcement des programmes du pays hôte, etc. Cette mission temporaire peut également exiger que la CFP fournisse ces services et/ou soutien à des personnes/organisations autres que celles répertoriées dans leur EDT actuel, telles que le gouvernement du pays hôte, les organisations partenaires, les membres de la communauté, le personnel et/ou les sous-traitants. Rôles et responsabilités standard A.
Gestionnaire d’argent occasionnel :
Un gestionnaire d’argent occasionnel peut être invité à envoyer des espèces et/ou des bons de commande à divers fournisseurs qui fournissent des fournitures et/ou des services au site de formation PST/IST ou à d’autres endroits selon les instructions de l’agent contractant.
Il peut également être demandé à la CFP d’envoyer de l’argent par courrier aux stagiaires ou aux bénévoles du PC. Le CFP ne fonctionnera pas en tant que responsable des achats ou des décaissements, mais agira uniquement en tant qu’intermédiaire entre l’agent adjudicateur ou décaisseur et le bénéficiaire.
Dans le cas de relations avec des fournisseurs, la CFP n’exercera aucun pouvoir discrétionnaire en matière d’approvisionnement concernant les fournitures ou les services à acheter ou les limites de coût de ces achats ; ceux-ci seront déterminés par le responsable des contrats.
B. Sûreté et sécurité : communique immédiatement les préoccupations et les problèmes des bénévoles en matière de sûreté et de sécurité au responsable de la sûreté et de la sécurité (SSM) et au CD. Connaître et soutenir les politiques et procédures de sûreté et de sécurité du Peace Corps, y compris le signalement en temps opportun d’incidents, de personnes ou d’articles suspects.
C. Fonction intrinsèquement gouvernementale (IGF) :
Servir de caissier suppléant pour le PC/Cameroun, en fournissant des services de caisse d’urgence sur demande.
Remplacer le caissier principal pendant les vacances et autres absences, en remplissant toutes les tâches et
responsabilités requises pour les opérations quotidiennes de caisse. .
Peut être désigné comme caissier principal ou suppléant après consultation du CFO/GAP, en attendant
l’approbation finale du FSC Charleston ou Bangkok. Les responsabilités en tant que caissier comprennent l’exécution
de décaissements en espèces limités selon les instructions de l’OGD, le décaissement et la collecte appropriés des fonds, la comptabilité appropriée des fonds avancés, la protection des fonds avancés et l’acceptation de la responsabilité personnelle et financière des fonds après avoir terminé avec succès la formation requise pour effectuer des opérations. tâches de caissier. (Voir MS 760 et OFMH 13).
Logistique, niveau d’effort et lieu d’affectation
Le lieu d’affectation est le bureau principal situé à Yaoundé, au Cameroun. Peut être amené à voyager à l’intérieur du pays. Peut nécessiter du télétravail ou du travail à distance à domicile. Effectue des tâches pendant une semaine de travail de 40 heures. Les événements peuvent nécessiter un travail occasionnel le soir, les fins de semaine et les jours fériés. Peut transporter un téléphone de service.
L’horaire de travail typique est du lundi au jeudi de 7h30 à 17h00 et le vendredi de 7h30 à 12h30, avec la possibilité de travailler des heures supplémentaires le week-end ou selon les besoins.
Énoncé de travail : Assistant de voyage et de bons de réduction.
Exigences minimales
Afin d’être sélectionné pour ce poste, le candidat doit être légalement éligible pour travailler au Cameroun, ne doit pas avoir été employé dans des activités liées au renseignement et doit soumettre une candidature qui documente clairement comment ils répondent à chacune des exigences suivantes :
- Diplôme universitaire, de préférence en finance ou en affaires
- Minimum de 2 ans d’expérience pertinente dans l’examen des pièces justificatives, les comptes créditeurs, la comptabilité, l’audit ou tout travail budgétaire et fiscal connexe
- Professionnel connaissance pratique de l’anglais et du français oral et écrit
- Solides compétences interpersonnelles et de communication
- Expérience de travail dans un environnement interculturel
- Connaissance des applications informatiques MS Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook).
Instructions de candidature
Soumettez les éléments suivants en MS Word ou PDF :
- Lettre de motivation
- CV
- Trois références professionnelles
- Numéro de téléphone où vous pouvez être contacté.
Peace Corps Cameroun n’accepte pas les documents enregistrés sur aucun format cloud, y compris Google. La taille du fichier ne doit pas dépasser 8 Mo.
Soumettez votre candidature à l’adresse e-mail suivante : [email protected] et incluez Travel and Voucher
Assistant dans la ligne d’objet.
Pas d’appels téléphoniques ni de visites personnelles s’il vous plaît. Seuls les documents listés dans les instructions de candidature doivent être soumis, y compris votre numéro de téléphone, avant le 1er janvier 2024. Seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés.
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