La Mission de l’Organisation des Nations unies en république démocratique du Congo, devenue la Mission de l’Organisation des Nations unies pour la stabilisation en république démocratique du Congo le 1ᵉʳ juillet 2010, est une mission de maintien de la paix en république démocratique du Congo de l’ONU.
POSTE 1 : ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) – Kinshasa
Cadre organisationnel
Ce poste est à pourvoir au sein du bureau du chef des opérations et de la gestion des ressources (OCORM) de la Mission de l’Organisation des Nations Unies pour la Stabilisation en République Démocratique du Congo (MONUSCO) avec lieu d’affectation, Kinshasa. Le/la titulaire fait rapport à l’Officier de l’Administration.
Responsabilités
Sous la supervision générale de l’Officier de l’Administration, le/la titulaire du poste assumera les responsabilités suivantes :
Gestion des Ressources Humaines : Effectuer diverses actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité de travail, par exemple le recrutement, le placement, la promotion, la réinstallation, l’évaluation de la performance, les examens du classement des emplois, la cessation de service des membres du personnel, la formation, etc., en appliquant systématiquement les règles, règlements, politiques et procédures des Nations Unies. Assurer la liaison avec les services administratifs et/ou exécutifs au besoin. Maintenir, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers d’avis de vacances de poste. Préparer les formules de notification administrative dans les outils électroniques actuels des Nations Unies, par exemple les Systèmes d’informatique de gestion (MIS), et Umoja. Conseiller le personnel en matière de visas. Fournir des conseils et répondre aux questions générales sur les procédures et les processus de classement. Fournir des informations et des conseils au personnel et aux consultants en ce qui concerne les conditions relatives au service, aux devoirs et aux responsabilités, ainsi que les avantages et prestations prévus par le Statut et règlement du personnel. Surveiller les tableaux d’effectifs affectés à diverses activités de ressources humaines, par exemple les nominations, la retraite, l’expiration des ominations, les réaffectations, le transfert et le déplacement du personnel.
Budget et finances: Fournir une assistance pour la préparation et l’élaboration du programme de travail et du budget du bureau. Assister régulièrement dans le suivi du budget ou du programme de travail en fonction de divers budgets, fonds d’affectation spéciale, subventions et autres fonds; enregistrer, au besoin, les réaffectations de ressources et mettre en oeuvre les réaffectations selon les besoins. Recueillir des informations provenant des bases de données pertinentes et fournir une assistance dans la préparation des rapports financiers. Fournir une assistance dans l’examen et la préparation du plan à moyen terme et ses révisions.Examiner et aider à finaliser les prévisions des dépenses et les projets de budget pour les besoins en personnel et autres types de besoins pour la mission, notamment les aspects programmatiques. Veiller au respect du plan à moyen terme et des autres mandats législatifs. Peut éventuellement aider les gestionnaires à définir des besoins en ressources pour les projets de budget. Surveiller l’exécution du budget et les dépenses et enregistrer la réaffectation des fonds si nécessaire. Examiner les demandes d’achat de biens et de services pour confirmer (a) l’exactitude des objets de dépense et (b) la disponibilité des fonds. – Surveiller les ressources extrabudgétaires, conformément aux accords et aux plans de dépense, en accordant une attention particulière aux règles et règlements, ainsi qu’aux politiques et procédures établies. Assister dans la préparation des conclusions relatives au budget; assister dans la finalisation des rapports sur l’exécution du budget en accordant une attention particulière aux écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
Administration générale: Fournir des conseils à la mission et/ou au personnel subalterne. Peut éventuellement fournir une assistance pour examiner les accords du pays hôte, les accords budgétaires ou les contributions pour les subventions ou d’autres activités dans les zones attribuées. Identifier et communiquer les problèmes ou questions à mesure qu’ils se présentent et recommander des mesures appropriées. Se coordonner régulièrement avec les groupes de srevice et assurer la liaison, au besoin, avec les membres internes de l’équipe dans la mission et dans les stations secondaires. Exécuter d’autres tâches administratives connexes selon les besoins (par exemple les voyages, le suivi des comptes et des paiements aux fournisseurs et aux contractants, l’examen des plans d’espace physique, l’assistance dans l’identification des besoins technologiques du bureau, l’entretien des équipements, des logiciels et des systèmes ; l’organisation et la coordination des séminaires, conférences et traductions).
Compétences
Professionnalisme : Tirer fierté de son travail et de ses réalisations. Démontre une compétence professionnelle et une maîtrise du sujet. Est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, des délais et des résultats. Est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles. Fait preuve de persévérance lorsqu’il est confronté à des problèmes ou à des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Prend la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
Esprit d’Equipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation ; Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui ; Faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; Accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; Partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.
Communication: S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit ; Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient ; Poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue; Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ; Partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant.
Formation
Un diplôme de fin d’études secondaires ou l’équivalent est requis.
Job – Specific Qualification
Une formation technique en finance, budget, gestion des ressources humaines ou administration est vivement souhaitée.
Expérience professionnelle
Un minimum de cinq (5) années d’expérience à responsabilité croissante dans l’administration, la finance, le budget, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou un domaine connexe est exigé. Une connaissance spécifique des outils électroniques administratifs de l’ONU, tels qu’Umoja ou ERP, est souhaitable. Une expérience de travail dans les agences des Nations unies à ce titre est souhaitable. De solides compétences informatiques, notamment en matière de traitement de texte et de feuilles de calcul, sont requises.
Connaissances linguistiques
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations unies. La maîtrise de l’anglais et du français (tant à l’oral qu’à l’écrit) est requise.
Méthode d’évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
Autres postes vacants :
ADJOINT-CONSEILLER DU PERSONNEL
OFFICIER DES OPÉRATIONS CONJOINTES
ASSISTANTE ADMINISTRATIVE Goma
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